Blog over Procesoptimalisatie: pagina 1 van 1

Blogroll Procesoptimalisatie - pagina 1 van 1


Blog over Procesoptimalisatie: pagina 1 van 1
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

4 symptomen van een gebrekkige procesarchitectuur

Nu we het nut van een procesarchitectuur kort hebben aangestipt, dringen zich direct nieuwe vragen op. Wat gebeurt er als een organisatie géén goede procesarchitectuur heeft? En hoe gebruiken we het procesarchitectuur ontwerp om tot een betere inrichting en werking van de organisatie te komen? Wat gaat er eigenlijk mis als de procesarchitectuur (voorbeeld) in een organisatie ‘niet op orde’ is?

Procesarchitecturen bouwen vraagt om een andere manier van denken

Als de procesarchitectuur in een bedrijf of instelling ‘niet op orde’ is, dan komt dat vroeg of laat vanzelf als een boemerang terug. Klanten klagen in consumentenprogramma’s dan over hun hypotheekverstrekker, telecomprovider, pakketjesbezorger of leverancier van zonnepanelen. Of ze stellen de lange reparatietijden van hun elektrische fiets, computer of Tesla aan de kaak. Tegelijkertijd proberen consumenten hun gram te halen op social media, waar ze het bedrijf of de overheidsdienst aan de schandpaal nagelen. De afdeling klantenservice maakt inmiddels overuren.

Vier must-do’s voor procesverbetering

Effectieve processen zijn processen die het procesdoel direct realiseren. Het proces voegt zelf geen rompslomp toe, integendeel: het kenmerk van effectieve processen is maximale doorstroming (‘flow’). Wat kan je doen om een bestaand proces meer effectief te maken? Laten we het Toyota Manufacturing Systeem bestuderen om te zien hoe dat moet. Voor elk bestaand (sub)proces bekijk en beoordeel je frequent - zowel systematisch als nauwkeurig - hoe je waarde toevoegt en hoe waardetoevoeging stagneert. Als een procesverbetering is getest en betere procesprestaties mogelijk zijn, verhef je het verbeterde proces tot de nieuwe standaard. Die werkwijze, vaak onder de naam van Lean of PDCA verbeteren, leidt tot een stroom van kleine verbeteringen. Verspillingen dring je zo steeds verder terug. Dit inzicht (‘procesprestaties kunnen altijd beter’) is niet zonder betekenis voor managers. Het stelt ze voor een keuze: kies je wel of kies je niet voor het permanent evalueren van de effectiviteit van je processen.

7 tips voor een datagedreven Lean aanpak

Lean was tien jaar geleden al hot en blijft zijn nut bewijzen. Maar als je Lean nu wilt implementeren in jouw organisatie, kun je er nog meer voordeel uit halen door het te combineren met datagedreven werken. Je slaat twee vliegen in één klap: je kunt nog efficiënter én klantgerichter opereren. Zeven tips voor een succesvolle implementatie van datagedreven Lean. Lean gaat over het slim inrichten van processen. Medewerkers worden veel meer bij het proces betrokken, zodat ze de vrijheid nemen om samen het proces te verbeteren. Lean staat ook voor afspraken over de taken en de communicatie daarover. Zo ontstaat een betere afstemming over de inhoud en het proces. Nu zien we nog te veel dat iedere medewerker zijn eigen ding doet, in een silo, omdat dat ooit zo is afgesproken. Daardoor ontstaat ruis.

Datagedreven procesmanagement: do’s en don’ts voor banken

Ook banken kunnen beschikken over steeds meer data op klantniveau, waarmee in principe een veel verfijndere klantanalyse kan worden gemaakt. De grootste uitdaging is de koppeling te maken tussen die data en het gericht aanbieden van diensten, stelt Ko Achterberg, organisatieadviseur, hoogleraar procesmanagement en associate partner van Passionned Group. Analyse van het klantgedrag is één ding, maar anticiperen op wat die klant dan nodig zou kunnen hebben en hem gericht op de juiste manier benaderen, dat is heel iets anders. In de praktijk blijkt het een horde te zijn die veel banken nog niet weten te maken; uitzonderingen die redelijk op weg lijken als bijvoorbeeld Theodoor Gilissen Bankiers en Van Lanschot Bankiers daargelaten.

De 5 principes van Lean Management

Veel organisaties passen Lean Management inmiddels met succes toe. Je vraagt je misschien af of Lean Management ook iets voor jouw organisatie kan opleveren. Dat is zeker het geval, zeker als je een of meer van onderstaande situaties herkent: Je resultaten staan onder druk omdat klanten meer en meer voor de concurrent kiezen en dat doet pijn. Je financiële ruimte neemt drastisch af omdat degene die jou financiert zelf minder middelen heeft.

Sneller leren en doen met Kaizens

Organisaties hebben vaak de neiging in dezelfde valkuilen te stappen als het gaat om het snel aanpassen, veranderen of wijzigen van werkwijzen om de resultaten te verbeteren. Er wordt veel tijd gespendeerd aan plannen maken en het plan zelf ziet er vaak degelijk en compleet uit. Met zorg hebben zich verschillende interne en externe adviseurs zich over de aanpak en het plan gebogen en tot slot hebben managers input gegeven op de inhoud als het gaat om het verifiëren van de juiste analyses, oplossingen en randvoorwaarden voor de implementatie. Allemaal tijd en energie die te rechtvaardigen valt. Maar is er al werkelijk wat gebeurd? De Lean aanpak

Lean: Doen wat werkt!

Het is 25 jaar geleden dat de wereld de term Lean Thinking leerde kennen via de publicatie van het boek The Machine that Changed the World. Sindsdien is Lean bekend als een bewezen en effectieve strategie voor het verbeteren van bedrijfsresultaten. Maar wel als een filosofie of ‘way of life’ en niet als een methode of korte termijn actie. De meeste Lean verbeterprogramma's leiden tot grote of kleinere verbeteringen. Veel organisaties hebben nog moeite om de Lean transformatie door te maken en een echte doorbraak te realiseren.

Wat is lean? Lean: methode of filosofie?

Lean is een managementfilosofie die de kwaliteit van het werk voor je klanten en medewerkers vergroot. Hoe? Door verspillingen te elimineren uit processen. Zaken die geen toegevoegde waarde leveren in de ogen van de klant. Lean is populair, logisch want er zijn niet veel andere bewezen methoden die focussen op de klant, efficiencyverbetering én mogelijkheden in zich hebben om 'van onderop' te veranderen.

De 5 Lean Trends van 2017

Aan de ene kant zijn er organisaties die al een tijd geleden begonnen zijn met de invoering van Lean. Ze zijn elke dag weer op zoek naar nieuwe "Lean kansen". Aan de andere kant zie je organisaties die net beginnen, zoals in de zorg. Ze zijn bezig met experimenten en de maken de eerste resultaten mee. Voor de eerste groep wat meer ervaren organisaties leren wij uit de praktijk dat ze nog jaren verder kunnen verbeteren op basis van de Lean filosofie. Lean kent veel aspecten en lagen waarvan er vele onontgonnen blijven. Bijvoorbeeld het toepassen van 5S op de werkomgeving verslapt vaak. Ook de aandacht voor het meten van kleinere verbeteringen maar ook de grotere Kaizens neemt vaak af. Terwijl de organisatie juist de ervaring heeft dat dat allemaal heel krachtig werkt.

De kracht van procesdenken

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen, informatie- of applicatiearchitecturen. Daarnaast neemt de vraag naar nieuwe organisatievormen die snel en flexibel kunnen reageren toe. Kunnen deze ontwikkelingen elkaar ontmoeten en versterken? Het denken in processen en het toepassen van procesarchitectuur is hierop een adequaat antwoord. De kracht van procesdenken gaat je vooruit helpen.

Meer flexibiliteit met procesarchitectuur

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk hierbij aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen of informatie- en applicatiearchitecturen. Maar kun je procesarchitectuur als oplossing inzetten? En wat is het nut van procesdenken, procesmanagement en procesarchitectuur voor jouw organisatie? Hoe bereik je dan meer flexibiliteit met procesarchitectuur? Bij wat voor beslissingen kan je dit inzetten?

Procesoptimalisatie maakt het verschil voor gemeenten

Gemeenten krijgen steeds meer regie over de uitvoering van belangrijke regelingen en wetten. Was jeugdzorg gisteren nog een provinciale taak, op 1 januari 2015 ligt dit op het bord van de gemeente. Ook grote delen van de AWBZ, eerst 100% een taak van de Rijksoverheid, zijn nu verschoven naar de WMO. Bovendien is de gemeente vanaf 1 januari 2015 de partij die de Participatiewet (voor werk en inkomen) uitvoert en de partij die voor passend onderwijs zorgt.

Bepaal regelkringen voor correctie of preventie

De regelkringen is een begrip uit de systeembenadering. Een regelkring maakt het mogelijk om in te grijpen als de output van processen niet voldoet. In dat geval is correctie nodig. Soms zijn er ook preventieve maatregelen nodig die ervoor moeten zorgen dat het probleem niet meer kan optreden. Een regelkring is een feedbackloop waarbij je de output van een proces meet en vervolgens vergelijkt met de gewenste waarde: de plan do check act-regelkring. Dit leidt tot een regelsignaal. Dit signaal geeft aan of je de input van het proces moet bijsturen. Dit wordt ook ingreep genoemd (actualise).

Onderzoek transformaties binnen de geopende black box

Door de black box te openen, maak je het verloop van het proces zichtbaar als een reeks elkaar opvolgende, afzonderlijke deelprocessen. Elk proces – dus ook elk deelproces – leidt tot een omzetting van input naar output. Die omzetting noemen we ook wel transformatie. Door de transformaties in beeld te brengen, verdiep je je inzicht in het verloop van procesmanagement. Het transformeren zelf kan heel tastbaar zijn, bijvoorbeeld een voorwerp uit een stuk hout zagen. Maar er zijn ook niet-fysieke vormen van transformeren (De Leeuw, 2002), bijvoorbeeld als je uit het hoofd een analyse doet. Als je de analyse echter op papier zet, maak je het resultaat van de transformatie zichtbaar. Om je processen te kunnen beheersen, heb je waarneembare transformaties nodig.

Processen modelleren met de systeembenadering

Het operationeel informatieplan betreft de besturing van de uitvoerende processen van de organisatie. Besturen is het gericht en bewust beïnvloeden van een proces. Om te besturen moet er een geschikt model zijn van het systeem waar het proces deel van uitmaakt. Een systeem bestaat uit objecten, relaties en een doel. Een systeem van een organisatie bestaat uit medewerkers (en afdelingen), en een aantal bedrijfsprocessen die onderling samenhangen om bij te dragen aan hetzelfde doel.

Van Informatie Technologie naar Business Technologie

Het is geen nieuws te melden dat alle grote organisaties momenteel snel veranderen. Dagelijks zien we trends van ontslagen, andere visies, andere doelstellingen, markten die veranderen en ga maar door. Veranderen is de meest stabiele factor op dit moment. Vernieuwing, snelheid, flexibiliteit en inspelen op de veranderende markt zijn cruciale factoren. Er is behoefte aan een snellere ‘time to market’, andere producten en diensten die beter passen bij dit moment. Maar snel moeten inspelen op nieuwe ontwikkelingen als sociale media, verkoop via internet en de explosieve groei van data heeft ook een keerzijde. Want hoe houd je als organisatie alles onder controle en hoe weet je dat het goed zit?

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met data analytics of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15