Focus op het gezamenlijke doel | Continu verbeteren

Focus op het gezamenlijke doel

Geschreven door

Gepassioneerde mensen alleen zijn niet voldoende om de concurrentieoorlog te winnen, focus samen op verbetering.

Continu verbeteren

Zwem mee met de stroming

De beproefde businessmodellen, zoals veel organisaties die sinds jaar en dag gebruiken, staan zwaar onder druk. De markt verandert razendsnel en daaraan moet elke organisatie zich adequaat kunnen aanpassen. Wendbaarheid van de gehele organisatie is nodig om mee te kunnen zwemmen met de stroming. “Go with the flow” vraagt alertheid, maar vooral focus.

Passie alleen is niet genoeg

In mijn vorige blog gaf ik al aan dat passie een grote rol speelt bij het bepalen van de missie en strategie. Als je dit als team doet, en iedereen vanuit zijn of haar eigen passie samenbrengt, ontstaan meestal de beste plannen. Gepassioneerde mensen alleen zijn echter niet voldoende om de concurrentieoorlog te winnen, want een plan moet iedereen ook daadwerkelijk op ieder detail goed oppakken. Er moet focus op liggen, anders ontstaan er bottlenecks.

Praktijkcase: een transportonderneming

Onlangs hebben we een transportondernemer mogen helpen die zijn rendement en klanttevredenheid omhoog wilde brengen. De bottleneck die hij aanwees was de afdeling Planning. Na onafhankelijk onderzoek door ons bleek echter dat de problemen zich niet alleen op de planningsafdeling voordeden. De oorzaak lag dieper. Zo kwam naar voren dat de verschillende afdelingen niet goed samenwerkten.

Volg de doelen gezamenlijk op

Bij deze ondernemer werd vanuit de afdeling Financiën een budget opgesteld, zonder de afdelingen hierbij te betrekken. De afdeling Planning gaf aan dat de lat veel te hoog lag, omdat de afdeling Financiën geen rekening hield met de vakanties van de chauffeurs in de te realiseren, geprognosticeerde omzet. Het doel was dus veel te hoog gesteld, het was onrealistisch en werd daardoor onbereikbaar.

Verder gaf de planningsafdeling aan dat het bedrijf meer omzet zou kunnen genereren als er meer retourvrachten zouden zijn. Een actiepunt voor de afdeling Verkoop, die vervolgens de belofte deed om in een half jaar tijd meer gerichte acquisitie te plegen met als doel om het aantal retourvrachten te verhogen. Verder was de afspraak dat de HR-adviseur een regeling zou treffen voor de overuren die de chauffeurs maken.

Terugkoppeling op deze acties bleef helaas achterwege. Het gevolg was dat de chauffeurs niet bereid waren om een stuk om te rijden voor het oppikken van een retourvracht. Verder hadden de chauffeurs al regelmatig aangegeven dat de wachttijden bij een aantal klanten wel heel hoog opliepen. Ook dit zou met de klanten worden besproken… Kortom: er werden SMART-doelen gesteld en concrete afspraken gemaakt. Men verzuimde alleen om regelmatig terugkoppeling te geven en daadwerkelijk actie te ondernemen om zaken bij te sturen. Alles bij elkaar heeft dat uiteindelijk negatieve gevolgen gehad voor de omzet, maar ook voor de klanttevredenheid.

Eilandjescultuur is funest

De bottleneck zat dus niet in één afdeling, maar in het feit dat er niet voldoende werd samengewerkt en gecommuniceerd. Dit zijn herkenbare patronen binnen veel organisaties, die leiden tot een eilandjescultuur en koninkrijkjes. Het verbeteren van de prestaties begint bij het veranderen van het gedrag van de mensen. Dit zijn de sleutels voor een beter rendement en een hogere klanttevredenheid. Hoe staat het met de passie van de medewerkers op de afdelingen? Waar liggen hun sterktes? Laat de ondergesneeuwde dromen weer tot leven komen, zodat iedereen vanuit zijn of haar eigen kracht kan bijdragen aan het verbeteren van de gestelde doelen.

Vertaal de strategie naar de operatie

Met medewerkers die passie hebben voor het verbeteren van de samenwerking hebben we een Focusteam gevormd met vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen, zoals een planner, een chauffeur, de controller, de HR-adviseur, een verkoper en de (interim) ICT-manager. Met dit team zijn we gaan focussen op het eerste belangrijke te realiseren resultaat: het omhoog brengen van het percentage ritten met een retourvracht met 15%. In het wekelijkse overleg bij het scorebord zijn elke week de acties uitgezet, de taken verdeeld en is benodigde stuurinformatie bepaald en is de voortgang bewaakt.

Mooie resultaten smaken naar meer

Na twee maanden consequent overleg bij het scorebord wist het team de doelstelling van 15% te bereiken. Door de wekelijkse gestructureerde bijeenkomsten kwam het plezier bij het team weer terug. Iedereen was opeens bereid om bij te dragen aan de gezamenlijke doelen. Zo is dit team steeds vaker en sneller verbeteracties gaan uitvoeren. Nadat het eerste belangrijke doel was gerealiseerd, kreeg het team steeds meer vertrouwen in de samenwerking en heeft het de verbetering van de klanttevredenheid als volgend belangrijk doel gesteld. De ondernemer op zijn beurt heeft tijdens het traject geleerd hoe hij zelf voeding kan blijven geven aan het op gang houden van het verbetersysteem. Zo realiseerde hij zelfs een versnelling van de continue verbetercirkels, door dagelijks de beschikbare data te analyseren en te delen met het Focusteam.

Laat je inspireren

In het boek: Datacratisch Werken geeft auteur Daan van Beek tal van tips hoe je aan de slag kunt gaan met resultaatgerichte, duurzame verandering door gebruik te maken van data. Ter inspiratie geven wij er hier zes:

  1. Bepaal normen en targets op je KPI’s.
  2. Evalueer regelmatig de scores.
  3. Stel scores bij.
  4. Gebruik data en informatie consequent voor analyse en actie.
  5. Gebruik data en informatie doelbewust om te verbeteren en te innoveren.
  6. Informeer en betrek de werkvloer hier continu bij.

Wil je jouw organisatie ook wendbaar maken? Neem vrijblijvend contact op met Annemieke Post voor een gesprek.

Reageer op dit artikel van Annemieke Post

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met focus op het gezamenlijke doel (continu verbeteren) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
11151
Trainingen & workshops
11152
Deelnemers opgeleid
11153
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
11154
Kantoren
3
Jaar ervaring
14