Bouwsteen 18 | PDCA boek | Agility | De wet van Martec
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Agility

Standaardiseren en variëren geven de essentie van agility weer. Het aanpassingsvermogen van een organisatie is essentieel. Zeker in deze tijd waarin alles sneller en beter moet. Ook technologische ontwikkelingen nopen hiertoe. Agility gaat om een combinatie van sensitiviteit en adaptiviteit. Welke uitgangspunten kan je hanteren om je eigen organisatie adaptiever te maken? En wat voor rol spelen standaarden hierin?

Tips en aandachtspunten

  • Door het verhogen van je sensitiviteit kun je sneller, dieper waarnemen; door het verhogen van je adaptiviteit kun je sneller en soepeler (mee)bewegen. Werk aan beide.
  • De ontwikkeling van de technologie gaat exponentieel; organisaties ontwikkelen zich logaritmisch. Hoe moet je daar mee omgaan?
  • Zet nieuwe, veelbelovende technologie vooral en als eerste in op de meest kritieke succesfactoren van je strategie.
  • Standaardiseer en automatiseer dat wat mogelijk is. Zorg daarbij voor minimale koppeling en maximale samenhang in systemen en processen. Zo kom je tot een flexibelere organisatie.

Waarom agility zo van belang is

Hoe agile (wendbaar) een organisatie is, kan je beoordelen door jezelf de volgende vraag te stellen: in hoeverre is een organisatie in staat om snel te reageren op wat er in de buitenwereld verandert? De Wetenschappelijke Raad voor Regeringsbeleid pleitte in hun rapport van 2013 al voor het thema responsiviteit. De auteurs zien deze responsiviteit als sleutel tot economische groei en onderstreepten daarbij het belang van goede feedbacksystemen (WRR, 2013). Ook Kerklaan betoogt in zijn boek De wendbare organisatie dat de snelheid en de kwaliteit van het reageren in de huidige economie van levensbelang zijn.

Het gaat om sensitiviteit én adaptiviteit

Agility wordt hier opgesplitst in twee kernactiviteiten die beiden voor agility van belang zijn, en die pas in samenhang zorgen voor deze agility.

Het eerste begrip is sensitiviteit en gaat over het voelend en aanvoelend vermogen binnen organisaties. In een organisatie gaat het dan veelal om de aanwezigheid van sensoren en processoren, waardoor instant – binnen een seconde, een minuut of een dag – opgemerkt en (aan)gevoeld wordt dát er iets moet veranderen en dat mensen (de organisatie/ het systeem/ een groep/ één iemand) ook in de gaten heeft wát er moet veranderen.

Maar sensitiviteit alleen is niet voldoende. Want als het vervolgens nog minstens een half jaar duurt voordat de organisatie zich daadwerkelijk aanpast, dan is de agility in zijn totaliteit laag te noemen. Zo stuit ik op de volgende tweedeling met bijbehorende definities:

  • Sensitiviteit: het intrinsiek collectief organisatievermogen om op structurele wijze relevante signalen snel op te pikken.
  • Adaptiviteit: het intrinsiek collectief organisatievermogen om op structurele wijze noodzakelijke koerswijzigingen en veranderingen snel door te voeren.

De wet van Martec

Niet voor iedere organisatie zal een hoge mate van agility relevant zijn. Een goed functionerende monopolist in een vrij stabiele markt – zonder directe concurrentie om zich heen – zal er niet al te veel aan gelegen zijn om zijn adaptiviteit te vergroten. Tegelijkertijd zie je steeds minder organisaties die in zo’n positie verkeren. De meeste organisaties hebben wel degelijk te maken met concurrenten of veranderende consumentenbehoeften. Zo verwachten consumenten in toenemende mate dat ze sneller, beter en meer op maat worden geholpen. Aangezien ook vrijwel iedere organisatie met de ontwikkeling op het gebied van informatietechnologie te maken heeft, is het goed om hier de wet van Martec in ogenschouw te nemen.

De toenemende noodzaak van agility en aanpassingsvermogen

De wet van Martec zegt dat het tempo van technologieontwikkeling exponentieel verloopt, terwijl organisaties zich logaritmisch ontwikkelen. Dit levert een kloof op voor organisaties waarin het vraagstuk centraal staat welke technologie ze nu wel en niet dienen op te pakken om het aanpassingsvermogen in lijn met deze ontwikkelingen te houden. De noodzaak van het vergroten van je agility wordt evident wanneer:

  • Het gat tussen de behoefte van de klant en het aanbod van je organisatie groeit;
  • Je directe rivalen sneller innoveren dan jij met nieuwe producten of nieuwe diensten (Haeckel, 1999);
  • Je voor steeds minder mensen een aantrekkelijke werkgever bent;
  • Jezelf gefrustreerd raakt doordat er meer aandacht uitgaat naar de systeemwereld dan naar de bedoeling (Hart, 2012).

Verhoog de agility van je eigen organisatie in 7 stappen

1. Neem nieuwe klanten en hun behoeften als uitgangspunt

Adaptieve organisaties nemen de (nieuwe) klanten en hun behoeften als uitgangspunt en niet de ‘firm-forward’ plannen van de organisatie zelf (Haeckel, 1999; Hammer, 1995).

2. Werk in flexibele, autonome en marktgerichte teams

De snelheid waarmee een organisatie reageert en zich aanpast, kan je verhogen door deze in effectoren op te delen. Dat zijn flexibele, autonome en marktgerichte teams met wendbare medewerkers die als een eenheid kunnen optreden. In hun meest pure vorm zijn het kleine organisaties binnen de grote organisatie, die vaak verantwoordelijk zijn voor meerdere processen. Werk via scrum aan de ondersteuning en ontwikkeling van nieuwe producten en diensten.

3. Zoek continu naar procesverbeteringen

In een adaptieve organisatie zijn mensen steeds op zoek naar procesverbeteringen. Vereenvoudiging en eliminatie van overbodige stappen leiden tot het versnellen en verder optimaliseren van processen. In sommige gevallen kan je het aantal betrokkenen in een totaal werkproces van twintig partijen terugbrengen tot drie partijen, waarbij het aantal cruciale overdrachtsmomenten eveneens navenant daalt. De looptijd van een werkproces kan je soms aanzienlijk reduceren, van maanden tot weken of soms zelfs tot enkele uren (Kerklaan, 2016).

4. Standaardiseer dat wat mogelijk

Door alles wat te standaardiseren is ook daadwerkelijk te standaardiseren en te automatiseren, blijft er meer tijd over voor maatwerk waar dat gewenst is. Contracten, HR, finance, terugkerende problemen: ze zijn allemaal te automatiseren voor alles en iedereen.

5. Zorg voor een minimale koppeling en maximale samenhang

Dit is een principe dat afkomstig is uit de wereld van softwareontwikkeling. Het maakt dat de programmeur bij veranderingen in een specifiek domein niet alle andere componenten ook hoeft aan te passen. Het zorgt dus voor minimale afhankelijkheden. Hierdoor neemt het robuuste karakter en de flexibiliteit dus tegelijkertijd toe.

6. Kantel de organisatie

Het kantelen van de organisatie gaat om het inrichten van een slimme frontoffice en een gespecialiseerde backoffice. Ergens in het proces maak je een knip om deze tweedeling mogelijk te maken. Eenmaal gekanteld, verdwijnt het logge karakter van de traditioneel ingerichte organisatie en kun je het proces sneller uitvoeren met minder mensen. De kans om aan te sluiten bij de klantbehoeften is dan vele malen groter en je kunt veranderingen snel, en soms zelfs realtime, doorvoeren.

7. Klant en leverancier zitten aan tafel: vervagende organisatiegrenzen

In adaptieve organisaties is het minder helder wie of wat nu bij de organisatie hoort. Nieuwe productontwikkeling vindt bijvoorbeeld plaats in het bijzijn van de leverancier. Hierdoor is direct duidelijk wat technisch kan, wat niet kan en wat bijna haalbaar is. Doordat de klant bij productontwikkeling en de formulering van de nieuwe dienstverlening al een rol heeft, is er geen ingewikkeld implementatietraject. Ook hoeven de klanteisen na afloop niet te worden aangepast. Deze zitten namelijk al ingebakken in het ontwerp, de dienst, het product of het design. Vraag en aanbod zijn gekoppeld en op elkaar afgestemd.

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 18 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15