Plan Do Check Act: sneller leren, continu verbeteren & wendbaarheid

Plan Do Check Act: een krachtige verbetertool

Als manager, verbeterconsultant of bestuurder wilt u continu verbeteren in de praktijk brengen, uw mensen sneller laten leren en wendbaarder worden. Intelligente organisaties passen dan de Plan Do Check Act cyclus toe, een eenvoudige en krachtige tool om steeds slimmer te worden. PDCA kan u helpen wanneer:

  • steeds maar weer dezelfde fouten worden gemaakt en er geen structurele oplossing komt
  • uw klanten weglopen naar de concurrent omdat ze daar meer waar voor hun geld krijgen
  • leerprocessen haperen en het verloop van uw beste medewerkers hoog is
  • uw strategie tekort schiet omdat die onduidelijk is en niet meer toekomstbestendig
  • het te lang duurt voordat u uw doelen bereikt, het gaat te stroperig

Deze zaken komen voor bij veel organisaties, u staat hierin niet alleen. Maar wat nu als u het tij kunt keren en een kanteling gaat maken naar een intelligente organisatie? Hier leest u hoe!

❯ Gratis artikel over de 4 succesfactoren: plan do check act

Gratis artikel over de 4 succesfactoren: plan do check act
Uit een recent uitgevoerde studie komen 4 essentiële factoren bovendrijven die voor een prestatiedoorbraak zorgen. Deze zijn ook zeer succesbepalend voor het behalen van rendement op kpi's lees verder...




Hoe intelligente organisaties plan do check act toepassen

Uit grootschalig onderzoek blijkt dat slimme organisaties, door de plan do check act cyclus consequent en organisatiebreed (teams, afdelingen, etc.) toe te passen, veel betere financiële resultaten behalen. Wat doen deze organisaties anders? Wat kunnen we van hen leren?

  1. De verbetercyclus bestaat uit vier stappen: plan do check act.PLAN: Hun plannen en doelstellingen worden altijd smart gemaakt met KPI’s en normen. Er wordt door management en directie geen wollige taal gesproken maar klare wijn geschonken. De strategie zit tussen de oren van elke medewerker.
  2. DO: De uitvoering monitoren ze nauwkeurig met interactieve dashboards en data-analyse, fouten mogen worden gemaakt maar worden wel bij de bron aangepakt. Er is ruimte om te experimenteren.
  3. CHECK: Ze checken regelmatig of de uitvoering nog in lijn is met de plannen en doelstellingen. Feedback zit in hun DNA, scores op KPI’s worden regelmatig besproken, zowel negatief als positief. Ze zorgen voor een veilige leeromgeving.
  4. ACT: Ze sturen bij waar nodig en stellen normen en KPI’s regelmatig bij maar leggen de lat wel steeds hoger. Een mentaliteit van elke dag een beetje beter.

Daarnaast zorgen ze dat elke cyclus – van team tot organisatie, van innovatie tot klantenservice – op elkaar wordt uitgelijnd. Hierdoor ontstaat een krachtig verbeterplatform en -proces. De gevolgen blijven niet uit: er is meer focus op de juiste dingen, de processen lopen soepeler, de klanten zijn tevredener en medewerkers hebben meer plezier. Met als resultaat: een veel betere margestructuur en grotere wendbaarheid.

De vijf grootste valkuilen bij plan-do-check-act

De vijf grootste valkuilen bij plan-do-check-actEr zijn ook valkuilen. Het blijkt lastig om de plan-do-check-act-cyclus in zijn geheel te doorlopen. Het plannen en uitvoeren wordt vaak wel gedaan, maar dan? Dit is één van de 5 grootste valkuilen voor PDCA die succes met PDCA en een doorbraak in de weg staat. De cirkel niet rond maken leidt gewoonlijk tot frustraties bij medewerkers en klanten omdat er niet kan worden geleerd en continue verbetering uitblijft. Lees meer…

Hulpmiddelen bij elke stap van de PDCA cyclus

Voor elke stap in de plan do check act cyclus hebben we handige hulpmiddelen beschikbaar. Van strategiekaarten, SMART doelen tot dashboards en feedback. Zo kunt u de cyclus helemaal rond maken.

1. PLAN: business plannen, strategie & KPI's
PLAN: business plannen, strategie & KPI'sIn deze fase van de PDCA cyclus maakt u een business of afdelingsplan. Dit plan sluit aan op de strategie en de missie van de organisatie of afdeling en er worden doelen gesteld. Dit klinkt makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe zorgt het management dat iedereen van hoog tot laag daarvoor op één lijn komt?

Kritieke succesfactoren

Een bruikbaar hulpmiddel hiervoor is een strategiekaart waar de doelstellingen worden uitgesplitst in kritieke succes factoren (subdoelstellingen). Per succesfactor wordt een eigenaar benoemd die dat gedeelte van het te realiseren plan gaat bewaken onder andere door het definiëren van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Er worden vervolgens normen en targets per doelstelling vastgesteld. Een zeer nuttige exercitie want dan dient zich het vraagstuk aan van wederzijdse afhankelijkheden. “Als ik die norm moet gaan halen, dan moet die en die afdeling wel daar en daar voor zorgen”.

Hulpmiddelen bij de planfase

De KPI’s en de normen en targets zijn noodzakelijk om tijdens de fase do de uitvoering goed te kunnen monitoren en in de stap check de scores op de KPI’s te beoordelen.

2. DO: slim uitvoeren met lean & procesmanagement
DO: de plannen slim uitvoeren met lean & procesmanagementDe uitvoering van de plannen vindt plaats in stap twee van de plan do check act-cyclus. Hier worden de (nieuwe) activiteiten uitgevoerd die van belang zijn om de plannen te realiseren. Er is ruimte om te experimenteren en te leren. Nieuwe uitdagingen doen zich voor die u het hoofd moet bieden. Dan komt het aan op leiderschap, mobilisatievermogen en het vermogen om als team continu het proces te verbeteren. Kortom: te zorgen voor goed management van de processen.

Hulpmiddelen in de Do-fase

Een belangrijk aandachtspunt in deze stap van de PDCA cyclus is ervoor zorgen dat de gegevens die samenhangen met de uit te voeren activiteiten goed geregistreerd worden. En tegelijk waar mogelijk de registratie van de gegevens verbeteren (datakwaliteit). In de volgende stap (check) dient u immers de effectiviteit van de activiteiten te meten en met elkaar te bespreken. Dat kan alleen wanneer de gegevens over die activiteiten beschikbaar en betrouwbaar zijn. Zonder goede data, geen informatie en geen kennis.

3. CHECK: werken de plannen zoals beoogd?
CHECK: werken de plannen zoals beoogd?In deze fase van de cyclus wordt gekeken hoe de activiteiten uitpakken ten opzichte van de gemaakte plannen, doelstellingen en de normen en targets. Daartoe is goede stuurinformatie over de activiteiten in relatie tot de kritieke succesfactoren en doelstellingen nodig: de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s).

Deze indicatoren worden opgebouwd uit gegevens en tonen informatie over de prestatie van de activiteit ten opzichte van de norm en signaleren de eventuele afwijkingen in het plan. Dikwijls worden deze indicatoren gepresenteerd in rapportages, dashboards of scorecards. In deze stap worden ook de scores op de KPI’s besproken. Zowel de positieve als negatieve prestaties komen aan bod.

Hulpmiddelen tijdens de check-fase

Om te achterhalen waar precies bij te sturen (act) is het noodzakelijk om gedetailleerde analyses te maken op de KPI’s. Bijvoorbeeld per regio, productgroep en organisatieonderdeel of mogelijk combinaties ervan. Goede Business Intelligence oplossingen maken het presenteren en analyseren van KPI’s veel gemakkelijker.

4. ACTUALIZE: bijsturen en bijstellen
ACTUALIZE: bijsturen en bijstellenDe Act-fase lijkt sterk op de Plan-fase, maar hier worden de plannen niet opgesteld maar aangepast en verfijnd, of wordt de uitvoering bijgestuurd. In de check fase zijn de scores op de KPI’s besproken. Op basis van de scores op de KPI’s en de analyses daarop kunnen besluiten worden genomen, of eerdere maatregelen of plannen worden bijgestuurd.

Hieruit volgen kleine of grotere verbetertrajecten (do) om de score op de KPI’s te verbeteren. Bij grotere verbetertrajecten in een dynamische omgeving past een structurele aanpak in de vorm van projectmanagement.

Specifieke hulpmiddelen bij de Act-fase

IMWR: Inspireren, mobiliseren, waarderen & reflecteren

De PDCA cyclus kan niet zonder een aanvullende cyclus van inspireren, mobiliseren, waarderen & reflecteren (IMWR). Plannen zonder inspiratie leidt tot meer van hetzelfde, doen zonder mobilisatie maakt zwak, checken en controleren zonder te waarderen brandt mensen af en bijstellen zonder de nodige reflectie is als het rennen van een kip zonder kop. Lees meer over de IMWR-cyclus.

Feedback als basis voor dagelijkse verbetering

Recent onderzoek naar verbetermethoden zoals plan-do-check-act toont aan dat financiële prestaties sterk toenemen wanneer het geven van feedback onderdeel is van de bedrijfscultuur en verbeteren als een continu proces wordt gezien. Werken aan betere feedbacksystemen is dus erg belangrijk. In het onderzoeksrapport ‘De kracht van continu verbeteren’ leest u hierover meer.

lees het rapport

De voordelen van werken volgens plan do check act:

Net als de smartphone heeft plan do check act een integraal karakter. Eén methode met meerdere toepassingsmogelijkheden waarbij het mes aan meerdere kanten snijdt:

De plan-do-check-act-cyclus kent vele toepassingen√ uw bedrijfsprocessen – elke dag een beetje – verbeteren
√ het kwaliteitsmanagement in uw bedrijf professionaliseren
uw strategie aanscherpen en verder verfijnen en ontwikkelen
√ werken aan een intelligente organisatie
√ betere margestructuur, uw prestaties worden krachtiger

Direct aan de slag met de PDCA cyclus?

Door onze jarenlange ervaring met sneller verbeteren, leren en veranderen helpen we u graag snel verder met een aantal oplossingen. Zodat u de plan do check act cyclus effectief kan inzetten om de prestaties van uw organisatie te verbeteren. Enkele oplossingen:

❯ Unieke 1-daagse workshop Plan Do Check Act

Unieke 1-daagse workshop Plan Do Check Act
Maak kennis met de basisprincipes van PDCA voor continue verbetering! Inhoud: vaststellen kpi's, proces modelleren, gebruikmaken van analyse en informatie, feedback geven en evalueren en bijstellen. lees verder...





❯ KPI-workshop

de KPI-workshop
Wilt u de juiste kpi's bepalen en definiëren voor uw organisatie? To-the-point en zonder omwegen? In deze praktijkgerichte workshop komen alle belangrijke aspecten - van definitie tot implementatie - van echt zuivere kpi's aan bod. lees verder...

17 februari 2016




❯ KPI's definiëren in de Plan Do Check Act cyclus

KPI's definiëren in de Plan Do Check Act cyclus
Plan Do Check Act werkt averechts zonder goede KPI's. Met onze 'KPI-bepaler: minder meten = meer weten' brengt u eenvoudig de voor u belangrijke KPI's in beeld en kunt u die effectief normeren en toepassen. lees verder...




Meer weten of praktisch advies nodig?

Wilt u weten hoe uw organisatie met PDCA intelligenter kan worden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een afspraak met een van onze PDCA-experts of verbetercoachen.

neem vrijblijvend contact op