Lean processen met data | Verbind de D van Do met D van Data

Data als het nieuwe hart van de lean processen

Geschreven door

"Do zonder Data" is tasten in het duister. Hoe verbind je de D van Do met de D van Data en hoe maak je je processen Lean?

Boek 'Datacratisch werken'

Breng “Do” in lijn met “Passie” en “Plan”

Met louter gepassioneerde mensen win je de oorlog niet. Het gaat erom hoe je ze inzet. Hoe wend je data slim aan om de houding, het gedrag en het handelen van je mensen te sturen? En hoe ga je gezamenlijk toewerken naar een datagedreven continue verbetercultuur? Zo’n cultuur ontstaat alleen maar door steeds weer om betere prestaties te vragen. Het is aan de mensen zelf om op basis van alle beschikbare data te beoordelen in hoeverre ze hun passie nog volgen en of ze daadwerkelijk nog in staat zijn steeds betere prestaties neer te zetten.

Verbind de “D” van data met de “D” van Do

Wanneer de passies van de individuele medewerkers en de eerste plannen van de organisatie duidelijk zijn, dan is het logische vervolg binnen het kader van datacratisch organiseren om de D van data te combineren met de D van Do.

We zagen in mijn vorige blog al dat een valkuil van Do is dat deze Do losgezongen van de passies van mensen en losgezongen van een hoger plan van de organisatie tot stand kan komen.

Met andere woorden: mensen die vooral veel dingen gaan doen in een proces. Zonder zich de vraag te stellen wat nu het haakje is van al hun acties en handelingen met het hogere doel en plan van de organisatie. Wat is de link met de hogere waarde? Waar wil je naar toe?

Stel de waarom-vraag

In heel veel organisaties doen mensen maar wat, omdat het gisteren ook zo ging. Door de waarom-vraag te stellen en je af te vragen wat nu eigenlijk een logische vervolgactie is, kun je loskomen uit bestaande, vastgeroeste patronen.

Door te starten bij wat nu werkelijk belangrijk is (het waarom), kunnen mensen in organisaties tot andere keuzes komen dan de routine voorschrijft.

De Do is in toenemende mate niet een vaststaande activiteit die zich kenmerkt door routine, maar veel vaker een tijdelijke, experimentele stap in een cyclus van continu verbeteren.

Ga op zoek naar de “Why”

Daar waar de Do (de wat en hoe-vraag) vroeger de core business was van een bedrijf of instelling, daar draaien de kernactiviteiten nu steeds vaker om het waarom van het bedrijf. In die waarom-vraag komen de passies en de (bijgestelde) plannen tot uitdrukking.

In heel veel organisaties doen mensen maar wat, omdat het gisteren ook zo ging

Het belang van zowel de kleine als de grote PDCA

De beslissing om alleen een PDCA-cyclus in te richten op beleidsniveau en over een grote tijdspanne van een jaar, zorgt niet voor continu verbeteren of innovatie. Daar is enkel een grote PDCA-cyclus te log voor.

Als medewerkers zich daarentegen louter op hun dagelijkse verbetering concentreren in een kleine PDCA-cyclus, dan bestaat het gevaar dat je de grotere ontwikkeling uit het oog verliest.

Beide cycli, de grote en de kleine PDCA, zijn dus nodig en dan is de vraag: hoe koppel je ze effectief aan elkaar, zonder in een bureaucratie te verzanden? Een verdere uitleg, verdieping en onderbouwing van bouwsteen 6 van ons datacratische raamwerk vind je hier.

Elk organisatie is een softwarebedrijf

De Do-fase is gebaseerd op data. Elk bedrijf en elke instelling zal in de toekomst een softwarebedrijf zijn (bron: Walsh, 2014). Of mensen zich daar nu bewust van zijn of niet. Of mensen dat nu willen of niet. Dat geldt niet alleen voor bancaire instellingen, zoals Rabobank of voor commerciële organisaties zoals fietsenwinkel.nl. Dat geldt net zo goed voor gemeenten, zoals de gemeente Rotterdam, als voor instellingen in de medische zorg, zoals de case van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord treffend aantoont.

Een dienend systeem

De IT-infrastructuur die op steeds meer plekken het nieuwe hart van de bedrijfsvoering vormt, is steeds vaker een dienende infrastructuur, die zoveel mogelijk aansluit bij kenmerken van de organisatie. Zo sluiten de systemen voor data analytics bij de Gemeente Rotterdam naadloos aan op de systemen waar de gemiddelde gebruiker al mee werkte. Hiervoor is bewust gekozen om medewerkers niet onnodig aan een volledig nieuw of complex softwarepakket bloot te stellen.

Bij Rabobank is gekozen om te investeren in een data-infrastructuur om data-analyses en monitoring mogelijk te maken. Zo kan deze bank steeds slimmer en sneller commerciële beslissingen nemen. Zij wisten hoe ze de 5 principes van Lean Management moesten toepassen.

Bouw een integraal klantbeeld op

Data en datawarehouses (zie figuur 1) zorgen ervoor dat je ook een integraal klantbeeld kunt opbouwen. Tevens kun je hiermee snel data vanuit meerdere invalshoeken analyseren. Uiteindelijk maken ze het mogelijk om je organisatie te kantelen, dat wil zeggen: ze faciliteren integraal sturen en klantgericht werken. Elke medewerker heeft alle interne en externe klantdata bij de hand. Zo wordt de kans kleiner dat teams langs elkaar heen werken en zo krijg je lean processen. Zo beweeg je van een verstilde hiërarchie naar een vloeiend proces en een blijere klant.

Datawarehouse in beeld met de verschillende datastromen

Figuur 1: Datawarehouse in beeld met de verschillende datastromen.

Datawarehouses zijn de warenhuizen van de toekomst en vormen de nieuwe zekerheden waarlangs de nieuwe economie zich kan ontwikkelen. Voor welke IT-infrastructuur je ook kiest, het doel ervan is om:

  • tot een betrouwbare, integrale dataverzameling te komen
  • data-analyses mogelijk te maken (bijvoorbeeld via dashboards)
  • tot aanbevelingen en inzichten te komen om een werkproces anders in te richten

Het systeem is dienend zodra het de oren en ogen van de organisatie gaat vormen. Hierop gaan we hieronder verder in.

Data als zintuig voor de organisatie

Data is niet alleen het fact-based fundament voor organisaties die toekomstgericht zijn, maar zodra meer en meer medewerkers en teams zich laten leiden door data, krijgt datagedrevenheid op steeds meer plekken voet aan de grond en functioneert deze mentaliteit als het spreekwoordelijke zintuig van de organisatie.

Hoe meer data er voorhanden is, hoe meer de organisatie zich een beeld kan vormen van de impact van haar handelen. Via data tasten medewerkers en teams af waar ze staan, waar ze heen willen en wat dan effectief is. In die zin vormt data een soort zintuiglijke prikkeling voor de organisatie.

Hoe meer data voorhanden is op basis waarvan de organisatie haar handelen kan bepalen, des te sensitiever de organisatie in wezen is. Als je meer sensoren aan hebt staan, kun je sneller leren over de buitenwereld. Je weet eerder welke reactie handig is en welke niet.

Goede sensoren (zintuigen) met gezonde, snelle en realtime feedback loops op het systeem, zorgen ervoor dat een organisatie of lean proces zich snel en adequaat weet aan te passen.

It’s what you do in the dark, that puts you in the light

Het inrichten, uitlezen en realtime interpreteren van betrouwbare datastromen zijn daarmee hét middel bij uitstek om huidige organisaties werkelijk anders te gaan inrichten (lean) en sturen. It’s what you do in the dark, that puts you in the light.

Tips voor toepassing lean principes

Kijk bij dit alles kritisch naar de verspilling door lousy leadership. Leiders die niet goed sturen op continu verbeteren zijn niet op hun plaats in een datacratische organisatie. Bekijk ook ons artikel: 7 tips voor een datagedreven Lean aanpak.

Zorg voor Lean processen

Kortom: het is van levensbelang voor organisaties om zich snel en effectief aan te kunnen passen. Vaak duren processen te lang, heeft de automatische piloot de overhand of haperen processen juist door (handmatige) fouten.

PDCA zonder lean processen is als één stap vooruitzetten en er twee stappen op achteruit gaan. Dit geldt natuurlijk ook andersom. Bouwsteen 7 van ons datacratische raamwerk, Lean processen, is dus een essentiële bouwsteen.

Meer weten over Datacratisch Werken? Bestel dan het PDCA-handboek.

Reageer op dit artikel van Daan van Beek

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met lean processen met data (verbind de d van do met d van data) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15