Bouwsteen 11 | PDCA boek | Decision management | Herbert Simon
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Decision management

In een datacratische organisatie worden aan de lopende band besluiten genomen. Decision management betreft het (lerend) gebruik van data om slimme besluiten te maken, en kan fatale fouten voorkomen.

Tips en aandachtspunten

  • Besluitvorming is een vak apart; het vereist niet alleen analytische geesten maar ook creativiteit en een heldere structuur.
  • Decision management is een gestandaardiseerde vorm van besluitvorming. Daarbij is het belangrijk om expliciet te maken welke overwegingen er gemaakt zijn. Zie ook bouwsteen 13 Check, check en dubbelcheck.
  • Via decision community building kan het voorbereiden van een besluit stelselmatig plaatsvinden. Dit noemen we ook wel collaborative data analytics.
  • Overweeg bij de dagelijkse of de wekelijkse complexe besluitvormingsprocessen om een algoritme te ontwikkelen. Algoritmes kunnen wel duizend en zelfs miljoenen parameters mee laten wegen. Daarnaast kan één algoritme wel 100 rapporten overbodig maken.

Het verbeteren van het besluitvormingsproces

Decision management is erop gericht om het besluitvormingsproces te verbeteren door processen en acties te optimaliseren, te stroomlijnen of zelfs te automatiseren. Het doel hierbij is het verrijken van processen zodat deze dynamischer, flexibeler, transparant en adaptief zijn, en beter aansluiten bij de wensen van de klant.

In sommige gevallen is decision management erop gericht om bepaalde besluiten niet te nemen. Dit is legitiem als de veiligheid, kwaliteit of succes niet 100 procent kan worden gegarandeerd, bijvoorbeeld bij het opstijgen van vliegtuigen of cruciaal onderhoud aan gevoelige ziekenhuisapparatuur. Zo kun je fatale fouten stelselmatig, geautomatiseerd, snel en betrouwbaar voorkomen. Bij andere vormen van decision management gaat het veel meer om het lerende aspect. In lerende systemen worden steeds betere beslissingen genomen, naarmate er meer besluiten genomen zijn.

Maak overwegingen expliciet en breng risico’s in beeld

Decision management is een gestandaardiseerde vorm van besluitvorming. Daarbij is het belangrijk om zichtbaar te maken welke overwegingen er gemaakt zijn. Aan elke overweging kan je een verschillende waarde toekennen. Zo kun je risico’s zo goed mogelijk beperken, zeker naarmate meerdere factoren gelijktijdig worden afgewogen. Op deze manier kun je vanuit data tot informatie komen. Deze informatie kun je verrijken met ervaring en met de output data die je verzamelt uit alle performance-indicatoren tot heden. Deze groeiende bron van kennis leidt tot een steeds betere kwaliteit van het besluitvormingsproces.

Grenzen aan complexiteit

De betrouwbaarheid van de voorspellingen hangt overigens voor een deel af van de complexiteit van het systeem. Zo is het onmogelijk om voor 24 januari 2050 alvast het weer te bepalen in Lunteren om 12.10 uur lokale tijd. Daar zijn te veel factoren bij betrokken die niet in te vullen zijn. Je moet het systeem dus vereenvoudigen zonder de werkelijkheid geweld aan te doen.

Werk met decision community building

Via decision community building kan je het voorbereiden van een besluit stelselmatig aanpakken. De meeste data tools die systematisch worden ingezet in het kader van PDCA-modellen waarschuwen je vroegtijdig via hun dashboard-tool als ze richting het einde van de ingestelde looptijd onder de norm uitkomen. Zodra iemand dat ziet en hier ideeën over heeft, kan hij een discussie starten à la LinkedIn. Hierop kunnen anderen reageren. Dit levert nieuwe input op en leidt tot een verdiepingsanalyse. De oorspronkelijke belangenafweging, tezamen met deze verdiepingsanalyse, leidt tot een betere besluitvorming, waarin alle risico’s goed en gelijktijdig zijn gewogen. Zo kun je aanvaardbare risico’s insluiten bij het besluit.

Hoe interactie het besluit verrijkt

Het starten van een discussie in een timeframe voorafgaand aan het daadwerkelijke besluit is dus niet alleen een overlegmoment, maar verrijkt ook het palet waar de beslisser naar kijkt. Door deze ingrepen ontstaat er een multi-perspectief, waarbij kansberekening laat zien wat de ingeschatte risico’s en consequenties zijn van een besluit. Mocht een besluit door de statistieken en de ingesloten risico’s als twijfelachtig worden beoordeeld, dan kun je het systeem scherp instellen, zodat het signalen afgeeft zodra de output onder een bepaalde drempelwaarde dreigt te geraken. Hierdoor kan je een besluit sneller bijstellen, mochten er toch te veel risico’s mee gemoeid zijn.

Simon’s Decision Making Process

Herbert Simon heeft grote inspanningen verricht om het menselijke besluitvormingsproces in beeld te brengen. Op basis van zijn informatie ontwikkelden leveranciers zoals IBM de eerste decision support systems. Volgens Simon (1960) en zijn latere werk (Simon en Newell, 1972) beslaat besluitvorming verschillende fasen. Het gaat dan om intelligentie, design en keuze.

  • Intelligence (inlichtingen) gaat om de probleemidentificatie (is er wel een probleem?) en de bijbehorende datacollectie.
  • Design (ontwerp) gaat om het slim genereren van alternatieve oplossingen voor het probleem.
  • Choice (keuze) gaat over de parameters die samen en automatisch kunnen bepalen wat de beste optie is en waar de meest vruchtbare oplossingsrichting zich dus bevindt.

Bouwsteen 11Figuur 1: Simon’s besluitvormingsproces in zijn geheel gevisualiseerd

Intelligence (inlichtingen):

Dit is de eerste stap in de richting van het besluitvormingsproces. In deze stap identificeert/detecteert de (automatische) beslisser het probleem of de gelegenheid. Negatieve detectiepunten in de managementcontext ontstaan zodra waarden niet in overeenstemming zijn met het plan, de regel of de standaard. Denk aan het plotseling stijgen van het ziekteverzuim, of als er meerdere malen een minimaal afgesproken kwaliteit niet wordt gehaald. Positieve detectiepunten bestaan ook. De zoektocht naar kansen ontstaat zodra er veelbelovende omstandigheden geïdentificeerd worden die structureel en bijvoorbeeld toegepast op meerdere plekken in de organisatie tot betere resultaten zouden kunnen leiden. Het wegtrekken van een concurrent uit een stad zorgt bijvoorbeeld voor een kans voor de zittende partij. Of het nu gaat om een probleem of een kans, we zien dus dat het besluitvormingsproces wordt geïnitieerd. De inlichtingenfase van het besluitvormingsproces omvat:

Probleemzoeken: om het probleem te doorzoeken, wordt de realiteit of feitelijkheid vergeleken met sommige standaarden. Je meet de verschillen en deze evalueer je om te bepalen of er een probleem is of niet.

Probleemformulering: wanneer je denkt het probleem vast te stellen, bestaat altijd het risico dat je het verkeerde probleem probeert op te lossen. Bij het formuleren van problemen blijkt het vaststellen van relaties met een eerder opgelost probleem of een analogie daarom uiterst nuttig.

Ontwerpfase

De ontwerpfase bestaat uit het ontwerpen van oplossingsrichtingen voor het probleem. Je ontwerpt alternatieve oplossingen om hetzelfde probleem op te lossen. Elke alternatieve oplossing evalueer je na het verzamelen van gegevens over de oplossing. De evaluatie gebeurt op basis van criteria om de positieve en negatieve aspecten van elke oplossing te identificeren. Kwantitatieve hulpmiddelen en modellen worden gebruikt om tot deze oplossingen te komen. In dit stadium zijn de oplossingen slechts contouren van werkelijke oplossingen. Ze zijn alleen bedoeld om vast te stellen of ze geschikt zijn. Er is veel creativiteit en innovatie nodig om oplossingen te ontwerpen.

Keuzefase

Dit is het stadium waarin de mogelijke oplossingen met elkaar worden vergeleken om de meest geschikte oplossing te vinden. De ‘beste’ oplossing kan worden geïdentificeerd met behulp van kwantitatieve hulpmiddelen, zoals beslisbomen of kwalitatieve hulpmiddelen zoals de zes hoeden-techniek of krachtenveldanalyse. Dit is niet zo eenvoudig, omdat elke oplossing een scenario in zich draagt en het probleem zelf meerdere doelen kan hebben. Hierdoor kan het keuzeproces en het maken van afwegingen moeilijk zijn. Ook de onzekerheid over de uitkomsten en scenario’s maakt de keuze voor een enkele oplossing soms moeilijk. Zie ook onze opleiding Scenarioplanning.

Plaats review

Geef je mening over dit product of deze dienst

Dit veld is verplicht!
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht! optioneel
Dit veld is verplicht!
Review verzendenHet formulier bevat fouten.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bouwsteen 11 (pdca boek) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15