Informatieplan | KPI's | Primaire proces | Case Optimaload

Case Optimaload: informatieplan voor het primaire proces

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Tot nu toe hebben we vooral onderdelen van het primaire proces gemodelleerd. Bij de case Edukans was dat bijvoorbeeld het proces ‘verzorgen tentamens’. Nu zijn we zover dat we het complete primaire proces willen modelleren.

Relatie met deelprocessen

Case Optimaload: informatieplan voor het primaire proces

Dan moet je, behalve het verloop van de processen, ook de bijdragers en hun relatie met de deelprocessen aangeven. En de relatie met de omgeving zoals klanten, toeleveranciers en overheid. Als je een informatieplan maakt voor het primaire proces, krijg je ook de afdelingen als actoren in beeld.

Het model moet dan nauwkeurig de relaties en samenwerking tussen de afdelingen laten zien. Daarmee neemt de complexiteit van het model toe. We maken nu weer gebruik van het principe van de black box. Het model houdt op een hoog abstractieniveau een aantal boxen gesloten, op een lager niveau maak je die open. Je werkt dan met hoofd- en detailschema’s. Elk detailschema vormt een sluitend model dat je in het hoofdschema kan inpassen.

Case Optimaload

Stap 1. Bestudeer het bestaande primaire proces
Stap 2. Stel het model van de gewenste primaire proces op
Stap 3. Bepaal de zoekvelden
Stap 4. Stel het informatieplan op

Stap 1: Bestudeer het bestaande primaire proces

Optimaload is een fabrikant van vorkheftrucks. De markt waarin Optimaload opereert, is zeer competitief. Het management van Optimaload wil niet zozeer op prijs concurreren, maar uitblinken op het gebied van service en logistiek. Als de klanten een modificatie van een bestaand model willen, moeten ze deze aanpassing snel kunnen ontwerpen. Daardoor garanderen ze een korte levertijd van bestelde specificaties. De interne bedrijfsprocessen moeten daarom soepel verlopen. En logistieke fouten moeten ze tot een minimum terugbrengen. En daar gebruiken ze vooral Lean Six Sigma voor.

De directie van Optimaload wil het primaire proces als een systeem benaderen om de informatievoorziening te optimaliseren. Na de zoekveldbepaling richten ze een organisatiecockpit in met alle prestatie-indicatoren van het primaire proces. Het managementteam krijgt als opdracht de set indicatoren op consensusbasis te ontwikkelen. De eerste stap betreft de afbakening. Als hoofdprocessen van het primaire proces worden aangemerkt: inkopen, product ontwikkelen, proces ontwikkelen, produceren, verkopen en marketen.

Stap 2: Stel het model op van het gewenste primaire proces

In stap 2 stel je het primaire procesmodel op voor de nieuwe situatie. In het model zie je de hoofdprocessen van het primaire proces terug. Het primaire proces van Optimaload blijkt nogal uitgebreid te zijn. Binnen alle hoofdprocessen vinden transformaties van input naar output plaats. Daarbij spelen tal van andere (deel)processen ook een rol. De directie zoekt daarom een bruikbare manier om met het managementteam een systeemmodel op te stellen. Een model waaruit ook het procesverloop duidelijk blijkt. Gekozen wordt voor de Memocard-methode (zie figuur 3.24). Dit is een relatief eenvoudige modelleringstechniek die het in- en uitzoomen van black boxen mogelijk maakt.

De Memocard-methode in stappen

  • Breng de leidinggevenden van de afdelingen die bijdragen aan het primaire proces bijeen. Dat zijn de proceshouders.
  • Deel aan iedere deelnemer vijf rechthoekige blaadjes uit. Zelfklevende memocards voldoen prima voor dit doel.
  • Laat elke deelnemer de belangrijkste processen (activiteiten) van de eigen afdeling opschrijven, op elk blaadje één.
  • Verzamel alle memocards en plak ze in de juiste volgorde op een groot vel zodat er een logisch geheel (processen) ontstaat. Streef ernaar niet meer dan vijf blaadjes te gebruiken om een proces te beschrijven.
  • Probeer het primaire proces van de organisatie in vijf tot tien processen te beschrijven. Als het er meer worden, gaat het overzicht verloren.
  • Als er toch te veel processen verschijnen, werk dan verder met een hoofdschema en detailschema’s. De detailschema’s kun je verbijzonderen met andere detailschema’s.
  • Bespreek met de deelnemers het procesverloop en de relaties tussen de processen. Neem voldoende tijd zodat iedereen doorgrondt wat de functie is van elk van de geïnventariseerde processen.
  • Maak het model af. Trek een rechthoek om de memocards die een proces beschrijven. Geef het proces een naam met een werkwoord, bijvoorbeeld ‘inkopen’. Geef de input en de output met pijlen aan, en geef ze ook een naam. Gebruik hiervoor een zelfstandig naamwoord: onderdelen, specificaties, orders enzovoort.
  • Controleer bij alle rechthoeken of de activiteiten, toegepast op de input, daadwerkelijk de vermelde output leveren.
  • Pas ‘model make up’ toe, haal onduidelijkheden en overbodigheden weg. Verbeter de lay-out.

Door het gebruik van de Memocard-methode bereikt de directie dat de managers zelf intensief bezig zijn met het ordenen van hoofdprocessen, deelprocessen en activiteiten. Daardoor verdiept het gehele team zich in de samenhang van processen binnen de organisatie en ontstaat een procesarchitectuur.

Bovendien ga je hiermee het suboptimaliseren van de belangen van een bepaalde afdeling tegen. Waarom? Omdat de primair verantwoordelijke leidinggevende dit moet afstemmen met zijn collega’s. Na enige tijd hebben ze het model van het vernieuwde (gestroomlijnde) primaire proces opgesteld. Het hoofdschema bevat een procesmodel dat de hoofdprocessen van de organisatie laat zien en hun relaties.

Er zijn echter ook detailschema’s gemaakt. Dat is gebeurd onder leiding van de betreffende afdelingsmanager. Regie is wel nodig, je moet er namelijk voor zorgen dat de output van een proces weer input is voor een volgend proces. Zo ontstaat een ‘kloppend’ primair proces. De detailschema’s zijn niets anders dan geopende black boxen. Hiermee kun je steeds verder in het primaire proces afdalen en zo maak je steeds meer details zichtbaar. Het voordeel van de methode is dat het gemodelleerde primaire proces het geestelijk eigendom is geworden van de leiding van de organisatie.

Stap 3: Bepaal de zoekvelden

Na de procesmodellering komen de managers vanzelf bij de vraag welke informatie zij willen hebben om het primaire proces in de nieuwe situatie te kunnen sturen. Aan de hand van het nieuwe model bepalen ze de regelkringen.

De managers komen tot de conclusie dat sommige bestaande regelkringen voldoen. Optimaload is natuurlijk niet stuurloos geweest in de afgelopen jaren. Er is altijd sterk gelet op de kostprijs en de kwaliteit van het product. En ze letten ook altijd scherp op de doorlooptijd van het ontwikkelen en produceren. Dat moet zo blijven. Maar de managers vinden ook dat zij nieuwe PDCA-regelkringen moeten toevoegen.

Zij realiseren zich bijvoorbeeld dat de productspecificaties die de klant opgeeft nooit zijn bewaakt. Dat vormt een groot risico. Ook de levertijd die claimgevoelig is, vereist een extra regelkring. Dat brengt het team op de gedachte om alle hoofdprocessen systematisch na te gaan en hiervoor steeds specifieke zoekvelden te bepalen.

De managers die nauw betrokken zijn bij een bepaald hoofdproces krijgen de taak om ieder twee zoekvelden aan te geven vanuit de besturing van hun eigen afdeling. Daarna doen ze hetzelfde voor het proces er direct vóór en het proces er direct ná.

Vervolgens discussiëren ze. Sommige zoekvelden verdwijnen weer van het toneel, andere vullen ze aan en weer andere halen onveranderd de eindstreep. Intussen verschijnen er ook suggesties voor de KPI’s. Alles noteren ze. Er ontstaat een steeds beter beeld van de stuurinformatie voor elk hoofdproces.

Stap.4: Stel het informatieplan op

Nu rest nog het opstellen van het informatieplan voor het primaire proces. De informatiebehoefte van de managers geven ze weer in een matrix. De horizontale as deelt de gevonden zoekvelden in naar input, throughput, output en effect. Op de verticale as staan de hoofdprocessen.

De directie van Optimaload wijst de managers die direct belang hebben bij een hoofdproces op hun verantwoordelijkheid. Zij moeten zich ervan vergewissen dat de geformuleerde informatiebehoefte deugdelijk is voor het besturen van dat proces.

Met in het informatieplan opgenomen zoekvelden worden de te bereiken procesprestaties immers gedefinieerd. Daarna ga je ze met indicatoren gemeten. Ze vormen het referentiekader voor prestatiemanagement dat door de managers zelf is gebouwd. De directie van Optimaload mag dan ook verwachten dat de managers, als de te bereiken prestaties in de zoekvelden achterblijven, gecommitteerd zijn om actie te ondernemen.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met informatieplan (kpi's) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
3256
Trainingen & workshops
3257
Deelnemers opgeleid
3258
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
3259
Kantoren
3
Jaar ervaring
14