Bouwsteen 14 | PDCA boek | Feedback | JOHARI venster
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

De essentie van feedback en 360 graden sturing

Leren ontstaat pas als de feedbacklussen goed zijn ingericht. Je rijkere en objectievere (intersubjectief) informatieverzamelen wanneer je feedback kan geven vanuit verschillende stakeholders. Op die manier ontstaat er ook sturing door klanten én sturing door medewerkers. Hoe meer transparant het feedbackproces is, hoe sneller het leren gaat.

Tips en aandachtspunten

  • Ga voor jezelf eerst na hoe het in jouw organisatie is gesteld met het geven en ontvangen van feedback. Zie je punten ter verbetering?
  • Ga na welke rol data kan spelen om feedbackprocessen te versterken en voeg de meest krachtige data in een visuele vorm toe aan deze processen.
  • Ontwikkel je organisatie door in plaats van 1x per jaar een functioneringsgesprek te voeren, te streven naar een continue feedbackstroom, dus wekelijks, dagelijks of zelfs realtime. Let natuurlijk wel op het gevaar van information overload.
  • Organiseer liever horizontale feedback in plaats verticale feedback langs de lijnen van de hiërarchie omdat horizontaal altijd sneller gaat. Er zijn natuurlijk uitzonderingen.

De definitie van feedback

Feedback is een proces waarin je het effect of het resultaat van een actie teruggeeft om de volgende actie aan te passen. Het is essentieel voor de werking en overleving van alle regulerende mechanismen. Zo ook in door de mens gemaakte systemen, zoals een schoolsysteem en de economie. Als wederkerige stroom is feedback onderdeel van alle interacties. Of dit nu gaat om mens-tot-mens, mens-tot-machine, of machine-tot-machine, dat maakt geen verschil in de definitie van feedback. In de context van een organisatie is feedback: de informatie die je stuurt naar een individu of groep over het eerder vertoonde gedrag. Daarmee kan deze haar huidige en toekomstig gedrag aanpassen om de gewenste resultaten te bereiken. Deze definitie laat zien dat elkaar aanspreken meer is dan een competentie alleen.

De kracht van feedback

Uiteindelijk gaat het in ondernemingen om prijs (financiën) en prestatie (kwaliteit). Is dat spel slimmer te spelen dan gisteren? Of is dat spel slimmer te spelen dan onze concurrenten nu doen? Naast prijs en prestatie als harde data-indicatoren gaat het er ook om dat mensen van elkaar leren over hun gedragingen. Wat werkt in wat ze doen en wat werkt niet? Hier krijgt het PDCA-model een gedragscomponent. Het gaat over mensenwerk. Hoe technologisch geavanceerd de feedbacksystemen worden ingericht is hier minder het centrale vraagstuk. Het gaat er meer om dát mensen feedback krijgen. Deze feedback is rijker wanneer er sprake is van 360 graden feedback (methode), dus zowel feedback van directe collega’s, de leidinggevende, een of meerdere direct reports, een leverancier, én niet te vergeten feedback vanuit zelfreflectie. Wat heeft iemand zelf nu te leren om te komen tot verbeteringen in het bedrijf, in de afdeling, in het team?

Fietsenwinkel.nl als voorbeeld

Het bedrijf Fietsenwinkel.nl heeft een matrix ontwikkeld die ze delen met hun servicepunten. In die matrix staan de antwoorden op twee cruciale vragen tegen elkaar afgezet. Ten eerste: hoe snel repareer je? En ten tweede: hoe goed repareer je? In die matrix word jij als servicepunt geplot. Deze informatie sturen ze naar alle servicepunten. Dat is een effectieve vorm van feedback die werkt. Het zorgt voor feedback op twee gelijktijdige KPI’s, en daarmee voor meer bewustzijn. De transparantie zorgt tegelijkertijd ook voor een benchmark, inclusief sociale en professionele druk, want niemand wil linksonder in deze matrix voorkomen. Het is een intelligente en confronterende manier van heldere en eenduidige informatie verspreiden.

De voordelen van feedback

1. Feedback is cruciaal voor een continu verbeteren cultuur: feedback en feedforward heb je als mens nodig om vooruit te komen. Ze vormen de brandstof om je processen te verbeteren en verbetercycli te laten draaien. Zonder systematische feedback en een aanspreekcultuur stranden veel van de verbeterinitiatieven in een organisatie vroegtijdig. Laat staan dat er continu genoeg aandacht is en focus hierop.

2. Feedforward laat medewerkers groeien en ontwikkelen: Doordat werk steeds meer geautomatiseerd wordt, raken veel competenties overbodig. Maar de sociale competenties blijven fier overeind. Mensen, hun groei en hun ontwikkeling maken nog altijd het verschil tussen organisaties die excelleren en degene die achterblijven. Je hebt data en andere mensen nodig om je blind spots te ontdekken en bij de les te blijven. Dit moedigt aan om oud gedrag af te leren en nieuw gedrag te vertonen.

3. Feedback laat teams veel hechter samenwerken: feedback is belangrijk voor high performance teams. Productieve teams zijn het 75 procent vaker met elkaar oneens dan niet-productieve teams. Dit komt alleen tot stand indien er ruimte, kennis en veiligheid is om feedback te geven en te ontvangen.

4. Feedback verrijkt je data analytics resultaten: de data gaat pas echt leven en krijgt betekenis wanneer je hierover het gesprek aangaat. Data die voorzien is van feedback, en dialoog waarin ruimte is voor verschillen, verrijken je data analytics-resultaten.

5. Feedback vergroot je beslis- en stuurmogelijkheden: door feedback weet je beter waar je staat en kun je tijdig beter onderbouwde besluiten nemen en een nieuwe koers uitzetten, met minder blinde vlekken en met meer getoetste opties.

6. Feedback & feedforward vergroten je agility: regelmatige feedback en feedforward, gericht op de aankomende toekomst maken zorgen ervoor dat je beter kan anticiperen. Feedback is dan niet langer een competentie of een systeem, maar maakt onderdeel uit van een agile klimaat.

360 graden feedback

Wanneer alleen managers feedback geven aan de werknemers wordt dit eendimensionale feedback, oftewel single rating, genoemd. Dit is de manier van feedback die vaak wordt gezien als corrigerend. In de volgende stap binnen feedback mag de werknemer ook over zijn eigen werk oordelen. Deze manier wordt 180 graden feedback genoemd. Bij 360 graden feedback daarentegen gelden verschillende invalshoeken. Met deze methode geven zowel collega’s, leveranciers en klanten input op de prestaties van de werknemer. Ook hoort hier een zelfbeoordeling bij. Door van alle verschillende standpunten gebruik te maken, ontstaat er een verrijkt beeld over het functioneren van elke medewerker.

Johari-venster

Gewone feedback van mens tot mens zorgt voor vermindering van blind spots. Feedback met behulp van grotere datastromen zorgt voor conscious control. De datastromen geven inzicht in de integrale impact van regelingen en maatregelen én de impact van je eigen gedrag. Daar waar maatregelen vroeger met name management-based waren, is er een enorme kwaliteitsslag te maken doordat je maatregelen nu kunt nemen op basis van data. Hierdoor kun je de effecten ervan objectief en vaak realtime inzichtelijk maken. Hierdoor vergroot de arena (linksboven; zie figuur 1) ten koste van alle drie de andere vensters.

Johari model

Figuur 1: Het JOHARI-venster (naar: Luft & Ingham, 1955)

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 14 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15