Ontwerpen van complexe en dynamische processen | Opinie

Ontwerpen van complexe en dynamische processen

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Vraag naar flexibiliteit neemt toe

Je bedrijfsomgeving wordt steeds complexer en je informatiebehoeften worden fijnmaziger. Medewerkers willen meer regie over hun eigen werk en nieuwe IT mogelijkheden zoals cloud en big data toepassingen eisen strategische aanpassingen. Dat vraagt in toenemende mate flexibiliteit en wendbaarheid in afstemming op de omgeving. Hiervoor is een meesterschap nodig in andere vormen van denken en uitvoeren om de inrichting van de bedrijfsvoering om deze complexiteit inzichtelijk te maken. Processen worden daarmee dynamischer en complexer.

Het resultaat?!

De omgevingsvariabelen zoals aard van de klantvraag, volume, variabiliteit en variëteit daarin, hebben invloed om de procesgang en de relaties tussen de activiteiten. Een schematisch voorbeeld van de dynamiek en complexiteit van een procesgang is hieronder weergegeven. Bedenk daarbij dat er ook nog eens meerdere wijzigingen per maand hierop kunnen plaatsvinden. Hoe ga jij dit proces bijhouden? Hoe houd je hier grip op?

Omgevingsvariable van de procesgang

Figuur: dynamiek en complexiteit van een procesgang

Hoe verder met complexe en dynamische processen

De complexiteit schuilt dus steeds meer in het grote aantal activiteiten en het grote aantal mogelijkheden. Dit betekent dat je afhankelijk van een gebeurtenis of activiteit apart moet bepalen hoe je dit afgehandeld wilt zien. Denk aan normen of regels die hierin een rol kunnen spelen (overheid, financiën, zorg etc.).

Het dynamische karakter is niet alleen afkomstig van de snel veranderende omgeving maar ook van de steeds wijzigende paden die voor ieder geval afzonderlijk bewandeld moeten worden. Tot slot is bij een groot aantal mogelijkheden en regels meestal ook het aantal wijzigingen in de te hanteren regels groot. Door wijzigingen in wet- en regelgeving of door veranderingen in het werkaanbod ontstaan er nieuwe regels rondom de te volgen processtroom.

Complexdynamische processen?

Zo lijken processen en processchema’s steeds meer te veranderen in complexdynamische processen met een grote invloed op je procesarchitectuur.

“Complexdynamische processen zijn processen met een groot aantal mogelijke activiteiten, waarbij een groot aantal alternatieve relaties tussen de activiteiten bestaat die tijdens de uitvoering van het proces kunnen wijzigen op basis van de in het proces verkregen informatie of door wijzigingen in wet- en regelgeving.”

Als het al zou lukken om een procesdiagram te tekenen voor dergelijke processen, dan zouden de wijzigingen ervoor zorgen dat het onderhoud complex en bijna ondoenlijk wordt. De sleutel ligt in de ontwerpaanpak die je kiest.

Een nieuwe ontwerpaanpak van processen

Het is duidelijk dat voor dit soort processen en omgevingen een andere ontwerpaanpak nodig is. Een aanpak waarbij je de focus moet verleggen van het gedetailleerde model van de processtroom naar vooral de losse activiteiten. Daarbij spelen de regels die gelden voor het bepalen van de stroom van een individueel geval een grote rol.

4 ontwerpstappen voor complexe en dynamische processen

Bij het opstellen van de ontwerpopdracht (of daarna) kun je mogelijk constateren dat de karakteristieken van het proces vragen om een aanpak met bedrijfsregels. Dat betekent dat je in je opdracht de bijpassende modellen en werkwijze (stappen) benoemt. Daarna stel je de proceseisen vast, want ook voor complexdynamische processen is het nodig om te weten aan welke eisen die moeten voldoen. Vervolgens ontwerp je de processtroom als verzameling van in te richten activiteiten en de daarbij geldende procesregels.

Bij dit ontwerp hanteer je de onderstaande 4 stappen:

  • Stap 1: Het opstellen van een contextdiagram. Het resultaat van deze stap is een overzicht van de betrokken processen. Hierin leg je de relevante output en input van het proces vast. Eigenlijk een eerste gestructureerde verzameling van de omgeving van het proces inclusief prestatie -en inrichtingseisen.
  • Stap 2: Het modelleren van de functionele processtroom. Hiervan is het resultaat een overzicht van de functionele activiteiten en waar mogelijk een vaste volgorde hiervan. Het is van belang om hier ook de functionele (of formele) procesregels in kaart te hebben. Een deel van de procesregels is onafhankelijk van de inrichting en wordt bepaald door wet- en regelgeving, interne regels van de organisatie of de vaste logica van het proces. Dit zijn de regels die behoren bij het functionele procesmodel. We noemen deze regels de functionele procesregels of de formele procesregels.
  • Stap 3: Het ontwerpen van de ingerichte processtroom. Deze processtroom voor een complex en dynamisch proces beschrijf je door het benoemen van de in te richten activiteiten en de daarbij van toepassing zijnde procesregels. Dit heeft als resultaat dat er een inzicht ontstaat in de in te richten activiteiten en een beschrijving van de inrichting. Een tweede inzicht heeft betrekking op de geldende procesregels. Tijdens de uitvoering van het proces maak je voor iedere casus die in het proces behandeld wordt een dynamisch uitvoeringsplan met daarin de uit te voeren activiteiten. Dit clustergewijs inrichten volgt ook een bepaalde methodiek. Maar voor nu gaat het hier te ver om daar verder op in te gaan.
  • Stap 4: Het verifiëren van de processtroom. Hierbij vergelijk je de processtroom met de proceseisen. Dit is voor een flexibel en complex proces de moeilijkste stap. Door de relatieve onvoorspelbaarheid van de processtroom en de dynamiek van het behandelplan, is het moeilijk vooraf uitspraken te doen over zaken als doorlooptijd. Toch zijn wij van mening dat je met een goed ontwerp grote verbeteringen kan realiseren.

Om je te kunnen helpen bij het opzetten van procesmanagement hebben wij een opleiding procesmanagement opgezet. Je leert hier hoe je jouw processen kan verbeteren c.q. herinrichten.

Reageer op dit artikel van Ko Achterberg

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met ontwerpen van complexe en dynamische processen (opinie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15