Slim verbeteren met de intelligente organisatie

Je komt altijd voor uitdagingen te staan met slim verbeteren

Het invoeren van slim continu verbeteren vormt bijna altijd een grote uitdaging. Of het nu met PDCA is, of met Lean, of een combinatie. Slim verbeteren moet, want in de praktijk kom je als manager / procesverbeteraar altijd voor een of meer van de volgende uitdagingen te staan:

in het begin is er groot enthousiasme, later ebt dat weg en stokt het verbeterproces
de daadkracht van het management blijkt te zwak om echte verbeteringen door te voeren
de hiërarchie (organisatieharkje) is te dominant; procesdenken komt niet van de grond
er heerst een mentaliteit van ‘ieder voor zich’, eigen koninkrijkjes krijgen altijd voorrang
de verbeteringen worden niet geborgd, waardoor de volgende verbeterslag gemist wordt

Averechtse effecten: waak voor een verbetertrauma

Daarnaast heeft menig verbetertraject last van averechtse effecten en slaat continu verbeteren soms om in continu verslechteren. Er wordt bijvoorbeeld te weinig rekening gehouden met de klant en de klantsituatie. Of de data en een analytische bedrijfscultuur ontbreekt. Uit noodzaak worden die verbetertrajecten compleet teruggedraaid en zit de organisatie opgescheept met een verbetertrauma.

Wat zijn de succesfactoren van slim verbeteren?

De belangrijkste succesfactoren van slim verbeteren komen in ons onderzoek naar voren. We noemen er enkele:

er is een cultuur waarin verbeteren als een continu proces wordt gezien
kwaliteitsmanagement en -controle zit diep verankerd in de processen
het management stuurt op datagedreven procesverbeteringen en innovaties
het geven en ontvangen van feedback is onderdeel van de organisatiecultuur

Lees verder in ons onderzoeksrapport ‘De kracht van continu verbeteren’ en het nieuwe PDCA-boek ‘Datacratisch werken’ .

Alle facetten komen integraal aan bod

Slim verbeteren houdt in dat je continu verbeteren gaat insteken vanuit het perspectief van een intelligente, datagedreven organisatie. Het voordeel is dat alle facetten van continu verbeteren, leren en PDCA integraal aan bod komen. Tegelijk wordt er gewerkt aan het vergroten van de intelligentie en vallen er geen ‘gaten’ in de cyclus. Slim verbeteren is integraal verbeteren, 100% datagedreven.

De belangrijkste oorzaken waarom intelligentie ontbreekt

De strategische kaders zijn niet scherp of toekomstbestendig, of leven niet op de werkvloer.
Echt waardevolle inzichten / KPI’s ontbreken om kennis op te doen en effectief bij te sturen.
De wendbaarheid laat sterk te wensen over, het doorvoeren van veranderingen duurt lang.
Meer dan 70% van de organisaties heeft continu verbeteren en leren niet in het DNA.

PDCA en intelligente organisaties

De stappen plan-do-check-act van de PDCA cyclus vertonen grote raakvlakken met de vier hoofdaspecten van een intelligente organisatie. Ruwweg ziet de koppeling er als volgt uit:

strategie koppelt met plan
analytics koppelt met check
agility koppelt met do
continu verbeteren koppelt met act en de gehele cyclus.

Slim verbeteren in het hoger onderwijs

De directie van een HBO-instelling, wil de kwaliteit van het beoordelen van tentamens waarborgen en waar nodig verbeteren. Binnen Evenkans wordt het beoordelen van tentamens gezien als een cruciaal proces dat soepel dient te verlopen. Het management besluit om een delegatie van leraren te betrekken bij het opstellen van het informatieplan. Er worden vervolgens vier stappen doorlopen.

Stap 1: Bestudeer het bestaande proces

De docenten willen, alvorens te gaan verbeteren, meer inzicht verkrijgen in het proces. Een aantal zaken blijkt binnen het proces niet goed te verlopen. Zo administreren de leraren niet hoeveel tijd ze besteden aan het beoordelen, en tekenen de leraren de cijferlijsten die ze bij de administratie moeten inleveren niet af.

Stap 2: Stel een procesmodel op van de gewenste situatie

Er wordt een procesmodel opgesteld van de gewenste situatie. Het is een nauwkeurige weergave van de processtappen, oftewel hoe het proces volgens de docenten moet verlopen. De interne belanghebbenden met een uitvoerende rol (docenten, administratie) worden zo gekoppeld aan een of meer processtappen. Beschreven wordt met welke input er moet worden gewerkt en welke output er moet worden opgeleverd (de transformatie). Hierin wordt bijvoorbeeld meegenomen dat de leraren de cijferlijsten moeten aftekenen en moeten administreren hoeveel tijd ze besteden aan het beoordelen van de tentamens. De leraren geven in het model tevens aan wie de geselecteerde processtappen gaat uitvoeren.

Stap 3: Bepaal de zoekvelden

De directie bepaalt – vanuit haar besturende rol – welk soort informatie nodig is om het proces Beoordelen Tentamen te kunnen (bij)sturen. Vooropstaat de tevredenheid van de studenten, de externe stakeholders. Voor hen zijn de volgende zoekvelden (KPI’s) van belang: snelheid van bekendmaking tentamenuitslagen, tijdsduur beoordelen tentamens en volledigheid van de aan de leraar afgeleverde werkstukken. Daarnaast hebben de directie, de administratie, en de leraren ook informatie nodig voor de besturing. Gekozen wordt onder meer voor de zoekvelden: op tijd inleveren van examenbeoordeling, de examenresultaten, en resultaten van de ingevulde evaluatieformulieren.

Stap 4: Stel het informatieplan op

Ten slotte worden de zoekvelden en andere belangrijke informatie-items die zijn getraceerd, geordend naar het soort informatie: inputinfo, throughputinfo, outputinfo en effectinfo. Zo ontstaat een overzichtelijk informatieplan. Met deze informatie kan Evenkans sturen en resultaten verbeteren.

Door metingen te verrichten binnen de vastgestelde zoekvelden is de directie in staat om een impuls te geven aan het kwaliteitsmanagement van de tentamens. Indien nodig kan er binnen het proces worden ingegrepen. Dit betekent dat door middel van de metingen ‘mismatches’ binnen de (deel)processen kunnen worden opgespoord, waardoor deze steeds weer verder geoptimaliseerd kunnen worden. Gevoed door observaties (metingen) verandert de mindset (‘Hier moeten we iets aan doen’) en krijgt men steeds meer grip op het proces. De conceptuele spiraal doet zijn werk.

Continu verbeteren zonder KPI’s

Een voorbeeld waar het vaak niet goed gaat: de organisatie gaat aan de slag met continu verbeteren zonder te beschikken over betrouwbare datasets en de juiste KPI’s. Daardoor komt analyse, dialoog en leren niet serieus van de grond en kan de verbetercyclus (PDCA) niet gaan draaien. Een valse start is het gevolg. Gelukkig kan het ook anders!

Download gratis 4 succesfactoren

Wil je een goede start maken met slim verbeteren en PDCA? Ken je al de hoofdfactoren voor organisatiesucces? Download dan nu het gratis artikel ‘PDCA succesfactoren: 4 factoren die elke manager moet kennen’.

download

Case: Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord

De Veiligheidsregio NHN, ontwikkelde samen met een team van cardiologen van het Medisch Centrum Alkmaar, de meldkamer en ambulancezorg een slim procesdashboard waar data uit verschillende bronnen samenkomt voor analyse, visualisatie en dialoog. Daar wisten de samenwerkende dienstverleners door systematische datagebruik en slim verbeteren wel 20 minuten doorlooptijdverkorting te realiseren bij spoedeisende hartinfarctzorg. In een acute zorgketen waarin elke seconde telt is dat fenomenaal: data die levens redt. En van groot maatschappelijk belang. Lees ook ‘Veiligheidsregio NHN winnaar Slimste organisatie van 2015’.

6 praktische opleidingen voor slimmer verbeteren

Door onze langjarige ervaringen hebben we de kneepjes van het verbetervak goed in de vingers gekregen. Die kennis en ervaringen zijn voor jou samengebald in diverse opleidingen om slimmer te verbeteren:

Je verbetertraject maakt grotere kans van slagen

Door te PDCA’en en continu te verbeteren vanuit het perspectief van een intelligente organisatie en intensief gebruik van data, heeft jouw verbetertraject veel grotere kans van slagen, want:

de cirkel gaat draaien in lijn met de strategische doelen en missie (allround vision, plan)
je medewerkers hebben de juiste KPI’s en inzichten om bij te sturen (analytics, check)
de organisatie wordt zo ingericht dat er meer flexibiliteit ontstaat (agility, do en act)

Tot slot: continu verbeteren en PDCA zit in het hart én het DNA van elke intelligente, datagedreven organisatie! Ons grootschalige onderzoek wijst dat ook uit: de 4 belangrijkste succesfactoren voor intelligentie bestaan uit vier letters! De reden waarom die combinatie zo ijzersterk is. Meer weten over de intelligente organisatie? Bestel dan de nieuwste druk van ons boek!

Ook slim verbeteren en jouw organisatie intelligenter maken?

Wij hebben meer dan 15 jaar ervaring in het realiseren van slim verbeteren in diverse sectoren. Met tal van oplossingen helpen we je snel op weg jouw organisatie intelligenter en datagedreven te maken en meer rendement (op diverse niveaus) uit jouw organisatie te halen. Neem vrijblijvend contact met ons op voor een afspraak met een van onze verbeterconsultants en facilitators.

neem vrijblijvend contact op

Slim verbeteren

Je komt altijd voor uitdagingen te staan met slim verbeteren

Averechtse effecten: waak voor een verbetertrauma

Wat zijn de succesfactoren van slim verbeteren?

Alle facetten komen integraal aan bod

De belangrijkste oorzaken waarom intelligentie ontbreekt