De conceptuele spiraal | PDCA | Opinie | HPO

De conceptuele spiraal

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Een mentaal concept

Bij het opstellen van het operationeel informatieplan maak je ook gebruik van de conceptuele spiraal (zie figuur). Deze spiraal is een mentaal concept. Dit denkraam bevat veronderstellingen over de manier waarop mensen omgaan met systemen die zij in de praktijk tegenkomen. Er zijn drie belangrijke veronderstellingen die de pijlers van het concept vormen.

De conceptuele spiraal

  • Mensen observeren voortdurend wat er in de werkelijkheid gebeurt. En ze vergelijken en beoordelen hun observaties steeds met wat ze zelf goed vinden.
  • Uit de beoordeling komen altijd ‘mismatches’ naar voren. Als je de mismatch maar ernstig genoeg vindt, zul je uit jezelf proberen de werkelijkheid meer naar je hand te zetten.
  • Mensen zijn steeds bezig om patronen (systemen) te ontdekken waarmee ze grip willen krijgen op de werkelijkheid. Mensen zijn dus voortdurend aan het modelleren. De gevonden nieuwe patronen leiden tot een nieuw mentaal concept.

Hoogpresterende organisaties

Organisaties die goed zijn in patroonherkenning en die goed reageren op veranderingen in patronen zijn hoogpresterende organisaties (HPO’s). In een HPO is de conceptuele spiraal altijd aan het werk. En met succes. De definitie van een HPO is: een organisatie die gedurende een periode van minimaal vijf tot tien jaar beter presteert dan gelijksoortige organisaties (De Waal, 2007).

Zowel operationeel als strategisch

Een HPO heeft zowel een operationeel informatieplan, als een strategisch informatieplan. Daarom is de HPO niet alleen in staat om de uitvoering te beheersen, maar ook om de realisatie van de strategie te monitoren. In een HPO wordt veel belang gehecht aan het observeren van de werkelijkheid (BI).

Zorgvuldig gekozen prestatiemetingen

Men kijkt niet alleen goed rond, maar gebruikt ook een aantal zorgvuldig gekozen prestatiemetingen. Binnen een HPO is veel kennis aanwezig over de uitvoerende processen. De observaties en de kennis stellen de HPO in staat om gericht invloed uit te oefenen om de gewenste resultaten te realiseren.

HPO organisaties

In een HPO koppel je dus de procesresultaten voortdurend terug aan de medewerkers. En je gaat op basis van die inzichten steeds processen herinrichten met de bedoeling de prestaties te verbeteren. Maar hoe kom je aan die kennis? Het geheim zit hem in de cyclus. Elke keer dat je de cyclus doorloopt, doe je het beter dan de vorige keer. De observaties leren de HPO dat er altijd iets te verbeteren overblijft. Je leert van de ‘mismatches’.

De 3 pijlers van de spiraal

De drie pijlers van de conceptuele spiraal maken een strategisch leerproces mogelijk. Je leert niet alleen van gemaakte fouten, maar ook van mismatches met het verwachte procesresultaat. Als verwachtingen niet uitkomen, ga je nadenken over een verklaring. Met de inzichten die dat oplevert, ga je de cyclus opnieuw in, benieuwd of het nu beter gaat. Zo verzamel je kennis en inzicht.

Een nieuw proces

Als je een nieuw proces in jouw organisatie introduceert, zie je dat verbeteringen in de volgende cycli aanzienlijk kunnen zijn. Een voorbeeld. Als een onderneming voor het eerst via internet een nieuw verkoopkanaal introduceert, dan heeft dat allerlei kinderziekten. De cyclus zorgt ervoor dat je die kinderziekten snel kan verhelpen. De onderneming krijgt het verkopen via internet onder de knie en het nieuwe verkoopkanaal wordt een succes. Toch kan het nog weer beter. De conceptuele spiraal leidt ertoe dat je in elk langer bestaand proces steeds weer verbeteringen kan aanbrengen.

De systeembenadering en de spiraal

Bij het vinden van die verbeteringen spelen de systeembenadering en de conceptuele spiraal beide een rol. Het toepassen van de systeembenadering dwingt mensen om in de werkelijkheid patronen te onderkennen. Daarom vullen beide concepten elkaar aan. Dat leidt tot het volgende gedragsschema:

  • Observaties van de werkelijkheid leiden tot een beoordeling van bestaande proces- en systeemmodellen. De beoordeling is gebaseerd op de reeds aanwezige kennis en ervaring; het bestaande referentiekader.
  • Kennis en ervaring gebruik je om bestaande proces- of systeemmodellen aan te passen. Het nieuwe model wordt het referentiemodel. De werksituatie ga je nu opnieuw inrichten op basis van het aangepaste model.
  • Vervolgens observeer je de nieuwe werkelijkheid. De resultaten vergelijk je met de verwachtingen over het nieuwe model.
  • Je leert van de mismatches, past daarna het model weer aan, en richt de werksituatie opnieuw in, enzovoort.

Onderdeel van de organisatiecockpit

Dit gedragschema is ook onderdeel van het concept Organisatiecockpit. Je gebruikt het om bestaande processen die niet goed (genoeg) functioneren te verbeteren en nieuwe processen in te richten. De methode leent zich voor het optimaliseren van processen.

Uiteraard letten op kwaliteitsfouten

Bij de observatie en de beoordeling komt steeds de vraag ‘Waar moet je op letten?’ terug. Uiteraard op de kwaliteitsfouten. Maar ook op het tempo dat de doorlooptijd bepaalt. Dat zijn dus belangrijke zoekvelden en KPI’s. Voor een succesvol en nog beter procesverloop zijn echter andere zaken ook belangrijk. Want hoe kom je aan die zoekvelden en KPI’s? Dat kun je nalezen in onze KPI-bepaler.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met de conceptuele spiraal (pdca) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
3147
Aantal trainingen & workshops
3148
Aantal deelnemers opgeleid
3149
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
3150
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14