Wat kun je verbeteren aan jouw bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen maken of breken elke organisatie. Geen proces? Geen goede organisatie. Geen slim, datagedreven proces? Ontevreden klanten en het gevaar van een verliesgevende business. Omdat bedrijfsprocessen zo belangrijk zijn is het altijd raadzaam te kijken naar wat je kunt verbeteren, zeker wanneer:

  • er meer transacties of dossiers buiten je proces om gaan dan erbinnen
  • je bedrijfsprocessen lange doorlooptijden kennen, klanten accepteren dat niet langer
  • er veel verspilling is van arbeidscapaciteit, lange wachttijden of te hoge werkvoorraden

Herken je een of meer van bovenstaande zaken? Dan is het tijd voor een andere, vernieuwende aanpak. De datagedreven processpecialisten van de Passionned Group helpen je graag verder.

Krijg meer grip op je processen

Door onze jarenlange ervaring met het continu verbeteren van processen weten we hoe je dat succesvol doet. En wat je daarbij nodig hebt. Deze kennis en ervaring hebben we voor jou gebundeld in een aantal publicaties over bedrijfsprocessen en datagedreven verbeteren:

Waar zitten de grootste uitdagingen?

Bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen zien we steevast drie grote uitdagingen:

  1. De continue afstemming tussen strategie, uitvoering en middelen. Je bedrijfsprocessen zijn de bouwstenen waarmee je je strategie moet realiseren. Een belangrijke scharnier tussen denken en doen. Deze bedrijfsprocessen bestaan uit een samenhangend geheel van middelen en voorzieningen. Denk hierbij aan informatie- en communicatietechnologie en medewerkers die activiteiten uitvoeren.
  2. De afstemming tussen korte en lange termijn flexibiliteit. Voor de ontwikkeling van middelen en voorzieningen speelt flexibiliteit een steeds grotere rol. Een procesarchitectuur helpt je om te bepalen welke bedrijfsprocessen daarbij van belang zijn. En op welke plekken je in het bedrijfsproces flexibiliteit moet inbakken en hoe je dat kan realiseren.
  3. De afstemming tussen ‘productie’ en de organisatiestructuur. De structuur van de organisatie vormt een spiegel van de coördinatie die nodig is. Een procesarchitectuur gaat je helpen om de afstemming tussen processen, afdelingen en ondersteunende systemen te optimaliseren.

Verbetermethoden om processen te optimaliseren

Het vinden van de meest optimale afstemming tussen de verschillende activiteiten heet procesmanagement. Voor het elimineren van verspilling en het vergroten van de toegevoegde waarde voor je klant, maak je gebruik van de verbetermethode Lean. Jij en je collega’s kunnen hierdoor beter en slimmer samenwerken.

alle verbetermethoden

Drie cruciale zaken om je bedrijfsprocessen te verbeteren

Om je bedrijfsprocessen continu te verbeteren en beter te kunnen sturen zijn drie zaken van cruciaal belang:

  1. Krijg begrip van het huidige systeem: allereerst dien je inzicht te krijgen in jouw primaire bedrijfsproces. Je gaat dan zien hoe je proces loopt, waar de overdrachtsmomenten en de mogelijke knelpunten zich bevinden. Zonder zelfkennis geen verbetermogelijkheden.
  2. Krijg inzicht in verbeteringen: ten tweede geven onvervalste kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) en goede managementinformatie inzicht in waar het precies beter kan. Zodat je op de juiste plek kan ingrijpen. Zonder KPI’s geen inzicht. Zonder betrouwbare data maak je geen goede beslissingen.
  3. Werk aan gedrag en feedback: tot slot wil je dat jouw medewerkers en management het juiste (voorbeeld)gedrag tonen. Ze moeten zichzelf (persoonlijk) ontwikkelen en je wilt dat ze de kunst verstaan van het geven en ontvangen van feedback. Het vormt het ontbijt van kampioenen. In ons onderzoeksrapport ‘De kracht van continu verbeteren’ kun je meer over het belang van feedback te weten komen.

Dashboard met KPI’s versus procesbeschrijving

Een proces onder controle krijgen lukt niet vanaf papier. Hoe mooi de beschrijvingen ook zijn, die verdwijnen toch vaak in de la. Hoe dat komt? Ze bevatten geen ‘levende’ data over hoe het proces loopt en waar haperingen (dreigen te) ontstaan. Op procesbeschrijvingen sturen lukt dus niet. Het management heeft betrouwbare en actuele managementinformatie nodig waarmee ze het proces kunnen (bij)sturen.

Een procesdashboard

Een procesdashboard met informatie over doorlooptijden en werkvoorraden kan goed helpen om een proces beter te managen.

Dat kan een dashboard zijn zoals hierboven getoond. Het toont de KPI’s doorlooptijd en werkvoorraad van een team. Of denk aan een rapportage die inzicht geeft in de dossiers waarvan de met de klant afgesproken doorlooptijd dreigt te worden overschreden.

Opleidingen voor procesverbetering

Kriebelt het al en wil je direct aan de slag met het datagedreven optimaliseren van je bedrijfsprocessen? En wil je vooral veel betere resultaten boeken dan voorheen? We hebben de volgende mogelijkheden voor je op een rij gezet:

4 essenties voor effectief management van processen

Wat is kritiek voor effectief management van processen?

1. Allereerst moet je de wil hebben om continu te verbeteren. En daarnaast een breed gedragen ‘interne overtuiging’ van je product of dienst. Daar mogen geen of weinig twijfels over bestaan. Te vaak komt het voor dat bijvoorbeeld een leidinggevende, verantwoordelijk voor een deel van het proces, niet (helemaal) gelooft in het product of de dienst. De ketting is zo sterk als de zwakste schakel! De directie zal hier alert op moeten zijn en dit regelmatig moeten toetsen. Geloven mijn mensen nog in het product?

structuurkant en een gedragskant management van processen

Een structuurkant en een gedragskant bij het managen van processen. Hoe breng je die bij elkaar?

2. Ten tweede moet heel helder zijn wat het proces moet opleveren. Welke toegevoegde waarde geeft jouw product of dienst voor je klant? En vooral hoe kan je die toegevoegde waarde verder verhogen tegen zo min mogelijk kosten.

Kortom: je proces dient effectief te zijn zodat er commercieel en maatschappelijk nut is. En dat je medewerkers het gevoel hebben dat ze het niet voor niets doen. Zo blijven ze gemotiveerd en verkopen de afdeling marketing & sales je product met niet al te veel moeite. Dit noemen we ook wel de ‘externe overtuiging’. Het betekent ook dat er een markt voor is en er eerlijke concurrentie kan plaatsvinden.

3. Ten derde moet gekeken worden naar de efficiency van de processen die je wilt managen. Waar treedt verspilling op en hoe kun je daar achter komen? Denk bijvoorbeeld aan het lean maken van je processen. Hoe kom je erachter waar veelvuldig rework plaatsvindt? Hoe vaak moet je gegevens overtikken van het ene systeem in het andere? Goede afstemming tussen IT en je processen kan daarbij helpen.

4. Een handige insteek om processen gaandeweg beter te managen is de welbekende verbetercyclus ‘plan do check act’ van dr. Deming. Wanneer je hieraan KPI’s, procesmanagement en gedrag toevoegt, ontstaat een zeer krachtig verbeterinstrument. Daarmee kun je op een gestructureerde manier je proces optimaliseren. Onze 3-daagse opleiding PDCA & Kwaliteitsmanagement maakt je bewust van alle mogelijkheden. En reikt je de instrumenten en checklists aan om morgen te beginnen met effectief management van processen.

Groei naar een volwassen proces

Niet één proces is perfect en zonder fouten. Er gebeurt altijd wel iets afwijkends waardoor zaken fouten kunnen lopen. Ook al is je proces van het begin tot het einde beschreven en dichtgetimmerd. Dan heb je mensen nodig met de juiste vaardigheden die de ‘gaten’ in de processen dichtlopen. Ook al kost dat extra inspanning en geld. Mensen en gedrag vormen de sleutel bij het optimaliseren van processen, ook bij de geautomatiseerde. Maar naast structuur en gedrag heb je meer nodig voor het goed managen van je processen:

  • Bepaal je KPI’s, het zijn je kritieke prestatie indicatoren
  • Bekijk en analyseer je data en de scores op je KPI’s
  • Bespreek de scores op de KPI’s met je collega’s
  • Kijk waar mogelijkheden liggen ter verbetering
  • Evalueer je normen en targets regelmatig en stel ze bij
  • Laat systemen gegevens uitwisselen zodat je ‘rework’ voorkomt

Visie op processen

Processen vormen de kern van elke organisatie. Het goed managen en tegelijk datagedreven verbeteren heeft veel nut. Het kan, mits goed aangepakt, leiden tot een forse verbetering van de (financiële) resultaten. Dit blijkt uit ons onderzoek naar continu verbeteren. Ook onze whitepaper ‘Visie op processen’ geeft je veel informatie over hoe je je processen anders kunt inrichten en verbeteren.

De details?

In dit artikel benoemden we vooral de meest kritieke punten die van belang zijn voor het goed kunnen managen van een proces. Maar ‘the devil is in the details’ en dat is waar. Zeker als het aankomt om echt succesvol te zijn en wanneer je je doelen steeds sneller wilt realiseren. De details kunnen gaan over de stroperigheid van beslissingen in jouw bedrijf. Of over het feit dat je geen goede stuurinformatie hebt.

Neem vrijblijvend contact op

Wil je eens van gedachten wisselen of doorpraten over het anders inrichten van jouw bedrijfsprocessen? En kijken hoe je ze datagedreven kunt maken? Maak dan een afspraak voor een oriënterend gesprek en we vertellen je graag meer over onze aanpak en de resultaten die je mag verwachten.

neem contact met ons op

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bedrijfsprocessen (processen) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Ko Achterberg, Auteur en Bedrijfsprocessen Specialist

dr. KO ACHTERBERG

Auteur van 'Grip op processen in organisaties' (2e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
1367
Aantal trainingen & workshops
1368
Aantal deelnemers opgeleid
1369
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
1370
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14