Meten is weten? Effectief besturen in 3 stappen | Opinie

Meten is weten? Effectief besturen in 3 stappen

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Bij veel organisaties houdt het op bij een meetplan. Maar zodra een meetplan met daarin een overzicht van de afspraken over wat er wordt onderzocht en hoe dit gebeurd is afgerond, pas dan kunnen we gaan meten. Dat levert meetgegevens op die op hun beurt worden verwerkt tot indicatorwaarden. Maar om die waarden op zich gaat het natuurlijk niet.

Het gaat om de effectieve besturing

Meten is weten? Effectief besturen in 3 stappen

Wat wij met indicatoren werkelijk willen bereiken, is een effectieve besturing van de organisatie. In de Organisatiecockpit branden groene lampjes als alles in orde is. Als een prestatie niet aan de gestelde eisen voldoet, licht een rood lampje op. De indicator geeft het signaal dat er moet worden gehandeld, maar echter niet hoe dat moet gebeuren. Daarvoor moeten we leren de indicatoren te hanteren: hoe bij te sturen als een indicator rood oplicht? Dat bepalen we zelf.

Hoe verbeter je indicatoren?

Vóór de organisatie met behulp van indicatoren echt kan worden bestuurd, moet de indicator eerst een tijdje ‘warm lopen’. Een indicatorenset is niet direct ‘volwassen’. In het begin zal het instrumentarium van indicatoren waarschijnlijk kinderziektes vertonen. Van tijd tot tijd stellen we daarom aan de hand van onze ervaringen de set indicatoren bij. Zo kunnen we steeds meer profijt hebben van onze indicatoren. We kunnen die ‘groei’ in drie grote stappen weergeven: opstarten, beheersen en verbeteren.

Stap 1: Opstarten is routine verkrijgen

Wie met indicatoren wil werken, moet zich eerst de ‘drill’ eigen maken. Het gaat erom dat de informatie periodiek en volgens een vast schema op tafel komt. Daarbij worden geleidelijk aan de aanvankelijk nog grote schommelingen van de gemeten waarden goed zichtbaar. Het hoeft geen verbazing te wekken dat dit proces nog onbeheerst is. De leiding accepteert dat nog even, maar hamert erop dat de gewenste informatie met vaste regelMeten is weten? Effectief besturen in 3 stappenmaat wordt geproduceerd. Wanneer een duidelijk ongunstige trend wordt waargenomen, wordt uiteraard wél actie ondernomen. We kunnen het opstarten vergelijken met een hoogspringer die zijn sprongen wil verbeteren. Hij zal eerst moeten leren op een handige manier de hoogte van zijn sprongen te meten. Hij moet leren de meetlat af te lezen.

Stap 2: Beheersen is goed/foutzones duidelijk maken

‘Beheersen’ is het binnen bepaalde marges brengen en houden van het proces door het aanbrengen van regelgrenzen. Dit zijn boven- en ondergrenzen. In dit stadium is er sprake van indicatoren in de ware zin. In de eerste fase werd alleen nog maar een trend zichtbaar gemaakt. Door de toepassing van een bandbreedte wordt de meetwaarde gekoppeld aan een groene zone (goed) en één of meer rode zones (fout: bijstellen is nodig). De gemeten waarden moeten in de groene zone liggen. De vergelijking met de hoogspringer gaat ook op voor het beheersen. Om mee te kunnen doen met de Olympische Spelen zal hij moeten voldoen aan de door het IOC gestelde minimale seizoensprestatie. De beheersing schuilt in het standaardiseren van de aanloop en het optimaal gebruiken van de afspringplaats.

Stap 3: Verbeteren is hogere streefniveaus realiseren

Als men het bedrijfsproces beheerst (’in de vingers heeft’), ontstaat vanzelf de behoefte om betere prestaties neer te zetten. Dat kan door de norm significant hoger te stellen of door de tolerantie te verkleinen. Het kan zin hebben om de norm in een streefsituatie te vertalen, ook als men weet dat deze in de praktijk nog niet haalbaar is. Hiermee houdt men het besef levend dat men thans nog niet goed genoeg presteert in de ogen van de klant. Na enige tijd zal de leiding dan beseffen dat ingrijpender maatregelen nodig zijn om de gewenste prestatie wel te kunnen leveren. Ook de hoogspringer zal zijn meetlat steeds hoger willen leggen. Zijn uiteindelijke doel kan het breken van het wereldrecord zijn. Voor de springer is het bestaande record de streefwaarde, ook als die hoogte voor hem nu nog niet reëel mogelijk is.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met meten is weten? effectief besturen in 3 stappen (opinie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15