Bouwsteen 9 | PDCA boek | Workflow management | Procesoptimalisatie
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Workflow management

Workflow management helpt om de efficiency in je organisatie drastisch te verbeteren. De kern is: registreren, monitoren en analyseren. Bij workflow management gaat het erom dat er geen papieren dossiers meer zijn. De uitdaging is om zo snel, zo geautomatiseerd en zo betrouwbaar mogelijk de klant te helpen en elke input (registratie) optimaal te converteren (monitoring) naar de gewenste output (analyseren). Met een enkele muisklik stuurt de gebruiker het proces. Medewerkers en managers kunnen echt efficiënt samenwerken.

Tips en aandachtspunten

  • Breng de rollen in een proces in kaart met behulp van de swimming lane-techniek. Zo kom je erachter wie in welk stuk van het proces een rol van betekenis speelt.
  • Breng vervolgens de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, kennis en competenties in kaart die nodig zijn in elke stap van het proces.
  • Probeer zaken en acties daar neer te leggen waar ze op een natuurlijke manier thuishoren. Klantgegevens laat je beheren door je klanten zelf, personeelsgegevens door medewerkers en leveranciersgegevens door leveranciers.
  • Workflow management helpt ook bij het verdelen van de werkdruk. Ziet het systeem dat team 1 te druk is, dan gaat een dossier automatisch naar team 2.
  • Elk proces kun je op die manier korter en betrouwbaarder maken. Daarnaast legt het een stevige basis voor selfservice.

De voordelen van workflow management

  • Papieren dossiers behoren tot de verleden tijd;
  • Beter management van het proces: doorloptijd van enkele weken tot enkele uren;
  • Beter inzicht in de verbetermogelijkheden;
  • Medewerkers kunnen veel slimmer samenwerken;
  • Parallel uitvoeren van taken;
  • Beter gebruikmaken van bestaande resources;
  • Minder fouten.

Lees ook: Aantal fouten in operatiekamer met 37% afgenomen door gaming

Workflow management in vogelvlucht

In figuur 1 vraagt de klant om een dienst of een product van je organisatie. De groene map is de originele aanvraag en behandelt de registratiekant en een deel van de monitoring; de rode map is het product of dienst waar de klant om heeft gevraagd (bijvoorbeeld een vergunning) en is feitelijk de output-kant van analyseren.

WorkflowFiguur 1: Workflowsysteem en portal in beeld per bedrijfsproces

Afdeling 1 neemt de aanvraag in ontvangst en registreert eventueel aanvullende gegevens of verzoekt de klant om nadere informatie als de aanvraag niet compleet is. Afdeling 1, de frontoffice, is onder andere verantwoordelijk voor de distributie van het werk. In het workflowsysteem kan afdeling 1 de bezetting zien van alle andere afdelingen en kan op basis daarvan de aanvraag doorzetten naar een afdeling. Die aanvraag gaat naar de afdeling die het minste werk heeft en de beste expertise in huis heeft om de aanvraag inhoudelijk in behandeling te nemen.

Je ziet dat elke afdeling en elke overdracht van de ene naar de andere afdeling feitelijk een kleine, uitgewerkte PDCA-cyclus is. De instroom van een afdeling is het plan, de afdeling voert het werk uit, de volgende afdeling moet het werk controleren en waar nodig passen ze de workflow aan. Want in sommige gevallen dient de aanvraag of het product of de dienst terug te gaan in het proces. Zo ontstaat rework. Met workflow management kan je dat goed monitoren en managen.

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 9 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
10667
Aantal trainingen & workshops
10668
Aantal deelnemers opgeleid
10669
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
10670
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14