Accountancy presteert al jaren niet goed

De accountancybranche staat onder druk. Deze laat al jaren een dalende performance zien. Het brancheonderzoek van bijvoorbeeld de Rabobank ‘Accountancy – Toekomstige investeringen drukken resultaat’ schetst:

  • Concurrentie op prijs neemt toe en omzetten staan meer en meer onder druk
  • Toenemende kwaliteitseisen en verscherpt toezicht vergen extra investeringen
  • Digitalisering wordt een belangrijke randvoorwaarde voor de basisdienstverlening.

Wil je met jouw kantoor in de toekomst overleven dan zul je moeten focussen op radicale efficiency verbeteringen. Om zodoende ruimte te krijgen voor investeringen in digitalisering en innovatie van de producten en diensten.

Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg

Het samenstellen van de jaarrekening is in veel gevallen nog de kern van de dienstverlening. Klanten leveren hierbij de ruwe administratieve gegevens aan en medewerkers voeren die gegevens in, reviewen en stellen dan de jaarrekening op. Vaak duurt het driekwart jaar tot langer voordat ze van alle klanten hun jaarrekeningen kunnen opstellen. Niet omdat het zoveel tijd kost maar omdat allerlei verstoringen het proces vertragen. Met als resultaat een te laat opgeleverde jaarrekening en een ontevreden klant. Hierachter gaat vaak een werkelijkheid schuil van te laat, onvolledig of onjuist aanleveren.

Een andere en veel snellere route

Er zijn accountantskantoren die de dienstverlening substantieel hebben versneld. Zij creërden ruimte om meerwaarde voor klanten te leveren via advies en begeleiding. Dit vraagt om een herontwerp van de procesgang. Zo begeleiden wij recent weer een middelgroot accountantskantoor in het Lean maken van het samenstelproces van jaarrekeningen.

Die route ziet er als volgt uit:

  • opstellen van een beschrijving en model van het huidige samenstelproces
  • onderzoeken welk werk in de tijd naar voren, naar achteren of er uit kan door de verspillingen in het huidige proces in beeld te brengen
  • ontwerpen van het nieuwe proces aan de hand van nieuw gedefinieerde prestatie eisen
  • het evenwichtiger verdelen van de ingezette capaciteit m.b.v. een capaciteitsmodel
  • het invoeren van het nieuwe proces en de procesbesturing
  • het inrichten van de verbetercyclus (PDCA)
  • het invoeren van competentieontwikkeling voor medewerkers.

Een uniek zelfsturend recept

Wat maakt deze benadering nu zo uniek? Het versnellen en Lean maken van processen vraagt altijd om een totaalaanpak. Dit zorgt voor richting, doel en opvolging. De processen worden altijd in samenhang bekeken met randvoorwaarden, doelen, de inrichting van de organisatie, de besturingswensen en –eisen. En tot slot kijk je ook natuurlijk naar de capaciteiten en competenties van je medewerkers.

Door deze verbetercyclus samen met medewerkers vanuit de verschillende onderdelen van het proces uit te voeren bespaar je tijd en creëer je vooral draagvlak. Bij de analyse van de huidige situatie is zodoende de verandering al ingezet. Alleen zo vergroot je de kans op blijvende verbeterslagen die de organisatie en haar medewerkers zelf gaan organiseren en uitvoeren. Dit is niet plannen en nog eens plannen. Maar concreet met elkaar in beweging komen en ‘doen’. En dit op basis van door het management gedefinieerde kaders rondom doorlooptijd, kwaliteit, inzet en financieel resultaat.

Wat levert deze totaalaanpak op?

Deze totaalaanpak geeft geïntegreerde richting in plaats van een ad hoc projectmatige benadering van continu verbeteren. Op het eerste oog een aanpak die ingrijpender is, meer tijd en meer betrokkenheid van medewerkers kost. Maar dit is de enige manier om tot blijvende resultaten te komen. Deze aanpak heeft binnen verschillende organisaties die wij hebben geholpen tot de volgende resultaten geleid:

  • Groter draagvlak en meer betrokkenheidGroter draagvlak en meer betrokkenheid. Door het delen van de kaders en de visie op de processen boor je de motivatie met elkaar aan om daadwerkelijk te bewegen. Ook gaan medewerkers verbeteren over de eigen hokjes en eilandjes heen.
  • Meer interactie geeft een groter gevoel van invloed en stimuleert verantwoordelijkheid. Door met elkaar te denken en te doen wordt de uitvoering snel kwalitatief beter en houd je elkaar scherp (bewust) van het gemeenschappelijke resultaat. De interactie bij deze aanpak werkt als een katalysator door (ook in alledaagse activiteiten). Dit zorgt voor blijvende resultaten.
  • Dit leidt sneller tot resultaat. Snellere opleveringen, kortere doorlooptijden en hogere klant- en medewerkerstevredenheid behaal je sneller dan gedacht. Hierdoor ontstaat meer motivatie om blijvend slim te verbeteren en meer tijd voor innovatie en nieuwe onderscheidende vormen van dienstverlening of advies.

Case: tijdversnelling van 1 jaar

Bij het accountantskantoor dat we recent begeleiden waren de jaarrekeningen over bijvoorbeeld 2016 pas in januari 2018 klaar. In de nieuwe situatie waren de jaarrekeningen over 2017 al half februari 2018 klaar. Een tijdversnelling van bijna één jaar. En bovendien zijn meteen in het eerste jaar de tijdsbesteding en daarmee  de arbeidsinzet met 15% verminderd. En dat terwijl er nog kinderziektes verdere efficiency in de weg hebben gestaan. In het 2e jaar daalden de kosten opnieuw met 10%. Zo maakten we ruimte voor lagere prijzen en aanvullende vormen van dienstverlening.

Hoe verder met ontwerpen en Lean inrichten van processen?

Het ontwerpen van bedrijfsprocessen is een zorgvuldig afwegingsproces. Om dit proces goed te kunnen doorlopen doe je er goed aan een conceptueel model te maken van het ontwerpproces. In de figuur hieronder hebben we een voorbeeld daarvan opgenomen.

Hoe verder met ontwerpen en Lean inrichten van processen?

Waarmee kun jij beginnen?

Om je te kunnen helpen bij het vaststellen van jouw aanpak, ontwikkelden wij een verbeterdiagnose. Die geeft aan hoe je als organisatie ervoor staat, wat je kan verbeteren en hoe je dat zou kunnen aanpakken. Na een halve dag heb je inzicht in de procesgang, efficiencyverbeteringen, realiseerbare procesdoelen en –besparingen en tot slot de bijbehorende vervolgstappen. De diagnose voeren onze adviseurs samen met jouw mensen uit. Onze adviseurs hebben ervaring als registercontroller en registeraccountant.

Ben je geïnteresseerd in deze vrijblijvende verbeterdiagnose? Neem hier contact met ons op. Daarnaast kun je jouw PE-punten van onze proces en Lean trainingen registeren bij de Vereniging van Registercontrollers (VRC) en de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA).

Reageer op dit artikel van Ko Achterberg

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met concurreren met lean processen (waarom het werkt!) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
8172
Trainingen & workshops
8173
Deelnemers opgeleid
8174
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
8175
Kantoren
3
Jaar ervaring
14