Bouwsteen 6 | PDCA boek | De kleine en de grote PDCA | A/B test
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

De kleine en de grote PDCA

Alleen een PDCA-cyclus inrichten op beleidsniveau en over een relatief lange tijdspanne (bijvoorbeeld een jaar), zorgt niet voor continue verbetering of innovatie. Daar is een grote PDCA-cyclus gewoon te log voor. Als medewerkers zich daarentegen slechts op hun dagelijkse verbetering concentreren in een kleine PDCA-cyclus, dan bestaat het gevaar dat zij de grotere ontwikkeling uit het oog verliezen. Beide cycli zijn nodig en dan is de vraag: hoe koppel je ze effectief aan elkaar zonder in een bureaucratie te verzanden?

Tips en aandachtspunten

  • De grote PDCA geeft richting en kaders aan de kleinere PDCA, maakt diepte-investeringen mogelijk en zorgt voor stabiliteit en continuïteit.
  • De kleine PDCA-cirkels zijn verbeter-loops die zo klein zijn dat een persoon zich erin herkent en groot genoeg dat iemand zijn eigen functioneren ertegen af kan zetten.
  • Koppel de P van de kleine PDCA-cirkel altijd aan een P van een of meerdere grotere PDCA-cirkels. Zo maak je het hogere doel duidelijk binnen de kleine PDCA.
  • Dezelfde onvervalste KPI’s kom je tegen in de grote en kleine PDCA-cirkel, omdat je daarop van hoog tot laag moet sturen.

De grote PDCA-cyclus

De grote PDCA (voorbeeld) beslaat typischerwijs een half jaar, een jaar of drie jaar. De belangrijkste voordelen van de grote PDCA zijn:

  • De grote PDCA geeft richting en kaders aan de kleinere PDCA. Zonder grote PDCA kan het voorkomen dat de ene vleugel van de organisatie al lerend kiest voor het afstoten van een aantal product-marktcombinaties, terwijl een andere vleugel er juist voor kiest om aan productontwikkeling te gaan doen. Je wilt dat de verbeteringen wel enigszins op elkaar afgestemd plaatsvinden. Tevens moeten ze de toets van het hogere beleid kunnen doorstaan en passen binnen de grote PDCA-cyclus.
  • De grote PDCA zorgt voor stabiliteit en continuïteit. De kleine PDCA zorgt voor leren op microniveau en faciliteert dat teams en organisaties zich in korte tijd kunnen aanpassen (agility). Zonder de grote PDCA bestaat het risico dat agility omslaat in ongebreidelde ad-hoc reacties op allerlei signalen, gevaren en kansen. De grote PDCA brengt dan lijn aan in de globale richting waarin een organisatie zich beweegt.
  • De grote PDCA maakt diepte-investeringen mogelijk. Door regelmatig over langere tijd plannen te maken en leercycli op te tuigen wordt het mogelijk, of in ieder geval makkelijker, om ook grotere investeringen te doen. Ofschoon de PDCA niet bedoeld is als instrument bij budgetteren, zijn de doorlooptijden van een grotere ondernemingsinvestering en een grotere PDCA wel vergelijkbaar. Hierdoor kan in de plannen bijvoorbeeld ook afschrijving van materiaal worden meegenomen en worden grotere investeringen mogelijk.

De kleine PDCA-cyclus

Het is bovenal zaak om de PDCA-cyclus in korte doorlooptijden te organiseren. Dit zorgt ervoor dat de PDCA-cyclus persoonlijk en betekenisvol blijft. De cyclus blijft zo betrekking houden op concrete mensen, op echte probleemsituaties en op werkelijke verbeteringen. De kleine PDCA-cirkels zijn verbeterloops die zo klein zijn dat een persoon zich erin herkent.

Tegelijkertijd zijn ze groot genoeg dat iemand zijn eigen functioneren ertegen af kan zetten. De maatvoering van deze PDCA-cyclus is zo klein dat een team zélf aanpassingen kan doen, en tegelijkertijd zo groot dat je de impact ervan zichtbaar en meetbaar kan maken. Het gaat enerzijds om voldoende persoonlijke invloed en anderzijds om verbeteringen die ertoe doen met het oog op het grotere geheel.

Praktijkvoorbeeld

Neem een team dat zijn servicegerichtheid wil laten toenemen. Een voorbeeld van een kleine PDCA-cyclus is dat de teamleden eerst beoordelen welke acties en wijzigingen binnen de eigen mogelijkheden liggen om de service te verbeteren. Het gaat dan hoofdzakelijk om concrete veranderingen in houding, gedrag of in processen (optimaliseren) en werkwijzen die meetbaar zijn. Het kan bijvoorbeeld gaan om het versnellen van processtappen, het veranderen van de volgorde of het slim verleggen van de prioriteiten. Dit zijn allemaal zaken die het team geheel en al in eigen hand heeft.

Zo kan een commercieel team de snelheid waarmee de telefoon wordt opgenomen terugbrengen tot maximaal twee keer over laten gaan. Of ervoor zorgen dat elke klacht die per mail binnenkomt binnen 24 uur wordt beantwoord. Ook kan het team het werk zo verdelen en inrichten dat ze 80 procent van de vragen in één keer kunnen afhandelen. Typischerwijs is de kleine PDCA-cyclus gericht op het eigen handelingsrepertoire en de eigen schakel in de totale keten.

Voorbeeld kleine PDCA-cyclus: de A/B test

Het voorbeeld van een kleine PDCA zie je terug in de A/B-test. Neem als voorbeeld de inrichting van een productpagina op een willekeurige website. Zodra je je afvraagt of een doorklikbutton nu links of rechts moet staan, doe je beide. De helft van de bezoekers van je website krijgen versie A te zien; de andere helft van de websitebezoekers versie B. Vervolgens laat je het systeem het aantal keren dat beide groepen doorklikken meten. In dit geval ben je bijvoorbeeld op zoek naar een zo hoog mogelijke click through ratio (plan). Maar het zou overigens net zo goed ook kunnen gaan om het verhogen van het responspercentage op een enquête. Of om het aanvragen van een offerte.

Kortom: alle stappen die jij hebt vastgesteld als meetpunten voor de KPI. Beschouw de KPI als een norm die je plan en strategie weergeeft. Dat kan bijvoorbeeld één, twee of vijf procent conversie zijn. Na een dag kijk je welke van de twee website-indelingen het beste scoort. Welke pagina-indeling zorgt voor de hoogste conversie? Zodra je dit in beeld hebt, zet je het verbeterde ontwerp voor de gehele doelgroep aan. Op die manier kun je geautomatiseerd met steeds een aantal variabelen gaan spelen en testen om via data tot een steeds hogere conversieratio te komen.

Voorbeeld grotere PDCA-cyclus: servicegerichtheid

Wanneer teams en mensen bezig zijn om hun kleine leercycli te doorlopen, komt er onwillekeurig een moment dat deze teamleden zien dat ze – om een volgende verbetering door te kunnen voeren – afhankelijk zijn van een andere schakel in de keten. Als het team beter prioriteiten wil kunnen stellen, hebben ze meer of andere informatie nodig van de toeleverancier.

Neem het voorbeeld van het team dat servicegerichter wil gaan werken. De teamleden komen erachter dat ze de beste service alleen optimaal kunnen leveren als andere teams ook hun aandeel leveren. Zo zou het hen als team enorm helpen als ze realtime in kunnen zien hoe het staat met de voorraad. Maar om hier realtime inzage in te hebben, hebben ze wel de afdelingen Productie en IT nodig. Dit argument wordt door medewerkers overigens ook vaak als excuus gebruikt om niet hun eigen schakel te hoeven verbeteren.

Als die andere partijen niet goed kunnen leveren wat dit commerciële team nodig heeft, dan blijft de servicegerichtheid in zijn totaal dus achter. Hoe hard dit commerciële team ook binnen hun eigen schakel aan de slag gaat met hun verbetercirkels. Op dit punt in de tijd wordt het opportuun om over verschillende afdelingen heen naar de prestaties in de gehele keten te gaan kijken. Op welke overgangen kunnen we winst boeken? Doordat het ineens over meerdere teams, meerdere afdelingen of meerdere organisaties gaat, is de verbeterslag niet meer eenzijdig in te voeren, maar is een meer structurele benadering vereist. Hieraan zitten vaak langere doorlooptijden vast.

Bovendien wordt er typischerwijs een hogere managementlaag of hogere leidinggevende bij betrokken die medeverantwoordelijk is voor het doorlopende proces. Je zou dus kunnen zeggen dat door datacratisch te werken de focus van de afdelingsmanager of teamleider verschuift van intern naar extern (andere teams en afdelingen).

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 6 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15