In stappen naar een operationeel informatieplan | Uitleg

In stappen naar een operationeel informatieplan

Geschreven door

Voordat je een goed informatieplan kan opstellen zal je eerst een aantal stappen consequent moeten doorlopen.

Opleiding Procesmanagement

Je moet een aantal stappen consequent doorlopen, voordat er een goed informatieplan op tafel ligt. In deze reeks artikelen verduidelijken we de juiste aanpak door de volgende vier stappen om tot een informatieplan te komen onder de loep te nemen:

In stappen naar een operationeel informatieplanStap 1: Bestudeer het bestaande proces.
Stap 2: Stel een procesmodel op van de gewenste situatie.
Stap 3: Bepaal de zoekvelden.
Stap 4: Stel het informatieplan op.

Het informatieplan bevat de informatiebehoefte om de procesprestaties goed te kunnen sturen. En daar was het om begonnen. Want hiermee kan je organisatie de conceptuele spiraal opstarten om je proces te gaan optimaliseren.

Stap 1: Bestudeer het bestaande proces

Elke organisatie bestaat uit een bonte verzameling processen. Sommige bedrijfsprocessen lopen goed, andere verlopen minder goed. De processen lokken bedrijfsactiviteiten uit die waarde toevoegen. Er ontstaat hierdoor output waarmee je je klanten kan bedienen en waarmee je je inkomsten genereert. Het managen – en daarmee het continu beoordelen van het verloop van deze processen – is de sleutel tot het succes van de hoog presterende organisatie.

Kies het te bestuderen proces

Welk proces gaan je bestuderen? Deze vraag dwingt tot een keuze. Een proces is ‘een set gerelateerde activiteiten’. We spreken ook wel van ‘transformaties’. Als gevolg van de transformatie verandert de procesinput tijdens de doorvoer van plaats, stand, vorm, afmeting, functie, eigenschap of enig ander kenmerk (In ’t Veld, 1998).

Transformaties vinden plaats in elke set gerelateerde activiteiten, onafhankelijk van omvang of schaalgrootte. Onder het begrip ‘proces’ vallen dus zowel grote als kleine processen. In de praktijk lossen we dit op door te spreken over hoofdprocessen, processen, deelprocessen en activiteiten.

De organisatie kan je beschouwen als een systeem. Afdelingen werken samen en maken gebruik van kleine en grote processen om het doel van de organisatie te realiseren. De afdeling zelf is echter ook een systeem. Zo ook het team binnen de afdeling. Hier ligt dus een afbakeningsvraag.

Om efficiënt een informatieplan op te stellen, moet je van tevoren bepalen wat de grenzen van het systeem zijn dat je wilt bestuderen. Oftewel: door vast te stellen welke processen worden meegenomen in de studie, bepaal je tevens de grens van het te bestuderen systeem.

Onderscheid primaire en ondersteunende processen

Bij het uitvoeren van een processtudie maak je onderscheid tussen primaire en ondersteunende processen. Processen die rechtstreeks leiden tot het leveren van producten en diensten aan de klant van de organisatie vormen het primaire proces van de organisatie.

Behalve primaire processen heeft een organisatie ondersteunende processen, zoals de administratie voeren of personeel aantrekken. Ondersteunende processen maken geen deel uit van het primaire proces. In het operationeel informatieplan leg je de link met het primaire proces. Immers, het primaire proces bepaalt voor een groot deel de klanttevredenheid. In dat proces voegt de organisatie namelijk waarde toe aan de input.

Soms wil je juist de ondersteunende processen bestuderen en modelleren. De methodiek hiervoor is hetzelfde.

Bij het opstellen van een nieuw model van het primaire proces bepaal je welke input (materialen, middelen) nodig is en wie wat doet (mensen). Daarnaast leg je vast welke relaties het proces met de omgeving onderhoudt en welke waarde het proces moet toevoegen (resultaat). Daarom kunnen we nu ook spreken over een systeemmodel in plaats van over een procesmodel.

Om het primaire proces te beheersen, is het niet voldoende om alleen het model op te stellen. Er is nog een extra inspanning nodig. Je moet namelijk ook bepalen welke informatie je voor de procesbesturing in de cockpit moet opnemen. Hiervoor zijn, zoals eerder is aangegeven, twee stappen nodig. Eerst stel je het informatieplan op om de zoekvelden te bepalen, en daarna het meetplan. In dat plan beschrijf je welke indicatoren je opneemt in de Organisatiecockpit om te weten of je in de zoekvelden vooruitgang boekt.

Naar stap 2: Stel een procesmodel op van de gewenste situatie.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met in stappen naar een operationeel informatieplan (uitleg) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15