PDCA is ingrijpend | Verandermanagement

PDCA is ingrijpend

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

PDCA is een ingrijpend en complex managementproces

Eerdere afbeeldingen tonen een PDCA cyclus die vrij simpel oogt. Maar het is een ingrijpend en complex managementproces. Om daar iets van te laten zien, is de PDCA cyclus hieronder als een bollenveld afgebeeld. Een oorspronkelijk plan, de P linksonder, wordt uitgevoerd, de drie letters D eromheen. Dan volgen vijf letters C en tot slot zeven letters A. Enzovoorts.

PDCA is ingrijpend

Het idee hierachter is als volgt

Naarmate de tijd vordert, stijgt ruwweg de complexiteit en de hoeveelheid werk op logaritmische schaal. Op een goed idee komen kan in een split second. Een plan uitwerken en bijbehorende strategie bedenken is niet moeilijk en kost relatief gezien weinig tijd. De strategie uitvoeren wel.

Niet perfect

Bovendien zal een eerste versie van een plan in de uitvoering waarschijnlijk niet perfect zijn. Tegelijkertijd worden er gaandeweg steeds meer mensen bij betrokken, hetzij bij de uitvoering, controle, bijstelling of het opstellen van deelplannen. En continu dienen alle hieruit voortvloeiende activiteiten – maar misschien nog belangrijker, ook alle andere activiteiten – getoetst en in lijn gebracht te worden met het oorspronkelijke plan (de pijlen). Maar ook: mensen die ‘zomaar’ wat doen, erbij betrekken. Het managen van dit ingrijpende proces is de taak en eindverantwoordelijkheid van de directie.

Elk jaar 1 keer doorlopen heeft geen zin

Elk jaar de plan-do-check-act-methode één keer doorlopen heeft weinig toegevoegde waarde in een economie die mede onder invloed van (mobiel) internet en social media steeds vaker en intenser op en neer gaat en onvoorspelbaarder wordt. Heel gestructureerd iedere dag hem doorlopen ook. Elk moment je plannen toetsen aan de realiteit geeft weinig ruimte meer voor leiding geven aan een goede uitvoering ervan. Je zou gek worden.

Verslaafd aan informatie

Toch, wij lijken verslaafd aan ‘informatie’. Amper kunnen we afscheid nemen van onze mobiele telefoon of tablet. Niets willen missen. Informatie gaat in enkele seconden de wereld over, juist daarom is de PDCA en bijbehorende mentaliteit van grote toegevoegde waarde. Het kan fungeren als een uitstekende drager van informatiegolven, rust brengen bij informatieoverbelasting en om in control te komen.

Het DNA van een intelligente organisatie

De PDCA cyclus wordt dikwijls als een cirkel met of zonder een opwaartse spiraal of beweging getekend. PDCA staat voor vier Engelse werkwoorden: plan do check actualise. Het idee daarbij is: maak een plan, voer dat uit, controleer de uitvoering ten opzichte van het plan en stel het plan, de uitvoering of beide bij.

  1. Plan: plannen maken en doelstellingen formuleren
  2. Do: plannen uitvoeren en registreren
  3. Check: uitkomst plannen vergelijken met realisatie en deze bespreken
  4. Act: plannen en doelstellingen actualiseren en bijsturen

Algoritme om slimmer te worden

Een simpel ogend algoritme, maar wel een om heel slim van te worden. Het wordt niet voor niets het DNA van een intelligente organisatie genoemd . In ons menselijk DNA ligt alle informatie opgeslagen om tot een volwassen individu uit te groeien; zo ligt in PDCA de toekomst van een organisatie die veel volwassener is en met een beter ontwikkeld verstand kan sturen en werken. In het DNA bepalen vier bouwstenen – Adenine, Thymine, Guanine en Cytosine – hoe wij eruit komen te zien en hoe we ons kunnen gedragen. Zo ook met de vier bouwstenen van de PDCA cyclus.

Het DNA van een intelligente organisatie

De P in PDCA gaat samen met de C, de D met de A. En zoals het DNA bij elkaar wordt gehouden door een fosfaat-deoxyribose “ruggegraat”, wordt de PDCA bij elkaar gehouden door de combinatie van de letters IMWR: inspireren, mobiliseren, waarderen en reflecteren.

Twee paren onlosmakelijk

Deze twee paren kunnen niet los van elkaar gezien worden. Om goed te kunnen plannen zal het management elkaar en de medewerkers moeten zien te inspireren in de gewenste verandering. Zonder mensen te mobiliseren en te motiveren komt de uitvoering niet van de grond en het plan niet van papier los. Waarderen in een sfeer van vertrouwen en veiligheid is nodig om elkaar aan te kunnen spreken op negatieve en positieve prestaties (check).

Tot slot zal het actualiseren en bijstellen van de plannen beter kunnen verlopen wanneer management en medewerkers vrijuit kunnen reflecteren.

PDCA & Kwaliteit

De PDCA cyclus wordt vaak geassocieerd met kwaliteit. Dat is niet onterecht omdat het inderdaad de kwaliteit van dienstverlening en producten kan verhogen. Maar de kwaliteitsmanagement-methode omvat volgens dr. Deming, de grote man achter de PDCA, veel meer.

Belangrijke principes zijn bijvoorbeeld: heldere doelen formuleren en effectief leiderschap. Dan gaat het niet meer louter om het verminderen van fouten in het productieproces, hoewel dat natuurlijk nooit verkeerd is. Het gevaar daarbij is namelijk dat een kwaliteitscirkel PDCA alleen gebruikt wordt voor het effenen van het pad van efficiency: de dingen juist doen. Maar het pad van effectiviteit is ook zeer relevant: de juiste dingen doen.

Meer weten over PDCA? Schrijf u vandaag nog in voor de unieke masterclass PDCA!

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met pdca is ingrijpend (verandermanagement) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15