Continu verbeteren: van virus naar DNA | Opinie

Continu verbeteren: van virus naar DNA

Geschreven door

Zelden worden wetenschap en praktijk gecombineerd

Er bestaan veel methodes, tools en inzichten als het gaat om continu verbeteren. Maar zelden worden deze met inzichten uit de wetenschap en praktijk gecombineerd. Te vaak kom ik nog tool- en taakgerichte implementaties tegen van bijvoorbeeld Lean, PDCA, Kaizen, Agile, Scrum, BPM, Procesmanagement en al het andere moois wat verbetermethoden en –filosofieën ons te bieden hebben.

Om nog maar niet te spreken van de vele kwaliteitsmanagementsystemen die organisaties als kip zonder kop neerzetten en bijhouden. Met grote negatieve gevolgen van dien. Resultaat blijft uit en vervolgens gaat men ‘gewoon’ weer aan het werk of nog erger ze, draaien implementaties terug. Daarnaast neemt de motivatie af omdat de systemen en methoden afleiden van het ‘gewone’ werk (denk aan de zorgsector).

Maar hoe krijgen we dan verbeteren in ons DNA?

Gewoon zoals je alles begint. Lezen, schrijven, rekenen, fietsen, auto rijden … Met vallen en opstaan, met elkaar, met een gemeenschappelijk doel, met elkaar helpen, met fouten maken, met fun … iets wat zich langzamerhand verspreidt! “Dat is makkelijk geroepen”. Nu zoveel meer is er ook niet wezenlijk over te noemen. Ofwel?

Het virus als antwoord

Een virus is een hoeveelheid erfelijk materiaal met daaromheen een eiwit mantel. Het DNA of RNA (erfelijk materiaal) infecteert levende cellen en bevat de instructies om nieuwe viruseiwitten te maken. De eiwitmantel beschermt daarbij het erfelijk materiaal van het virus en helpt bij het binnendringen van gastheercellen. Doordat virussen de uitrusting missen om zelf eiwitten te maken, hebben ze levende cellen nodig om zich voort te planten. Dit is vaak wat we willen met nieuwe initiatieven en veranderingen. Dat ze zich verspreiden als een virus en zich verankeren in het DNA van onze organisatie. Maar hoe organiseer je dat?

Hoe vatbaar is uw organisatie?

Hoe vatbaar is uw organisatie?Om een virus snel te laten verspreiden, moet het gemakkelijk kunnen overgaan van mens op mens. Gedragsmanagement, change management, social sciences hebben ons belangrijke lessen te leren. Maar ook de praktijk. Hoe hebben we in het verleden geleerd? Hoe start een nieuwe beweging normaal gesproken? Te samen met eigen ervaringen in het bedrijfsleven en ervaringen uit mijn coachingspraktijk, beschrijf ik een aantal eenvoudige uitgangspunten die je kunt gebruiken om te starten met bijvoorbeeld continu verbeteren en PDCA. Maar je kunt dit breder inzetten. Richtlijnen die het makkelijker maken om te verbeteren, veranderen en vernieuwen.

Goed voor het lichaam, slecht voor de organisatie

Maar de een is vatbaarder voor een virus dan de ander. Ofwel de ene medewerker en manager is vatbaarder voor nieuwe ideeën en werkwijzen dan anderen. In de verandermanagementliteratuur aangeduid met weerstand. Goed voor het lichaam, maar slecht voor de organisatie. Maar hoe kun je deze weerstand verlagen? Hoe kun je het voor elkaar krijgen dat mensen aanhaken bij nieuwe ideeën en gedrag kopiëren? Wat verlaagd de drempel?

In veel trainingen wordt vaak het filmpje van de ‘follower’ getoond. Hier zit een kern van waarheid in. Maar voordat iemand in beweging komt en het virus overslaat kun je al concreet aan de slag om dit te bevorderen. Je kunt een aantal voorwaarden als meetlat naast jouw vatbaarheid leggen. Daarom hieronder 10 makkelijkste manieren om de kans van slagen te vergroten dat nieuwe initiatieven en gedrag als een sneeuwbaleffect jouw organisatie-DNA doordrenken.

Zo start je met continu verbeteren als een beweging

Je kunt op 10 manieren de kans vergroten dat het nieuwe virus gaat overslaan en dat er zo een continu verbeterbeweging ontstaat. Een beweging die zich langzaam verankerd in het DNA op de werkvloer. En niet een werkwijze die met veel energie en sturing door dure managers en (interne en externe) specialisten voortdurend gecultiveerd moet worden. Heb je wel eens uitgerekend wat dit kost? De volgende 10 richtlijnen helpen je echt verder:

1. Zet een treffend toekomstbeeld neer

Allereerst en bovenal moet er een treffend toekomstbeeld zijn. Maar wat is dat? Gaan we nu praten over missie en visie? Nee en nog eens nee. De volgende richtlijnen kun je hanteren bij het voor ogen houden van een aantrekkelijke boodschap. Het toekomstbeeld moet aan de volgende 2 voorwaarden voldoen:

  • Het toekomstbeeld moet tot de verbeelding spreken. Deze moet als het ware blijven plakken bij de mensen zoals het DNA binnendringt bij de gastheercellen. Of het pakkend genoeg is, kun je gewoon checken bij medewerkers en hen vragen. Stel open vragen over het toekomstbeeld. Wat komt daarbij naar boven? En check vooral ook of er meteen praktische toepassingen boven komen drijven. De indicatie dat men al snel en eenvoudig tot waardevolle vervolgstappen komt, is vaak een goede graadmeter.
  • Het beeld moet vooral eenvoudig zijn en herkenbaar. Denk daarbij aan de wijze waarop sommige reclameslogans blijven hangen. Beter nog je moet je kunnen identificeren met dit beeld van de toekomst. Anders gaat de boodschap nooit viraal. En het moet makkelijk her-communiceerbaar zijn, zoals een mop bijvoorbeeld. En denk eens andersom, misschien kun je dit zelfs wel echt als een mop of grap viraal laten gaan.

2. Steek het in een ander jasje

2. Steek het in een ander jasjeMaak het vernieuwingsinitiatief anders. Veel gedrag van mensen is automatisch; 95% is onbewust en automatisch. Op basis van de vele prikkels die je als mens krijgt, is het de vraag in hoeverre deze het bewustzijn prikkelen. En de hoeveelheid prikkels zijn de laatste decennia bepaald niet afgenomen. Onze zintuigen nemen vooral zaken waar die anders zijn dan normaal. En vervolgens als we ze gewend zijn, dan nemen we ze minder waar. Om ons bewustzijn te kunnen richten op een nieuw initiatief moeten we ons daadwerkelijk daarop concentreren. We moeten focus krijgen en houden op dit nieuwe onderwerp. Zorg dus voor sessies en bijeenkomsten die anders zijn dan normaal. In coachingstrajecten richt ik me dan bijvoorbeeld vooral op leerstijlen die mensen normaal gesproken niet hanteren. Dit geeft vaak de mogelijkheid om eens het probleem vanuit een andere invalshoek te bekijken door dingen te doen die iemand normaal gesproken niet doet. Zo ook voor het adopteren van nieuwe bewegingen. Organiseer eens iets anders in de normale setting en bedrijfsomgeving. Een andere ruimte, een andere werkwijze, … Stimulerend voor de zintuigen!

3. Verlaag de drempel om mee te doen

Het eerste onwennige stapje moet gemakkelijk en comfortabel voelen. Zelfs als mensen geloven in het nieuwe treffende toekomstbeeld, is dat nog geen garantie dat ze daadwerkelijk mee gaan doen. Beperk de drempels en risico’s om mee te doen en stel jezelf de vraag: Is het erg als mensen beginnen om slechts “een beetje” mee te doen? Bijvoorbeeld tijdens een leuke lunchsessie zonder dat ander werk meteen opgeofferd moet worden of er zelfs toestemming geregeld moet worden.

4. Begin klein

Begin met kleine stapjes en benadruk dat fouten gemaakt mogen worden. Aansluiten bij een nieuw initiatief kan iets moois zijn. Je kunt je daarbij onderdeel gaan voelen van iets wat groter is dan jezelf. Je creëert deze ruimte door experimenteren en fouten maken toe te staan. Nadruk moet je leggen op leren en meedoen in plaats van grote resultaten. En tot slot is het belangrijk om voortgang en successen met elkaar te delen en te vieren.

5. Houd de startinspanning laag

houd-de-startinspanning-laagDoor de verwachtingen rondom de startinspanning (tijd, locatie en energie) laag te houden, wordt het gemakkelijker om mee te doen. Verlaag dus ook vooral de drempels om de eerste keer mee te doen. Zeker als het resultaat nog onzeker is, helpt dit mensen om sneller aan te sluiten. Zo ook voor nieuw gedrag bij coaching. Als mensen gaan voor het andere uiterste als nieuw gedragsdoel, zijn de resultaten vaak tijdelijk. Er moet plek zijn voor ieders eigen ‘willen’ en ‘kunnen’.

6. Sluit aan bij wat er al is

Net doen of er nog niets is aan ideeën, talenten en vaardigheden zorgt vaak voor een moeilijke start. Start eens bij initiatieven en geluiden die er al zijn in plaats van meteen hoog te mikken op eindproducten als diensten, producten, processen, innovaties, aantal verbeteringen … De beste ideeën en veranderingen liggen vaak al in de organisatiepraktijk verborgen. Ze hoeven alleen nog maar viraal te gaan.

7. Maak het praktisch

Hoe praktischer je het meedoen maakt, des te makkelijker doen mensen mee. De volgende zaken kunnen hierbij frustreren om mee te doen: procedures om aan te haken, onbereikbare of onduidelijke locaties, vage verwachtingen, onduidelijke communicatie en onvoldoende hulpmiddelen. Stuur geen lange berichten rond, maar vertel liever waar het om gaat. Laat mensen niet zelf hulpmiddelen ontwikkelen, maar zorg voor handige methoden waaruit ze kunnen kiezen (Lean, PDCA, DMAIC, …).

8. Maak plezier met elkaar

8. Maak plezier met elkaarBeweging en verandering wordt gemakkelijker als het leuk is om met elkaar aan de slag te gaan. Zoek daarbij leuke manieren om te communiceren en kennis te delen en inspirerende methoden om samen te komen. Wat vertel jij de volgende dag na een leuke bijeenkomst? Daarnaast bevordert het vaak de creativiteit en is er meer ruimte voor anders denken en doen.

9. Bevorder eigenaarschap en zelfleiderschap

Zorg dat deelnemers constant bewust zijn van hun eigen invloed en mogelijkheden om het virus te laten verspreiden en om nieuwe resultaten met elkaar neer te zetten. Elke nieuwe beweging kent formele en informele leiders en belangrijke eerste volgers. Dit soort leiderschap vraagt om luisteren, afstand nemen en feedback geven. Of dit nu gaat om denken, voelen of handelen deze opstelling is van belang om met elkaar onontgonnen bronnen van verbeteringen en innovaties te ontdekken.

Denk nog een keer terug aan zaken die je in het verleden hebt geleerd en die echt zijn blijven hangen als individu of groep. Veel van de punten hierboven kun je dan aanvinken die het mogelijk maakten een stap verder te komen.

10. Maak vrijblijvend kennis

Wanneer je nu echt wilt starten om resultaten te boeken met nieuwe organisatieverbeteringen, PDCA en procesoptimalisatie, neem dan contact op met een van onze PDCA-adviseurs voor een vrijblijvende kennismaking. We hebben veel ervaring met het starten van bewegingen. Wij zijn bevangen door dit virus!

Neem contact met ons op

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met continu verbeteren: van virus naar dna (opinie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Senior verbeterexpert

mr. LEO KERKLAAN

Senior verbeterexpert

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
7177
Aantal trainingen & workshops
7178
Aantal deelnemers opgeleid
7179
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
7180
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14