Een procesmodel opstellen van de gewenste situatie

Procesmodel van de huidige situatie

Het procesmodel uit stap 1 betreft de huidige situatie; de ‘ist’-situatie. In dit simpele model zie je een keten van processtappen. Het verband tussen je processen maak je zichtbaar door de belangrijkste transformaties weer te geven.

Het verloop van een proces

Het resultaat is een model van het verloop van een proces in de ‘ist’-situatie zoals de opstellers van het model dat hebben waargenomen. Een sterk punt hiervan is dat je zo een gezamenlijk beeld creëert van de processen, het verband ertussen en wie de procesbijdragers zijn. Dat zet bij de opstellers van het model de conceptuele spiraal in gang. En dat leidt eigenlijk vanzelf tot het opstellen van een model van de gewenste situatie. Zie ook Business Process Management.

Opleiding Procesmanagement

Leer hoe je procesmanagement inzet als krachtig veranderinstrument en verbeter je bedrijfsprocessen. Vertaal alle nieuwe ontwikkelingen en trends naar een concurrerende strategie, optimale processen, een nieuwe inrichting en een flexibele procesarchitectuur.

Eerstvolgende sessie: voor 29 september t/m 1 oktober 2020 aanmelden

Naar de opleiding Procesmanagement

Beslismomenten en relaties met de modelomgeving

Bij het maken van een model van de gewenste of ‘soll’-situatie gaan de opstellers het model van de bestaande situatie wijzigen, aanvullen en detailleren. Behalve de processtappen plan do check act ga je nu ook, afhankelijk van de behoefte, beslismomenten en relaties met de modelomgeving in kaart brengen. Denk hierbij aan andere processen of systemen.

Het procesmodel nog verder aankleden

Je kunt het procesmodel nog verder aankleden. Dit doe je door aan te geven welke bijdragen betrokkenen aan het proces moeten leveren. Een variant hiervan is dat je de procesflow door de verschillende eenheden van de organisatie laat zien. Zo laat het procesmodel steeds meer zaken zien die belangrijk zijn om het onderliggende systeem goed te begrijpen.

Begin met het model van de bestaande situatie en pas dat aan!

De crux is om uitgaande van de bestaande situatie een nieuwe, gewenste situatie te modelleren. In de praktijk is het soms voldoende om de input, throughput en output van de verschillende deelprocessen uit stap 1 opnieuw te definiëren. Maar meestal is er meer werk nodig. Dan maak je eerst een of meer black boxen open om daarna het model van de ‘ist’-situatie naar behoefte te detailleren.

Wie moet wat doen?

Een belangrijke mogelijkheid is, zoals we hiervoor al aangaven, om per proces nauwkeurig de interne bijdragers aan te geven: wie moet wat doen. Want zo wordt duidelijk hoe het proces in het ideale geval verloopt. Verder kun je de relaties met overige afdelingen en de buitenwereld duidelijk aangeven. Denk dan aan je toeleveranciers, de overheid en je klanten.

Lean Training Green Belt

Veel lean-trajecten behalen helaas (nog) niet de beoogde resultaten of stranden voortijdig. Na het behalen van de quick wins verslapt de aandacht. Of verbeterteams lopen aan tegen de hiërarchie in de organisatie.

Naar de Lean Training Green Belt

Het procesmodel moet worden opgeschoond met de Lean-aanpak

Ten slotte stel je een procesmodel vast dat de basis vormt voor de volgende stappen. Dan is het tijd voor ‘model make up’: het model ga je opschonen en oppoetsen bijvoorbeeld met de datagedreven lean-aanpak. Zaken zoals verspillingen of zaken die het model nodeloos complex maken, kun je beter verwijderen. Het eindresultaat is een procesmodel dat alle deelprocessen van de black box van het te bestuderen proces zichtbaar maakt. Daarnaast zie je duidelijk de transformaties en het is helder wie de interne bijdragers zijn.