Lukt het zorgbedrijven om de cyclus aan de praat te krijgen?
Elke week belichten we een branche hoe die omgaat met de PDCA cyclus. In dit eerste artikel gaan we in op resultaten van recent onderzoek binnen de gezondheidszorg. Binnen die sector is de PDCA cyclus niet onbekend. De HKZ certificering stelt het verplicht, maar lukt het zorginstellingen om de cyclus draaiende te krijgen?
Dwarsdoorsnede gezondheidszorg
De grafiek lezen
Hoe moet je deze grafiek nu lezen? Bij ‘plan’ gaat het over het opstellen van normen en targets. In de ‘do’ stap gaat het om informatie consequent gebruiken voor analyse en actie, verbetering en innovatie. Bij ‘check’ gaat het om elkaar aanspreken op positieve en negatieve prestaties en het communiceren met elkaar over de cijfers. Bij ‘act’ gaat het om het periodiek bijstellen van de normen en targets.
Slechts 10% doorloopt alle stappen
De grafiek geeft aan hoeveel procent van de zorginstellingen de afzonderlijke stappen uitvoeren. Maar er staat niet hoeveel procent van de zorginstellingen alle vier de stappen consequent uitvoeren als een cyclus. Uit de analyse van de resultaten blijkt dat ‘slechts’ 10% van de zorgorganisaties alle vier de stappen aansluitend op elkaar doorloopt.
Een beeld
Dat ‘slechts’ 10% van de zorgbedrijven alle stappen consequent doorloopt lijkt laag. Maar als je weet dat de hoogste score 19% bedraagt (branche handel en reparatie) en de laagste 3% (overheid) dan ga je er anders naar kijken. De cijfers uit het onderzoek geven een beeld van de zorg die nog weinig planmatig werkt. Logisch dat ze dan ook normen en targets niet regelmatig bijstellen, want die zijn er nauwelijks.
Gezien het relatief hoge percentage uitvoering (do), zie je dat ze stuurinformatie wel analyseren. En zo lijkt het erop dat ze relatief veel doen met informatie, maar ze kunnen die nergens aan ophangen. Denk dan aan de strategische doelstellingen en plannen. Je zou kunnen zeggen: op de werkvloer doet men maar wat, in relatie tot verbetermanagement.
Dat is natuurlijk erg kort door de bocht en zo zwart-wit zal het niet altijd zijn. Het komt wel overeen met een cultuur van ‘handen aan het bed’. Dat daarop een hoog percentage check volgt is dan ook weer logisch. Als je cijfers niet kan koppelen aan plannen ontstaat er natuurlijk veel discussie. Bijvoorbeeld over de betekenis ervan en wat je er mee aanmoet.
Een advies
De zorg zou wat meer planmatig kunnen gaan werken. Dat heeft als voordeel dat de uitvoering (do) meer in lijn komt met de strategie en doelstellingen. En daarnaast zijn er minder ‘checks’ nodig. Het ligt dan voor de hand dat je normen en targets regelmatig gaat bijstellen, je ambitie gaat verhogen. De zorg kan zo slimmer gaan werken en sturen en meer tijd overhouden voor contact met de patiënt.
Pas PDCA toe binnen je eigen organisatie
In de masterclass PDCA besteden we aandacht aan de inrichting van de PDCA cyclus binnen zorgorganisaties, procesmanagement, KPI’s en gedrag. Het onderzoeksrapport geeft inzicht in de belangrijkste do’s en don’ts voor een geslaagde invoering van de PDCA cyclus. Het PDCA verbeterteam van de Passionned Group staat voor je klaar om jou te ondersteunen bij vraagstukken op dit vlak. Door opleidingen en gerichte consultancy kunnen we je verder helpen.
Reageer op dit artikel van Daan van Beek