Sneller leren en doen met Kaizens | Datagedreven verbeteren

Sneller leren en doen met Kaizens

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Organisaties hebben vaak de neiging in dezelfde valkuilen te stappen als het gaat om het snel aanpassen, veranderen of wijzigen van werkwijzen om de resultaten te verbeteren. Er wordt veel tijd gespendeerd aan plannen maken en het plan zelf ziet er vaak degelijk en compleet uit. Met zorg hebben zich verschillende interne en externe adviseurs zich over de aanpak en het plan gebogen en tot slot hebben managers input gegeven op de inhoud als het gaat om het verifiëren van de juiste analyses, oplossingen en randvoorwaarden voor de implementatie. Allemaal tijd en energie die te rechtvaardigen valt. Maar is er al werkelijk wat gebeurd?

De Lean aanpak

Lean geeft u een heel andere aanpak van het oplossen van problemen dan wat u traditioneel gewend bent. Het gaat over ‘leren door te doen’. De mensen die het werk doen, zijn erbij betrokken om dat werk ook meteen op dat moment te verbeteren. Zo creëert u en behoudt u het momentum waardoor aangeboorde energie en ervaring meteen toegepast kunnen worden voor de analyse, oplossing en toepassing.

Traditioneel: de oude, langzame en voorzichtige benadering

Veel organisaties delegeren belangrijke problemen naar een team van experts die er maanden over doen om tot een plan te komen en nog langer om blijvende verbeteringen door te voeren.

Komt het volgende proces u bekend voor?

  1. Veel organisaties pakken problemen aan of voeren verbeteringen door door een speciaal team te vormen. Maar de leden van dit multidisciplinaire team zijn allemaal erg druk met hun eigen dagelijkse werk. Vaak hebben ze ook nog andere rollen die ze hiermee moeten zien te combineren. Het team zal elke week een keer bij elkaar komen om over de situatie te spreken. Maar na verloop van tijd zullen er steeds meer collega’s niet meer met het team samenkomen omdat ze ‘te druk’ zijn en er tegelijk weinig zichtbare resultaten worden opgeleverd.
  2. Het team zal de verschillende manieren om het probleem op te lossen met elkaar bespreken. Na flink wat tijd en uitgebreide analyse zal men het eens worden over een plan van aanpak. Maar de output van het team is slechts een ‘plan’. De echte verbeteringen kunnen pas hierna doorgevoerd worden. Bovendien zal het plan eerst nog moeten worden beoordeeld en goedgekeurd door het senior management. En dan is er nog steeds niets gebeurd.

Deze risicomijdende aanpak kom ik veel tegen. Het management wil er zeker van zijn dat de voorgestelde veranderingen met zekerheid zullen leiden tot oplossingen. En minstens zo belangrijk: dat ze passen in de huidige manier waarop we de dingen doen. Vaak moet je daardoor ook de huidige functionele afdelingen en andere management cycli respecteren en op niemands tenen gaan staan. Deze oude, langzame en voorzichtige aanpak zal niet tot veel verandering leiden.

Leren door te Doen geeft wel Resultaat

Als u Lean inzet via de Kaizen aanpak dan doet u het radicaal anders. Dit komt neer op ‘Leren door te Doen’. Dit vereist een leiderschap waarbij andere principes om de hoek komen kijken, zoals de klant aan het stuur, het specificeren van toegevoegde waarde et cetera; lean management. Tijdens een Kaizen gaat het team een paar dagen achter elkaar aan de gang met probleem definitie, het verzamelen van gegevens, de analyse en komt vervolgens meteen in actie.

Zorgvuldig en snel

Kaizen is meer dan alleen een trucje. Bij Kaizen gaat het om het als team goed worden in het doorvoeren van veranderingen. Eigenlijk kijk je hierbij niet alleen naar de inhoud en het probleem, maar dus ook naar de wijze waarop je met elkaar tot oplossingen komt (het proces). Door gestructureerd samen zes stappen te doorlopen van de definitie van het probleem tot aan het controleren en borgen van nieuwe werkwijzen wordt de status quo doorbroken. Dit leidt tot minder verspilling, meer flexibiliteit en hogere betrouwbaarheid van bedrijfsprocessen en werkwijzen. Meer informatie over de pijlers van Kaizen, het 6-stappen proces en de impact van Kaizen vindt u hier.

Radicaal effectief

En dat dit ook radicaal effectief is heb ik vaak meegemaakt. Deze korte en intense inspanning van een paar dagen focust elke deelnemer om een aantal uitdagende doelen te behalen in een beperkte tijd. Een aanpak die de Kaizen echt onderscheidt van elke andere aanpak. En daarom zo krachtig is. Voordat het traditionele team haar 2e planningsvergadering heeft gehouden heeft het Kaizen team al flinke verbeteringen weten te bereiken in de eigen praktijk. Je krijgt oplossingen als resultaat en niet plannen.

De bonus van Kaizen?

Maar er is meer aan de hand. Het integraal werken met Kaizen kent ook nog 2 andere belangrijke voordelen.

  1. Leren en verbeteren gaat tegelijk. De mensen die het werk op dagelijkse basis doen, zijn nu actief met verbeteren, samen met hun teamleider(s). Omdat zij het werk dagelijks doen komen zij op een natuurlijke manier ook tot de beste verbeterideeën. Het team heeft de kans te leren terwijl ze aan het verbeteren is.
  2. Zichtbare resultaten en duurzaam veranderen. Bovendien zorgt de samenstelling van het team er ook voor dat de veranderingen blijvend zijn. Ze voeren de veranderingen immers zelf met hart en ziel uit. Het geeft iedereen een gevoel van empowerment en inspiratie dat positieve veranderingen eindelijk plaatsvinden. Het bevordert een klimaat waarin feedback geven vanzelfsprekend wordt. En zichtbare resultaten zijn hierbij van groot belang. Kaizen heeft te maken met doen en leren. Daardoor krijgt u snel verbeteringen voor elkaar en het zal de cultuur veranderen.

Training Kaizen & Lean

Wilt u ook uw organisatie leniger & slanker maken en slimmer inrichten? Wilt u sneller leren en doen? Middels een praktisch spel kunt u Kaizen ervaren. Versnel uw teamresultaten met onze 3-daagse interactieve Lean Training.

Reageer op dit artikel van Louis Brackel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met sneller leren en doen met kaizens (datagedreven verbeteren) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
7664
Trainingen & workshops
7665
Deelnemers opgeleid
7666
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
7667
Kantoren
3
Jaar ervaring
14