Goede indicatoren stimuleren tot verbeteren en topprestaties

Indicatoren stimuleren tot topprestaties

Geschreven door

Ga aan de slag met indicatoren stimuleren tot topprestaties, gebruik KPI's als hefboom.

Boek De cockpit

Wat maakt meten zo belangrijk?

Louis van Gaal heeft als coach veel gewonnen en gepresteerd. Zijn visie op het verbeteren van sportprestaties vertoont grote analogie met dat van de PDCA-cyclus. “Mijn credo is altijd geweest: analyse, uitvoering, evaluatie. Ik meet zoveel als mogelijk”, aldus Van Gaal. Wat maakt het zo belangrijk om voortdurend te meten? En waarom zou je meer energie in goede KPI’s steken? Hoe belangrijk is het voor jou om met gemeenschappelijke KPI’s en indicatoren te werken op elk niveau in jouw organisatie?

Indicatoren stimuleren tot topprestaties

Indicatoren maken een anticiperende vorm van management mogelijk. Problemen maak je snel zichtbaar door de trend vroegtijdig te signaleren. Daardoor heb je nog tijd om in te grijpen en ook tijd om de problemen op te lossen. De effecten van verbeter- en kwaliteitsprojecten maak je zichtbaar met indicatoren. Dat stimuleert tot prestaties en motiveert om het beter te gaan doen. Daarmee kunnen de indicatoren ook helpen het hoofd helder te houden door de vragen:

  1. Leveren onze projecten echt op wat ze op moeten leveren?
  2. Wegen de resultaten op tegen onze inspanningen?

Hanteer de indicator als kompas

indicatoren-stimuleren-tot-topprestatiesIndicatoren stimuleren door er een uitdaging in te zien. Niet door elkaar met de uitslagen om de oren te slaan. Uiteraard mag je wel met behulp van de indicatoren de geleverde prestatie bespreken. Dat moet echter met zorg gebeuren en de indicatorwaarde moet beïnvloedbaar zijn. Met indicatoren is het dus zorgvuldig balanceren. Gaandeweg wordt de indicator het kompas waarop je kunt koersen.

Blijf weg van de waan van de dag

De basis voor werkelijke prestatieverbetering ligt in het bewust worden van de noodzaak om het gewoon beter te doen. Veel organisaties zijn sterk gericht op de dagelijkse operatie. Als het minder gaat, zoeken zij de oorzaken van de afnemende resultaten vaak niet binnen de organisatie, maar er buiten. Onbewust weten ze heel goed waar de knelpunten zitten, maar in de drukte van alledag komt men er niet toe afstand te nemen van de operatie en de interne mogelijkheden tot verbetering te overdenken.

Juist in deze gevallen vormen prestatie-indicatoren een interventiemechanisme om organisaties bewust te maken van de huidige inefficiënties. En zo vind je de oorzaken van de afnemende resultaten. De indicatoren bevestigen dat wat je vaak onbewust wel weet. Eenmaal kwantitatief uitgedrukt, wordt het ineens heel concreet. Het weergeven van de ontwikkeling in de tijd of het vergelijken met anderen versterkt dit resultaat.

Zoek de oorzaken voor matige prestaties dicht bij huis

We illustreren dit met een praktijkvoorbeeld ontleend aan Hoppenbrouwers (2002). Hij stelt dat het inzichtelijk maken van prestatie-indicatoren in de transportsector vrijwel zonder uitzondering eerst tot verbazing leidt. Waarom? Omdat de situatie veelal ernstiger is dan men had verwacht. Nadat men zich heeft overtuigd van de juistheid van de meting, komen organisaties met tal van externe oorzaken die de huidige prestatie kunnen verklaren.

Maar langzamerhand worden mensen zich steeds bewuster van een aantal interne oorzaken. Zeker in een gezamenlijke discussie met verschillende lagen uit de organisatie en uiteenlopende disciplines. Dan komen geleidelijk aan ook intern beïnvloedbare oorzaken naar voren. Juist in deze fase is het belangrijk om niet elkaar te beschuldigen van matige prestaties, maar te blijven focussen op de gezamenlijke doelstellingen: het verbeteren van de prestaties.

Case: prestatie-indicatoren maken zaken zichtbaar

indicatoren-stimuleren-tot-topprestaties-containerEen internationaal opererende transportonderneming is de laatste jaren sterk gegroeid door enkele overnames in Nederland, België en Duitsland. Na de overnames bleven de nieuwe vestigingen telkens autonoom doorgaan. Ze maakten wel afspraken over verrekenprijzen bij onderling uitbesteden. Alhoewel de onderneming al eerder had overwogen om de afzonderlijke vestigingen ook fysiek samen te voegen, was deze stap nooit gezet. De prestatie-indicatoren maakten zichtbaar en concreet wat velen binnen de organisatie al wisten. De werkelijke samenwerking bleek zelfs nog minder dan men had verwacht.

Van zichtbaarheid naar actie

In eerste instantie leidde dit bij de vestigingsmanagers tot verdedigende reacties zoals:

  • de onderlinge verrekenprijzen zijn te hoog
  • de andere vestigingen bieden niet de gewenste flexibiliteit
  • de opdrachtgever zou (interne) uitbesteding niet accepteren
  • we hebben geen zicht op elkaars ritten

Uiteindelijk bleek dat ze de samenwerking alleen optimaal konden benutten door de vestigingen fysiek te integreren. De onderneming besloot de vestigingen die in hetzelfde geografische gebied opereerden te integreren, zowel financieel als fysiek. Dit leidde binnen korte tijd tot een sterke reductie van het aandeel ‘leegrijden’ en hierdoor ontstond een efficiencyverbetering in de operatie.

Nieuwe ideeën voor verbetering

Het bedenken van verbetermaatregelen is meestal veel eenvoudiger dan de bewustwording van de knelpunten. Als je eenmaal over de drempel van de bewustwording bent, ga je de matige resultaten bespreekbaar maken. En dan blijken binnen de organisatie ineens tal van ideeën voor verbetering te leven. Sommige daarvan komen direct in de discussie naar voren. Opvallend genoeg soms al aardig doordacht. Vaak hebben de betrokkenen ook even tijd nodig om de resultaten te laten bezinken en hun ideeën verder te laten uitkristalliseren.

Gebruik de KPI’s als hefboom

KPI's + Verbetercyclus = in beweging komenIndicatoren kunnen als een soort hefboom fungeren om verbeteringen in te zetten. De PDCA-cyclus is een krachtige verbetermethode om continu verbeteren in jouw organisatie in te bedden en deze vast te houden. De vier letters staan voor Plan Do Check Act, een steeds maar weer terugkerende cyclus. Zodat elke dag je processen een beetje verbeteren. Bovendien leg je hiermee een stevige basis voor vernieuwing.

Door consequent en met grote regelmaat de vier stappen te doorlopen, is gerichte bijsturing van beleid en procesoptimalisatie eenvoudig mogelijk. En juist in de stappen Check en Act moet het gebeuren. Hier vergelijk je de uitvoering met onder andere Key Performance Indicatoren en daaronder liggend indicatoren met je doelstellingen in de plannen of beleidsvoorschriften. Indicatoren fungeren dus als hefboom om jouw verbetercycli in beweging te zetten.

De waarde van goede indicatoren?

Samengevat zijn indicatoren van groot belang voor je:

  • Ze maken zaken zichtbaar en stimuleren tot prestaties en motiveren om het beter te doen.
  • Ze hebben een uitdagende invloed en zijn beïnvloedbaar.
  • Ze zorgen voor bewustwording, zodat verbeteringsmaatregelen bedacht gaan worden.
  • Ze vormen een interventiemechanisme om te ondernemen.
  • Ze fungeren als hefboom voor continu verbeteren.

Aan de slag met goede indicatoren?

Neem nu contact met ons op om met een van onze adviseurs van gedachten te wisselen over hoe KPI’s in combinatie met PDCA het beste en snelste in jouw organisatie kunnen gaan werken.

Neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met goede indicatoren stimuleren tot verbeteren en topprestaties of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,8
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15