Onderzoek transformaties binnen de geopende black box | Stappen

Onderzoek transformaties binnen de geopende black box

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Door de black box te openen, maak je het verloop van het proces zichtbaar als een reeks elkaar opvolgende, afzonderlijke deelprocessen. Elk proces – dus ook elk deelproces – leidt tot een omzetting van input naar output. Die omzetting noemen we ook wel transformatie.

Breng transformaties in beeld

Door de transformaties in beeld te brengen, verdiep je je inzicht in het verloop van procesmanagement. Het transformeren zelf kan heel tastbaar zijn, bijvoorbeeld een voorwerp uit een stuk hout zagen. Maar er zijn ook niet-fysieke vormen van transformeren (De Leeuw, 2002), bijvoorbeeld als je uit het hoofd een analyse doet. Als je de analyse echter op papier zet, maak je het resultaat van de transformatie zichtbaar. Om je processen te kunnen beheersen, heb je waarneembare transformaties nodig.

Een voorbeeld

De productontwikkelingsafdeling stelt een functionele specificatie van een nieuw product op. Dat is de input voor het ontwerpproces. De functionele specificatie geeft alleen aan wat de functie van het product is. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat het product moet voorzien in transport voor korte afstanden. Aanvullende eisen kunnen zijn dat het transportmiddel milieuvriendelijk is en geschikt voor oudere gebruikers.

E-bike

Ontwerpers kunnen hiermee nog alle kanten op. Pas later zie je waartoe de transformatie in het ontwerpproces heeft geleid: een fiets met elektrische aandrijving (e-bike) en lage instap. Bij het opstellen van een model voor een repeterend uitvoerend proces moet je ook de transformaties in beeld brengen. Dan zie je via welke stadia (tussenproducten) het eindresultaat tot stand komt.

Procesbijdragers

Nog meer inzicht geeft het als je de procesbijdrager aangeeft. Dus laat je zien wie (welke medewerker, welke afdeling) een bepaalde transformatie realiseert en wie (welke in- of externe klant) belang heeft bij de beoogde transformaties.

Specifieke input nodig

Nog een voorbeeld. Stel dat je de systeemgrens legt bij de afdeling financiële administratie. Vervolgens bepaal je dat daarbinnen je alleen het factureringsproces wil bestuderen. Het factureringsproces heeft specifieke input nodig: adresinformatie van de klant, het aangeschafte product en gegevens over de prijs en de verzendkosten. De output is al bekend: de factuur die naar je je klanten gaat sturen.

De verzonden facturen neemt de administratie op in de lijst verzonden facturen. Nu open je de black box. De deelprocessen blijken te bestaan uit het opmaken, controleren en het verzenden van de rekening. Het beoogde effect van dit alles is uiteraard dat de klant die rekening betaalt. Om tijdens de studie deze bevindingen te noteren, stel je een transformatietabel op (zie onderstaande figuur).

Transformatietabel van het factureringsproces

Hierin maak je ook zichtbaar dat de output van een deelproces tevens input is voor een volgend deelproces.

In de geopende box zie je vijf verschillende deelprocessen van het proces Inkopen. Als modelmaker moet je nu eerst nagaan of er goede redenen zijn om de deelprocessen en/of hun volgorde aan te passen. En je gaat na of het nodig is om nieuwe deelprocessen te introduceren. In dit geval – het had anders kunnen uitpakken – zijn de bestaande deelprocessen echter ook prima te gebruiken in de nieuwe situatie. Geen reden dus om in dit stadium het model aan te passen.

Bepaal de transformaties in de gewenste situatie

Om in de ‘soll’-situatie in te kopen, moeten bepaalde transformaties in alle deelprocessen van het model worden uitgevoerd. We laten nu een tabel met transformaties zien voor de deelprocessen specificeren en selecteren (zie figuur).

Transformatietabel voor deelprocessen specificeren en selecteren

Op dezelfde manier kun je de transformaties voor de overige deelprocessen aangeven, te weten: contracteren, bestellen en bewaken.

Wijs de transformaties toe aan procesbijdragers

De verschillende transformaties koppel je nu aan een interne bijdrager. Of je koppelt die aan een externe bijdrager, bijvoorbeeld een toeleverancier, als dat aan de orde is. Een praktische aanpak is om de transformatietabel uit te breiden met twee kolommen voor de interne, respectievelijk de externe bijdragers. Vervolgens stel je op basis van deze informatie het procesmodel van de inkoopafdeling op.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met onderzoek transformaties binnen de geopende black box (stappen) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
3165
Trainingen & workshops
3166
Deelnemers opgeleid
3167
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
3168
Kantoren
3
Jaar ervaring
14