Werken met onvervalste KPI’s voorkomt cascade van ellende

Naast het SMART maken van je prestaties is het ook zaak om ondubbelzinnig vooraf vast te stellen naar welke indicatoren je gaat kijken om de prestaties te meten. SMART meten is één, maar twee is: wat gá je nu eigenlijk SMART meten? Je kunt niet alles meten en ook niet overal tegelijkertijd op sturen. In deze blog benadrukken we hoe belangrijk het is om de juiste KPI’s te kiezen.

Onvervalste KPI’s werken als een vergrootglas. Het zijn cruciale signalen die je snel en steeds wilt kunnen waarnemen en waarop je direct kunt ingrijpen als deze onder een bepaalde drempelwaarde zakken of juist boven een bepaald maximum uitstijgen.

We spreken over onvervalste KPI’s wanneer deze indicatoren wezenlijk zijn voor het soepel laten doorlopen van je belangrijkste werkproces. Je herkent echte KPI’s doordat ze – wanneer ze buiten de vastgestelde bandbreedte beginnen te vallen – zorgen voor een cascade aan ellende in je organisatie. Lees ook: De 7 kenmerken van onvervalste KPI’s.

Praktijkvoorbeeld

Bij een vliegmaatschappij gaat het bijvoorbeeld om het aantal minuten dat een vliegtuig te laat aankomt. Dat is cruciaal om op te sturen. Waarom? Als dat proces niet goed loopt, lopen er heel veel andere processen daarna ook in de soep en ontstaat er heel veel “rework”. Zo gaan steeds meer passagiers hun aansluitende vlucht missen, houd je onnodig een gate bezet, of dient een hele grondploeg zich te verplaatsen naar een andere gate.

Kortom: je personele bezetting loopt na verloop van tijd verder en verder in het honderd, je klanttevredenheid van de mensen in het vliegtuig én alle mensen die staan te wachten op dit vliegtuig gaat omlaag. Je boet in op de rest van het meest efficiënte vluchtschema voor dat vliegtuig. Ook komen onder meer schoonmaak, bevoorrading, tanken en boarden van de volgende passagiers in het gedrang.

KPI’s zijn het perfecte waarschuwingssysteem

Onvervalste KPI’s vormen dus de motor en zijn verantwoordelijk voor het rendement van jouw bedrijf en je klanttevredenheid. Je kunt op deze KPI’s, juist doordat ze zo concreet zijn, ook sturen. Hoe een KPI scoort, is objectief vast te stellen en is maar voor één uitleg vatbaar.

Daarnaast vormen KPI’s dus een perfect early warning system. Hierdoor komt voor iedereen vroegtijdig in beeld waar en wanneer bijsturing echt vereist is. Dit signaal komt door vóórdat het te laat is.

Zes redenen om te werken met KPI’s

  1. KPI’s geven direct zicht op de prestaties in de kern van je businessmodel.
  2. Je gaat met KPI’s nadenken over wat je meest essentiële bedrijfsprocessen zijn.
  3. KPI’s verwijzen naar precies die gebeurtenissen die het meest cruciaal zijn.
  4. KPI’s geven keiharde sturingsinformatie en zijn beperkt in aantal.
  5. KPI’s zorgen er zo voor dat iedereen zich bewust blijft van de focus van het bedrijf.
  6. Ze zorgen daarnaast voor een waardevolle datastroom die ook weer als input dient.

Vanaf het moment dat je leert waar het werkelijk om draait en wat er werkelijk aan de hand is, moet je niet bang zijn om je KPI’s en je gezamenlijke doelstellingen verder uit te werken. En natuurlijk daar waar nodig aan te passen.

Zo kan een uitzendbureau beginnen met de doelstelling om uitzendkrachten te werven, maar als de markt zich anders begint te gedragen, is het alleen maar slim als zij haar doelstelling verandert. Dan wordt de nieuwe doelstelling bijvoorbeeld om minimaal 80 procent van de uitzendkrachten die zijn aangesloten ook daadwerkelijk aan het werk te houden. Hiertoe gaat ze nieuwe indicatoren vormgeven, bijvoorbeeld het aantal plaatsingen per week bij grote nieuwe bedrijven en instellingen, waardoor het uitzendbureau verzekerd is dat hun krachten ook geplaatst gaan worden.

Tot slot: een gewetensvraag

In hoeverre doen jullie aan triple loop learning? Hoeveel spreekwoordelijke bandjes plakken jullie in je organisatie, voordat je de scherven van de weg gaat vegen? Hoeveel binnenbanden moet je vervangen voordat je besluit om het gesprek aan te gaan met de kroegbaas over de hoeveelheid glasscherven op de openbare weg naast zijn terras?

Over Passionned Group

Logo Passionned Group, de specialist in performance management & KPI vraagstukkenPassionned Group (sinds 2004) is de KPI-specialist die organisaties helpt om substantieel slimmer te werken. Onze gepassioneerde consultants staan je graag met raad en daad terzijde bij de vraagstukken rondom sturing en key performance indicators.

neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met de kracht van kritieke prestatie indicatoren (6 redenen voor kpi's) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
11921
Aantal trainingen & workshops
11922
Aantal deelnemers opgeleid
11923
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
11924
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14