Zes voordelen van datacratisch werken

1. Snelle feedback en nauwkeurige terugkoppeling

Een mens is in wezen één groot feedbacksysteem dat pijn vermijdt en plezier op zoekt. We krijgen voortdurend terugkoppeling via onze zintuigen. Als we onze hand ongezien boven een vuur houden, trekken we deze terug. Als er te veel licht schijnt, wenden we onze blik af of zetten een zonnebril op. We zien zo niet alleen het resultaat van ons handelen; we zijn als heel organisme het resultaat van ons handelen.

Vergelijk je deze menselijke reflexen en onze directe omgang met terugkoppeling nu met de wereld van organisaties, dan zijn organisaties en hun managers in grote mate senseless. Ze handelen zintuigloos en daardoor zijn ze vaak ook zinloos bezig. Ze weten meestal niet wat er op de werkvloer speelt en kennen de feiten niet. Door naar de data te kijken, zouden ze echter wel op de hoogte kunnen zijn van die feiten. Werkelijke feedback over wat nu écht werkt of waar de crux zit, ontbreekt. Dit terwijl we uit onderzoek weten dat feedback de nummer 1 kritieke succesfactor is voor intelligentere organisaties.

Organisaties die het goed doen, hebben daarom hun bedrijfsvoering en werkprocessen zo ingericht dat ze doorlopend feedback ontvangen. Op basis van die feedback kunnen ze direct bijsturen en bijstellen. Dat is heel iets anders dan één keer per jaar functioneringsgesprekken voeren. Het gaat in extremo om het analyseren van data die per tien minuten vertelt wat er beter kan, wat er anders kan en waar winst is te behalen.

2. De macht gaat terug naar het ambacht

Nu bepaalt een manager heel vaak wat het volgende stukje beleid moet zijn dat wordt opgepakt. Maar op basis waarvan bepaalt hij dat? Is dat op basis van teruggekoppelde data, of omdat het hem – ongefundeerd en ongetoetst – wel een goed idee lijkt. Hier stuit je op het volgende punt: lousy leadership. Relevante vragen in dit verband zijn: is de manager van de afdeling bereikbaar? Weet hij wat er speelt? Houdt hij de vinger aan de pols? Zorgt hij voor bijsturing? En is die bijsturing dan gebaseerd op feiten of op onderbuikgevoel?

Veel leiders zijn meer bezig met het verkrijgen van de eerstvolgende certificatie of accreditatie, dan met het verbeteren van het dagelijkse werk. Vaak zitten managers opgesloten in hun eigen wereld. Zij gebruiken één mal voor alle verantwoordingscycli, waardoor ze niet meer gericht zijn op slimme sturing. Zij zijn procedures aan het schrijven, ze houden hun jaarlijkse beoordelingsgesprekken. Maar wat er op de werkvloer plaatsvindt en hoe je de dagelijkse bedrijfsvoering of processen kunt verbeteren, daar krijgt de leider geen reëel en getoetst beeld van.

Dankzij de beschikbaarheid van data komt de macht terug bij de ambachtsman en ambachtsvrouw. En dat moet ook. De macht terug naar het ambacht betekent niet alleen dat je de mensen een stem geeft, maar ook de mensen tools in handen geeft, waardoor ze terugkoppeling krijgen waar zij staan en waar bijvoorbeeld een maatregel nu toe geleid heeft. Datacratisch werken zorgt niet alleen voor wijzertjes op een dashboard, maar ook voor knoppen waar de actieve vakman of -vrouw zelf aan kan draaien om zo tot verbeteringen te komen.

3. Platte, meer democratische organisaties

De data waarmee datacratische organisaties werken is grotendeels gewoon meetbaar vanuit het primaire proces. Daarmee komt de data in negen van de tien gevallen van onderop. De data weerspiegelt vervolgens de impact van een interventie op het totaal.

Neem ProRail, dat momenteel experimenteert met data om spoorvertragingen tegen te gaan. Het bedrijf zit op bergen aan interessante data die wordt ingezet om de reiziger beter van dienst te zijn. Door slim gebruik te maken van nieuwe technologie zoals sensoren ziet de organisatie kans heel concrete en praktische problemen op te lossen. Zo realiseert ProRail een steeds grotere beschikbaarheid van het spoorwegnet door datagedreven aan storingspreventie te werken. Zogenoemde “spoorlopers”, die voor grote vertragingen kunnen zorgen, weet ProRail steeds beter te voorspellen door data uit allerlei bronnen te combineren.

Het PDCA-handboek 'Datacratisch werken' In dit complete PDCA-boek komt het hele spectrum van datacratisch werken aan bod. Dit is een splinternieuwe, veelbelovende manier van werken. De auteur gaat uitgebreid in op de basisprincipes van PDCA, continu verbeteren en leerprocessen in organisaties.bekijk het PDCA-handboek 'Datacratisch werken'

Datacratisch werken geeft tegenwicht aan veel organisaties waar mensen nu nog worden geconfronteerd met corrigerende mechanismen die vooral van bovenaf worden bedacht en achteraf worden toegepast. Maar datacratisch werken is niet gebaseerd op een hiërarchie; het werkt niet langs de machtslijnen of langs de chain of command. Het werkt via het inzichtelijk maken van relevante data en ter beschikking stellen aan de mensen die het werk uitvoeren. In plaats van een chain of command gaat het dus veel meer om een dashboard of data. Binnen dit concept is geen plaats voor bestuurders die aan het pluche kleven, ego’s die ruimte moeten krijgen of carrières die zeker moeten worden gesteld.

Datacratisch werken is niet gebaseerd op een hiërarchie; het werkt niet langs de machtslijnen of langs de chain of command

Doordat de macht teruggaat naar het ambacht (zie voordeel 2) en sturingsgegevens datacratisch tot stand komen, kun je toe met veel minder managementlagen. Dit levert veel plattere organisaties op. Geijkt leren kan pas plaatsvinden als je zuiver weet waar je staat en als je niet afgeleid wordt door niet ter zake doende belangen en krachtenvelden. Omdat de wereld hier nog vol van zit, is het zaak om daar juist aandacht aan te besteden bij de implementatie van datacratisch werken

4. Passie en plezier komen terug in het werk

Ieders passie kan weer het startpunt zijn van zinvol werken. Niet langer geven de opgelegde beslissingen van het management, waar geen weerstand tegen te bieden is, de doorslag. Ineens gaat het ergens over. Je wordt in staat gesteld om te werken aan die dingen die voor jou urgentie hebben. Dat is de zingevingskant van de passie: waar ga jij voor? Waar sta jij voor? Als de manager niet langer de agenda bepaalt maar jij, dan zorgt dat voor meer verantwoordelijkheid, maar ook voor meer voldoening en betrokkenheid.

De twee grootste veroorzakers van een burn-out zijn: je hulpeloos voelen en je zinloos voelen. Omdat de resultaten steeds voorop staan, verdwijnt het zinloze gevoel en gaan organisaties zich meer en meer met de zinnige dingen bezighouden. Aangezien de datagedreven verbetercirkel zelf een structuur biedt voor de vraag hoe je nu tot verbeteringen kunt komen, verdwijnt op veel plekken ook de hulpeloosheid en in veel gevallen het cynisme over het verandervermogen van de organisatie.

Op deze manier zorgt de invoering van datagedreven verbetercirkels ook voor veel meer plezier in je werk. Niet in de laatste plaats omdat ook niet-helpende, disfunctionerende organisatiestructuren onverbiddelijk aan het licht komen.

5. Procesdenken staat voortaan centraal

Datacratisch werken leidt tot een steeds optimaler werkproces. Het maakt daarnaast inzichtelijk op welke plekken er niet (voldoende) geleerd of verbeterd wordt en waar je dus moet ingrijpen. Het laat, onderbouwd, zien wat de relevante knoppen zijn waar je als manager of team aan kunt draaien om integraal te kunnen sturen. Het werk dat je doet is geen opeenstapeling van losstaande taken. Het is een integraal proces waar je onderdeel van uitmaakt. In dat proces ontvang je input en lever je output aan anderen. Input en output zijn meetbaar, de gegevens erover worden door de tijd heen vastgelegd.

Alle gegevens leiden vervolgens tot betekenisvolle kennis en informatie, waardoor zicht ontstaat op de voortgang van alle onderdelen van het totaalproces. Alle kennis en informatie waarmee je werkt, zijn feiten.

Verbeterpunten, keuzes en conclusies zijn dus ook gebaseerd op feiten die constant actueel worden gehouden. Daarmee ontstaat de mogelijkheid om continu te verbeteren. Het gaat nu niet meer om meningen, posities of toevallig gekleurde informatie van een aanpak die het stokpaardje van een manager verraadt. Let the data do the talking en zo ontstaat het meest gestroomlijnde proces. Niet omdat iemand daar een sterke mening over heeft, maar omdat de feiten in die richting wijzen. Op deze manier zorgt het voor een verdere stroomlijning van het procesdenken.

6. De prestaties verbeteren met sprongen tegelijk

Datacratisch werken zorgt voor een keiharde verbetering van de prestaties. Zorg er daarbij wel voor dat in de terugkoppeling van data altijd aandacht is voor het perspectief van de patiënt, de cliënt, de consument of de afnemer. Kortom: heb oog voor het ontvangersperspectief.

Vaak denk ik als ik in een gemeentelijke organisatie rondloop: waar is het perspectief van de burger gebleven? Of als ik met een ziekenhuisdirectie spreek: wanneer gaat het eindelijk weer eens over de patiënt? Want hoe valt bijvoorbeeld uit te leggen dat bestuurders het billijken dat er van 40 minuten fysiotherapie in de praktijk nog maar 17 minuten over blijven? Er gaan namelijk 10 minuten verloren aan het ophalen, 3 minuten gaan op aan instructie en nog eens 10 minuten aan het wegbrengen. Wat is er nodig dat die bestuurder gaat zeggen: ‘Dat geld besteden we voor een veel groter deel aan therapie’. Als er per uur fysiotherapie nog maar zo weinig minuten overblijven voor de cliënt, dan is dat een ondermaatse prestatie. Een lousy performance. Klaar. Maar wij vinden dat collectief vaak heel normaal. Het gaat immers altijd zo. Wat is er vervolgens voor nodig dat we hier PDCA-cirkels op gaan toepassen? Een dergelijke schrijnende situatie smeekt om procesverbeteringen.