Bouwsteen 3 | PDCA boek | Commitment & communicatie | 8 veranderstappen
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Commitment en communicatie

Communicatie en interactie zijn cruciaal om je plan te helpen verwezenlijken. Zonder commitment en draagvlak kun je nog zoveel energie in je plan stoppen, dan gaat het niet vliegen. Communiceer je niet, te laat, verkeerd of over de verkeerde dingen, dan valt het draagvlak al snel weg.

Tips en aandachtspunten

  • Creëer een gevoel van urgentie voor je nieuwe plan, gebruik hierbij zoveel mogelijk data. Visualiseer die zo effectief mogelijk. Vertel verhalen.
  • Zoek naar medestanders voor je plan op alle plekken in jouw organisatie. Verzamel een coalitie met voldoende leiderschap en bevoegdheden.
  • Ontwikkel een visie en een strategie op het veranderproces. Hoe komen we zo snel mogelijk van A naar B?
  • Communiceer de visie en strategie met alle vertrouwde maar ook nieuwe communicatiemiddelen. Doe het veelvuldig en zorgvuldig.
  • Help anderen de visie te communiceren.

Acht veranderstappen

Plannen maken en uitvoeren betekent verandering. De allergrootste uitdaging die integraal hoort bij de planfase is het verkrijgen van ‘commitment on change’. Deze commitment heb je in eerste instantie van de leidinggevenden nodig. Er moet bij het gros van het senior management een zeer duidelijk, oprecht gevoel van urgentie zijn. Dit is belangrijker naarmate veranderingen universeler en ingrijpender zijn. Zonder deze commitment is de slaagkans van een plan en bijbehorende transformatie nihil.

Hieronder beschrijf ik kort acht stappen (zie figuur 1) bij verandering die helpen om draagvlak te creëren. Deze acht stappen zijn mede gebaseerd op Kotter (1996; 2016) en volgen in grote lijnen de opeenvolgende PDCA-fasen, aangegeven met de vier letters, en de daaraan gekoppelde IMWR-cyclus.

Acht veranderingen

Figuur 1: Overzicht van de acht veranderstappen

1. Zorg voor een vruchtbare voedingsbodem

Een nieuw zaadje zal pas ontkiemen wanneer er een goede voedingsbodem is. Zorg er daarom voor dat de grond vruchtbaar wordt. Vóór de concrete plannenmakerij zul je veel aandacht moeten besteden aan communicatie over de noodzaak tot (continue) verandering. Creëer een gevoel van urgentie. Leg de beschikbare data op tafel, visualiseer deze zo effectief en helder mogelijk en confronteer mensen hiermee. Zorg dat driekwart van de leidinggevenden ervan overtuigd is dat de huidige werkwijze totaal onacceptabel is (Kotter, 1996 & Kotter & Rathgeber, 2016). De urgentie kun je vinden in een crisis, reële bedreigingen van concurrenten, nieuwe regelgeving of mooie businesskansen die je anders mist.

2. Stel een coalitie samen

Zoek naar medestanders van je plan. Ongeacht waar ze zich ook bevinden in de organisatie of keten. Ook als een leverancier of een klant een early adopter is van je plannen, schakel deze dan in. Deze veranderingscoalitie smeed je om veranderkracht te mobiliseren. Als de coalitiegenoten elkaar niet kennen, verandert er niet zo veel. Maar doordat ze van elkaar weten dat ze óók voor deze verandering zijn, staan ze steviger en blijft het nieuwe geluid beter hoorbaar. De gesmede coalitie heeft idealiter voldoende macht en status om de veranderingen te kunnen doorvoeren. Idealiter bestaat de coalitie uit mensen die werkelijke ambassadeurs zijn van de verandering die jij voorstaat. Maak een goede mix van enthousiastelingen, vertrouwelingen, jongelingen, ouderlingen, volgelingen, gezaghebbers, tegendraadse figuren en tegenstanders. Naarmate het belang groter is, zul je je ambassadeurs grondiger moeten selecteren, om de kans op een goede afloop te vergroten.

3. Ontwikkel een visie en strategie op het veranderproces

Ontwikkel samen met de coalitie een visie en strategie op het gewenste veranderproces (zie ook wat is verandermanagement). De strategie staat dan voor de vraag: hoe komen we van A naar B? De visie gaat over de vraag wat B eigenlijk is. Stel vast wat je minimaal nodig hebt om er te komen en wat de tussenliggende stappen zijn. Zet waar nodig scenarioplanning (‘what-if analyses’) in om zaken van tevoren al door te rekenen (zie ook bouwsteen 16). Zie je op voorhand al pijnpunten, wees daar dan open en transparant in. Zorg dat medewerkers zelf mee kunnen denken en integreer ook hun deel van de proces verbetermethoden en oplossingen daar waar mogelijk.

4. Communiceer de visie met alle middelen

De visie moet niet alleen zelf goed en groots zijn, maar je moet deze ook veelvuldig, vanuit meerdere invalshoeken gaan uitdragen en hierover communiceren. Je wilt immers een beweging op gang brengen. Schuw daarbij geen enkel middel om de boodschap over het voetlicht te brengen. Haak met je boodschap in op nieuwsitems of actuele ontwikkelingen. Gebruik verschillende vertrouwde, maar ook nieuwe communicatiemiddelen. Vergeet niet dat humor een belangrijk wapen is om je boodschap te laten opvallen. Denk hierbij aan:

  • Posters, liftbehang, mousepads, koffieplaatjes;
  • De CEO over de vloer;
  • Een-op-een gesprekken;
  • Teamoverleg;
  • Blogs, het intranet, social media;
  • Formele en informele bijeenkomsten;
  • Hardop dromen;
  • Storytelling.

Denk niet dat één keer communiceren voldoende is. De kracht van de boodschap zit in de herhaling. Ook is communicatie geen eenrichtingsverkeer. Kom je in een straat niemand tegen, dan rijdt dat wel lekker door, maar is de kans ook groot dat je alleen op je bestemming aankomt.

5. Help anderen de visie te communiceren

Met deze stap help je anderen om de verandervisie te communiceren. Zo worden achtereenvolgens de andere medewerkers, de klanten en de leveranciers geïnformeerd. Het moet anders. En zo gaan we het doen. Dit is de veranderroute. Breng deze boodschap zo overtuigend mogelijk. Probeer hierbij te achterhalen waarom mensen blokkeren en op welke obstakels ze eventueel stuiten, waardoor ze niet coöperatief meewerken. Dit is niet alleen een psychologische zoektocht, maar ook een communicatieve uitdaging. Denk ook eens aan die éne collega die nooit positief is. Wat beweegt hem of haar? Moedig je collega’s aan om deze stap te zetten en ondersteun ze waar nodig. Houd daarbij vast aan het gouden principe: ‘practice what you preach’.

De veranderstappen 6, 7 en 8 komen in het boek Datacratisch werken respectievelijk aan de orde in de paragrafen 5.8 (Do en data in de praktijk), paragraaf 7.5 (Borgen van successen) en paragraaf 8.10. Deze veranderstappen worden niet hier behandeld, omdat ze niet behoren tot de Plan-fase, maar integraal deel uitmaken van de andere activiteiten in de PDCA-cirkel (D, C en A).

Vanzelfsprekend ga je geen grootschalig veranderplan optuigen wanneer je iets kleins van plan bent. Zorg er daarom voor dat je de veranderstappen in de juiste proporties ziet.

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 3 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15