Procesarchitectuur | Slagvaardiger en slimmer organiseren | tips

Slimmer en slagvaardiger met 3 vragen & procesarchitectuur

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Deftig verwoord: “Organisaties brengen producten en diensten voort waarmee ze beogen een zinvolle bijdrage te leveren aan het maatschappelijk verkeer”. Onze maatschappij evolueert: technisch, sociaal, cultureel en anderszins. Er ontstaan nieuwe technologieën en nieuwe technische mogelijkheden. En consumenten en bedrijven stellen nieuwe eisen en hebben andere verwachtingen. We zien het om ons heen en kunnen er elke dag over lezen.

Organisatiedynamiek wie kent het niet?

Slagvaardiger met 3 afstemmingsvragen & procesarchitectuurDe omgeving waarin organisaties functioneren wordt dynamischer en complexer. Dynamiek heeft te maken met de frequentie, intensiteit en onvoorspelbaarheid van veranderingen. Complexiteit betreft de hoeveelheid productvarianten die ontstaan als respons op eisen, wensen en verwachtingen van klanten en consumenten. En deze complexiteit neemt toe door de verwevenheid van beslissingen in de bedrijfsvoering voor deze producten.

Werk met de 3 afstemmingsvragen

Uit de toenemende dynamiek en complexiteit ontstaan drie afstemmingsvragen:

  1. Hoe stem ik strategie, uitvoering en middelen op elkaar af?
  2. Hoe stem ik de processen en de organisatiestructuur op elkaar af?
  3. Hoe stem ik investeringen in mensen en middelen voor de lange termijn en de korte termijn op elkaar af om de noodzakelijke flexibiliteit te bereiken?

Vragen die de interne beheersing van de bedrijfsvoering in het hart raken. Organisaties moeten op deze dynamiek en complexiteit en de daarmee samenhangende afstemmingsvragen inspelen.

Hoe?

Dit vraagt een voortdurende herijking van benaderingen en zienswijzen. Het ontwikkelen van een organisatiespecifieke architectuur voor de bedrijfsprocessen is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Deze drie afstemmingsvragen hierboven zijn in de loop der tijd in essentie eigenlijk hetzelfde gebleven. Maar de veranderende omgeving vraagt andere antwoorden.

De logica van vroeger?

slagvaardiger-met-3-afstemmingsvragen-procesarchitectuur-factoryVroeger bestond het antwoord uit een procesinrichting geënt op een lijnstructuur. Voor klantvragen uit een voorspelbare, weinig veranderende omgeving en voor diensten en producten die op grootschalige en betaalbare wijze worden voortgebracht is dat een passend antwoord. Dit was met name de situatie in het begin van het industriële tijdperk. Maar in een situatie waarin de klantvraag individualiseert (mass customization), veel productveranderingen optreden en je sneller moet reageren op veranderingen in klantvragen en marktontwikkelingen is een klassieke lijnstructuur niet meer het beste antwoord.

De oorsprong

Organisaties zijn van oorsprong procesgebaseerd ingericht. Daarbij volgt de organisatiestructuur de processen. In de top van de organisatie kon een directe relatie gelegd worden met de essentiële activiteiten, zoals inkoop, productie, verkoop en distributie. In de daarop volgende decennia is de organisatiestructuur een eigen leven gaan leiden. We zijn de relatie met essentiële activiteiten kwijtgeraakt. Hierbij komt de relatie met de aard van de bedrijfsprocessen ook niet meer duidelijk naar voren. Dit terwijl de omgeving veranderde en dit juist aanpassing van zowel de bedrijfsprocessen als de bijbehorende organisatiestructuren vraagt.

De problemen waarmee de organisatie dan wordt geconfronteerd zijn een spiegel voor de effectiviteit van de benaderingen die het fundament zijn onder de organisatie, zoals die is gebouwd. Verstoringen in het voortbrengingsproces zijn typische indicaties voor deze ineffectiviteit. Denk hierbij aan veel fouten, lange wachtrijen, te lange doorlooptijden, veel stress, oplopend ziekteverzuim, ontevreden klanten, onvoldoende kunnen beantwoorden aan klantverwachtingen, te lange time-to-market van nieuwe producten.

Een nieuwe manier

slagvaardiger-met-3-afstemmingsvragen-procesarchitectuur-denken Meestal los je een probleem niet op binnen de context waarin dat probleem is ontstaan. Klinkt dat bekend in de oren? In dat geval ga je nieuwe oplossingen zoeken met oude benaderingen. We kunnen niet langer bij elke verandering in het klantaanbod marginaal sleutelen aan bedrijfsprocessen. Dan ontstaat een lappendeken aan processen, toenemende onoverzichtelijkheid, problemen in de administratieve verwerking en steeds meer redundantie in informatiesystemen. Er is een nieuwe manier van denken nodig om tot betere oplossingen te kunnen komen. Om die reden zijn we er aan toe een nieuwe laag in het procesdenken in te brengen: het niveau van de procesarchitectuur.

Een niveau waarop met een langere tijdshorizon (3-5 jaar) wordt nagedacht over de inrichting van de bedrijfsvoering. Je brengt daarin structuur aan om flexibiliteit, productiviteit, effectiviteit en efficiency van de organisatie te bevorderen.

Of blijf je toch liever werken aan het onoverzichtelijke lappendeken gebaseerd op oude ideeën van eenvoud en een statische werkelijkheid? Meer informatie over procesmanagement, de resultaten ervan, procesdenken, procesarchitectuur of benieuwd naar de 10 belangrijkste kenmerken van procesmanagement? Lees hier verder …

 neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Ko Achterberg

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met procesarchitectuur (slagvaardiger en slimmer organiseren) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Ko Achterberg, Auteur van 'Grip op processen in organisaties' (2e druk)

dr. KO ACHTERBERG

Auteur van 'Grip op processen in organisaties' (2e druk)

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15