Meer flexibiliteit met een procesarchitectuur

Flexibiliteit met procesarchitectuur

Je kunt meer flexibiliteit in je organisatie borgen met een procesarchitectuur. Die helpt je om te bepalen:

1. Welke bedrijfsprocessen van belang zijn
2. Op welke plekken in het bedrijfsproces flexibiliteit vereist is
3. Op welke verschillende manieren je deze flexibiliteit kan realiseren.

Bijvoorbeeld bij beslissingen als: gaan we er voor zorgen dat alle ooit benodigde vakkennis in eigen huis beschikbaar is of investeren we in het ontwikkelen en onderhouden van een hoogwaardig kennisnetwerk. Hierin zitten keuzes verborgen en dit vraagt om afstemming tussen korte en lange termijn eisen die je aan de middelen stelt. En vooral dus aan de investering die je moet doen, want ook flexibiliteit kost geld.

Wat is een procesarchitectuur?

Architecturen helpen je om meester te worden over trends, ontwikkelingen en de consequenties daarvan op jouw organisatie te overzien. Een procesarchitectuur is, zoals eerder aangegeven, geen saai en statisch algemeen referentiemodel. Maar dit is een bedrijfsspecifiek model dat bijdraagt aan de oplossing van een concreet vraagstuk in jouw bedrijf. Het ontwikkelen van een procesarchitectuur dient meerdere afstemmingsdoelen die nauw met elkaar samenhangen.

Wat je af moet stemmen

De afstemmingsdoelen uit een procesarchitectuur koppel je aan keuzes in de bedrijfsvoering. Daarbij stem je tussen meerdere dimensies af die van belang zijn. Hierbij gaat het om de dimensies en afstemming tussen:

1. Strategie, uitvoering, middelen en organisatie
2. Korte en lange termijn
3. Productie- en organisatiestructuur

1. Afstemming tussen strategie, uitvoering en middelen

Elke organisatie, hopelijk ook jouw organisatie, kent een strategie waarin ze voor de langere termijn uiteenzet hoe de organisatie zich wil positioneren in zijn omgeving. En hoe ze geld wil verdienen of andere doelen wilt nastreven. Hiervoor maak je gebruik van de trits missie, visie, strategische doelen, kernactiviteiten, kernwaarden en markten.

De bedrijfsprocessen zijn de belangrijkste bouwstenen waarmee je deze strategie moet zien te realiseren. Ze zorgen ervoor dat je klantvragen kan omzetten in diensten en producten die voldoen aan de eisen en verwachtingen van de klant. Dat wil zeggen: levering in de gewenste kwaliteit en hoeveelheid, op het gewenste tijdstip en de gewenste plaats tegen aanvaardbare prijs.

Scharnier tussen denken en doen

Een intelligent en doordacht samenspel tussen strategie en bedrijfsprocessen ontstaat echter niet vanzelf. Hiervoor moet je afstemmingskeuzes maken. Deze afstemming en doorvertaling van de bedrijfsstrategie gebeurt in je procesarchitectuur. Want daarin vindt de aansluiting plaats van de inrichting en bedrijfsprocessen op de strategie. Een procesarchitectuur fungeert daardoor als een zinvolle scharnier tussen het denken en doen in je organisatie.

Bedrijfsprocessen belangrijkste bouwstenen

De belangrijkste bouwstenen in de procesarchitectuur zijn de bedrijfsprocessen. Deze bedrijfsprocessen bestaan weer uit een samenhangend geheel aan middelen en voorzieningen. Deze zijn ingericht voor het kunnen uitvoeren van een specifieke set activiteiten voor het produceren van een of meer van je producten en diensten. Die voorzieningen betreffen altijd ondersteunende informatie- en communicatietechnologie en medewerkers die activiteiten uitvoeren.

Dit moet je organiseren: het gaat niet om één proces, één informatiesysteem, één afdeling waarvan alle medewerkers deel uitmaken. Maar je moet een systematische vertaling van bedrijfsprocessen maken naar een specificatie van de benodigde middelen. Dit noemen we de resultanten van een procesarchitectuur.

Bestel het boek 'Grip op processen in organisaties' (2e druk) Bereid je organisatie voor op een proces- en datagedreven toekomst met het handboek 'Grip op processen' Het resultaat: lagere kosten, een snellere levertijd, hogere kwaliteit van dienstverlening, continu verbeteren en innoveren met data en IT. Wie wil dat niet. Dit unieke procesboek van dr. Ko Achterberg laat zien hoe je niet alleen grip krijgt op je processen maar die ook flexibel inricht met een procesarchitectuur. bekijk het boek 'Grip op processen in organisaties' (2e druk)

Een ander procesmanagement

Deze systematische vertaling van bedrijfsprocessen vereist een andere invulling van business process management. Deze andere benadering bestaat ten eerste uit het kenmerk: denken in processen en rollen in plaats van structuren en functies. Bovendien is het van belang dat je klantprocessen en andere stakeholders ook meeneemt in deze procesmanagementbenadering. En een derde kenmerk van dit nieuwe procesmanagement is dat de waarde die je gaat toevoegen gaat meten. Bekijk de 10 belangrijkste kenmerken van de nieuwe benadering van procesmanagement hier.

2. Afstemming tussen de korte en lange termijn

Bij de specificatie en ontwikkeling van de middelen die noodzakelijk zijn om de ontwikkelde bedrijfsprocessen te laten functioneren, speelt flexibiliteit een belangrijke rol. Concreet gaat het dan bijvoorbeeld om

• de aanpasbaarheid van ondersteunende ICT-systemen
• de mate waarin je met de bestaande productiemiddelen snel en eenvoudig nieuwe producten kan maken
• de mate waarin de organisatie mee kan bewegen met nieuwe markten en veranderende eisen en verwachtingen van klanten

Van belang daarbij is dat je goed zicht krijgt op de omgevingsfactoren die de dynamiek bepalen waarop de organisatie moet reageren. Dat is vooral noodzakelijk om vooraf te bepalen op welke factoren de organisatie in welk tempo moet kunnen reageren.

3. Stem ‘productie’ en organisatiestructuur op elkaar af

Organiseren betekent verbijzonderen en coördineren. Verbijzonderen wil zeggen de structuur van de organisatie indelen naar het belangrijkste gezichtspunt van waaruit coördinatie nodig is. Bijvoorbeeld structureren naar functionaliteit van inkoop, productie, verkoop, of naar marktgroepen, of naar vakgebieden, of naar iets anders. De resterende coördinatie regel je vervolgens met behulp van andere mechanismen, zoals stuur- en projectgroepen, liaisons of overlegstructuren.

Vaak hanteren we bij de verbijzondering (de afbakening) van processen, systemen en afdelingen verschillende gezichtspunten. Processen verbijzonder je naar samenhangende productmarktcombinaties, systemen verbijzonder je naar samenhangende informatiegebieden en afdelingen (klassiek) verbijzonder je naar bedrijfsfuncties.

Afstemmingsproblemen?

Er zijn altijd problemen die in de praktijk van alledag ontstaan. Er zijn bijvoorbeeld meerdere systemen nodig zijn om een activiteit uit te kunnen voeren. Of menu’s sluiten niet aan op de volgorde van afhandeling van klantvragen. Of de verantwoordelijkheid voor je processen is niet helder belegd. Daardoor kan je de afhandeling van klantvragen slecht bewaken.
Volg de 3-daagse Procesmanagement training Deze Procesmanagement training met Ko Achterberg behandelt het complete spectrum van strategievorming, visie op processen, effecten hiervan op de bedrijfsvoering en organisatiestructuur en tot slot het meetbaar maken van de inrichtingseisen. Kortom alles wat je nodig hebt om meteen daarna aan de slag te gaan. Vertaal alle nieuwe ontwikkelingen en trends naar een concurrerende strategie, optimale processen, een nieuwe inrichting en een flexibele procesarchitectuur.bekijk de opleiding Procesmanagement

Ook hier speelt een vraagstuk van intelligente en doordachte synthese tussen de afbakening van processen, organisatie-eenheden en ondersteunende systemen. Een procesarchitectuur helpt om deze afstemming tussen processen, organisatie-eenheden en systemen te optimaliseren. Met als doel dat er binnen de organisatie een heldere relatie ontstaat tussen managementverantwoordelijkheid en realisatie. Een relatie die in veel organisaties in de loop der tijd zoek is geraakt. En hoe is dit voor jouw organisatie?

Resultaten van een procesarchitectuur

Concreet resulteert een procesarchitectuur vanuit bovengenoemde rollen in een aantal producten. Deze geven bijvoorbeeld antwoord op de volgende belangrijke vragen:

• Hoe vertaal je je producten en diensten conform de gewenste strategische positionering ‘van klant-tot-klant’ processen?
• Welke andere bedrijfsprocessen zijn noodzakelijk om deze ‘van klant-tot-klant’ processen te kunnen realiseren? Denk daarbij aan commerciële processen, ontwikkelingsprocessen, besturingsprocessen.
• Hoe kun je deze hoofdprocessen onderverdelen in deelprocessen?
• Hoe kun je specifieke deelprocessen generaliseren naar herbruikbare bouwstenen?
• Hoe cluster je hoofdprocessen en deelprocessen naar afgebakende organisatorische eenheden?
• Welke overdrachtspunten zie je tussen de hoofd- en deelprocessen?

De samenhang in deze vragen voor de ‘van klant-tot-klant’ processen is weergegeven in onderstaande figuur.

Figuur 1: Inzicht in de klant-tot-klant-processen, overdrachtsmomenten en de organisatorische eenheden

Procesarchitectuur als oplossing

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk hierbij aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen, of informatie- en applicatiearchitecturen. Want architecturen helpen je om meester te worden over ontwikkelingen en de consequenties daarvan op je organisatie te overzien. Het bekende rijtje:

• de time-to-market van nieuwe diensten is te lang en kost te veel
• klanten willen op hun situatie toegesneden diensten
• wij willen daar vooral nog wat aan kunnen verdienen
• we hebben te weinig greep op alle projecten die lopen

Architecturen kunnen hiervoor oplossingen bieden doordat ze een scharnier vormen tussen denken en doen. Zeg maar tussen de strategische bewegingen die zijn uitgezet en de concrete bedrijfsprocessen waarmee je die strategie realiseert.

Wanneer ga je hiermee aan de slag?

Onze procesconsultants sparren graag met je over de flexibilisering van jouw bedrijfsvoering en wat dit jou kan opleveren. Wil je meer informatie over procesmanagement, procesdenken, procesarchitectuur of ben je benieuwd naar de 10 belangrijkste kenmerken van procesmanagement? Lees hier dan verder …