Blog over slim verbeteren

Slim verbeteren: pagina 3 van 4


Blog over Slim verbeteren: pagina 3 van 4
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Dit is de blog van de datagedreven verbeterconsultants van de Passionned Group over continu verbeteren en slimme organisaties. Je vindt hier verschillende artikelen over meten, gedrag, kwaliteit, leiderschap en procesoptimalisatie. Bestel ook ons boek ‘De intelligente organisatie’ (6e druk) of De wendbare organisatie (2016).

Onderzoek transformaties binnen de geopende black box

Door de black box te openen, maak je het verloop van het proces zichtbaar als een reeks elkaar opvolgende, afzonderlijke deelprocessen. Elk proces – dus ook elk deelproces – leidt tot een omzetting van input naar output. Die omzetting noemen we ook wel transformatie.

Door de transformaties in beeld te brengen, verdiep je je inzicht in het verloop van procesmanagement. Het transformeren zelf kan heel tastbaar zijn, bijvoorbeeld een voorwerp uit een stuk hout zagen. Maar er zijn ook niet-fysieke vormen van transformeren (De Leeuw, 2002), bijvoorbeeld als je uit het hoofd een analyse doet. Als je de analyse echter op papier zet, maak je het resultaat van de transformatie zichtbaar. Om je processen te kunnen beheersen, heb je waarneembare transformaties nodig.

De black box als procestool

De grenzen van het te bestuderen systeem zijn in de vorige stap bepaald. Je kiest bewust om het primaire proces, of een onderdeel daarvan te onderzoeken. Of dat een of meer ondersteunende processen het voorwerp van je studie vormen.

In deze stap maak je van het geselecteerde proces een eenvoudig model. De systeembenadering helpt daarbij. Een onderdeel van die benadering is het black box-denken. Een proces dat voor je doel niet belangrijk is, geef je simpelweg weer als zwarte doos.

In stappen naar een operationeel informatieplan

De case Evenkans laat zien dat je een aantal stappen consequent moet doorlopen, voordat er een goed informatieplan op tafel ligt. In deze reeks artikelen verduidelijken we de juiste aanpak door de volgende vier stappen om tot een informatieplan te komen onder de loep te nemen:

Stap 1: Bestudeer het bestaande proces.
Stap 2: Stel een procesmodel op van de gewenste situatie.
Stap 3: Bepaal de zoekvelden.

Verbeteren in het onderwijs: De case Evenkans

De directie van Evenkans, een HBO-instelling, wil de kwaliteit van het beoordelen van tentamens waarborgen en waar nodig verbeteren. Binnen Evenkans wordt het beoordelen van tentamens gezien als een cruciaal proces dat soepel dient te verlopen. Het management besluit om een delegatie van leraren te betrekken bij het opstellen van het informatieplan. Er worden vervolgens vier stappen doorlopen.

De docenten willen, alvorens te gaan verbeteren, meer inzicht verkrijgen in het proces. Een aantal zaken blijkt binnen het proces niet goed te verlopen. Zo administreren de leraren niet hoeveel tijd ze besteden aan het beoordelen, en tekenen de leraren de cijferlijsten die ze bij de administratie moeten inleveren niet af.

De conceptuele spiraal

Bij het opstellen van het operationeel informatieplan maak je ook gebruik van de conceptuele spiraal (zie figuur). Deze spiraal is een mentaal concept. Dit denkraam bevat veronderstellingen over de manier waarop mensen omgaan met systemen die zij in de praktijk tegenkomen. Er zijn drie belangrijke veronderstellingen die de pijlers van het concept vormen.

Mensen observeren voortdurend wat er in de werkelijkheid gebeurt. En ze vergelijken en beoordelen hun observaties steeds met wat ze zelf goed vinden.

Processen modelleren met de systeembenadering

Het operationeel informatieplan betreft de besturing van de uitvoerende processen van de organisatie. Besturen is het gericht en bewust beïnvloeden van een proces.

Om te besturen moet er een geschikt model zijn van het systeem waar het proces deel van uitmaakt. Een systeem bestaat uit objecten, relaties en een doel. Een systeem van een organisatie bestaat uit medewerkers (en afdelingen), en een aantal bedrijfsprocessen die onderling samenhangen om bij te dragen aan hetzelfde doel.

Instrumenten voor het leveren van feedback

Feedback speelt natuurlijk een rol bij het uitoefenen van control en het realiseren van prestaties. Zonder feedback krijg je anders geen informatie. De vraag ligt op tafel: hoe komen we eraan?

De vanouds bekende methode is de ‘controle’ door de leiding. Ze oefenen die uit vanuit een gezagsrelatie. Hierbij gaat het vooral om rekenschap afleggen over toebedeelde verantwoordelijkheden. Tegenwoordig doen we het anders en minder hiërarchisch. We bepalen bewust en selectief over welke zaken we feedback verwachten en welke mate van detaillering we daarbij gebruiken.

Feedbackloops – verticale en horizontale feedback

Om control over een systeem of een organisatie uit te oefenen moet je meerdere feedbackloops installeren. Vaak moet je zelfs voor elk deelproces een feedbackloop aanbrengen om de gewenste mate van beheersing te bereiken.

Die beheersing van de performance beperkt zich niet tot productieprocessen. Die geldt ook voor ontwerpprocessen en voorbereidende processen. Voorwaarde is wél dat de feedback voldoende snel plaatsvindt. Als de reactietijd lang is, loopt een verkeerd ingesteld proces ‘gewoon’ door!

Feedback als basis voor control

Feedback maakt control mogelijk. Bij control denken we al snel aan het beheersen van de activiteiten van een hele organisatie. Echter, het beheersen van processen – bijvoorbeeld het ontwerpproces van een ingenieursbureau, het productieproces van een drukkerij of de testafname door een testbureau – is de kern van ‘control’.

Een serie beheerste processen leidt tot de beheersing (control) van een systeem of een organisatie. Die control wordt mogelijk gemaakt door feedback over het functioneren van dat proces. Het eindresultaat van het proces (de tekening, het drukwerk, het testrapport) wordt beoordeeld met productnormen en zonodig gecorrigeerd.

Hoe ontwerp je een PDCA-cockpit?

Een PDCA-cockpit ontstaat in een ontwerpproces; hij ligt niet klaar op de plank. De doelstelling van het ontwerpproces is het opleveren van een specifiek performance dashboard, dat wij PDCA-cockpit zullen noemen.

Met dit dashboard kan het management de organisatie waarvoor het verantwoordelijk is, besturen. Om deze ontwerpdoelstelling te realiseren is een aantal stappen nodig. In de eerste stap ga je zorgvuldig na wat de noodzakelijke besturingsinformatie voor het managementniveau is dat de cockpit wil gaan gebruiken. Vandaar dat dit het moment is waarop je een informatieplan opstelt.

Prestatiemanagement ‘is here to stay’

Een systeem voor prestatiemanagement is, zowel voor organisaties in de profit- als die in de non-profitsector, niet meer weg te denken. Organisaties moeten resultaatgericht zijn, maar mogen tegelijkertijd niet star zijn. De te bereiken resultaten staan van tevoren vast, maar kunnen worden aangepast als nieuwe informatie beschikbaar komt.

Organisaties die prestatiemanagement hebben ingevoerd, hebben gemeen dat zij heel gericht denken, plannen en werken. De basis daarvoor is de jaarlijkse managementcyclus: een op doelstellingen gebaseerd cyclisch leer- en verbeterproces. In navolging van velen typeren wij dit proces in dit boek als de ‘Plan, Do, Check, Act’-cyclus. Van deze PDCA-cyclus zijn Shewhart en Deming de grondleggers.

Prestatiemanagement onmisbaar voor modern bedrijf

Uit eigen ervaring weet ik dat prestatiemanagement onmisbaar is voor een modern bedrijf. ProRail, dat de zorg heeft voor de veiligheid, kwaliteit en beschikbaarheid van het spoor, kan gewoon niet zonder. Bij prestatiemanagement spelen twee invalshoeken een rol: operationele en strategische. Er moeten zowel ambities worden geformuleerd als risico’s. De ontwikkeling en invoering van prestatiemanagement moeten bovendien gelijk op gaan met de verdere professionalisering van de medewerkers.

PDCA is ingrijpend

Eerdere afbeeldingen tonen een PDCA cyclus die vrij simpel oogt. Maar het is een ingrijpend en complex managementproces. Om daar iets van te laten zien, is de PDCA cyclus hieronder als een bollenveld afgebeeld. Een oorspronkelijk plan, de P linksonder, wordt uitgevoerd, de drie letters D eromheen. Dan volgen vijf letters C en tot slot zeven letters A. Enzovoorts.

Naarmate de tijd vordert, stijgt ruwweg de complexiteit en de hoeveelheid werk op logaritmische schaal. Op een goed idee komen kan in een split second. Een plan uitwerken en bijbehorende strategie bedenken is niet moeilijk en kost relatief gezien weinig tijd. De strategie uitvoeren wel.

Het DNA van een intelligente organisatie

De PDCA cyclus wordt dikwijls als een cirkel met of zonder een opwaartse spiraal of beweging getekend. PDCA staat voor vier Engelse werkwoorden: plan do check actualise. Het idee daarbij is: maak een plan, voer dat uit, controleer de uitvoering ten opzichte van het plan en stel het plan, de uitvoering of beide bij.

Plan: plannen maken en doelstellingen formuleren
Do: plannen uitvoeren en registreren

PDCA en de transitie naar een slimme organisatie

De komende vier artikelen schetsen een beeld waarmee meer kennis over PDCA kan worden opgedaan. Zodat deze succesvol kan zijn en gedragen kan worden. Zowel voor de grote als de kleine PDCA cyclus.

Het doel van deze artikelen is vooral praktisch. Hoe en met wie kun je de verbetermethode PDCA opzetten en toepassen in je eigen organisatie? En wat komt daar allemaal bij kijken en wat is daar (minimaal) voor nodig. Ook wil het boek inzicht geven in die factoren die een effectieve PDCA omgang kunnen stimuleren of blootleggen welke zaken die juist kunnen blokkeren. Praktische toepassing, voorbeelddocumenten, tips, anekdotisch bewijs wisselen elkaar af met wetenschappelijke inkijkjes.

Brennikmeijer wil breed onderzoek gezondheidszorg

Ernstige misstanden in ziekenhuizen komen veel te laat aan het licht. En zelfs als ze naar buiten komen, dan staan patiënten in de kou. Gedegen kwaliteitszorg kan de gezondheidszorg sterk verbeteren.

Dat wist de Nationale ombudsman Alex Brenninkmeijer zaterdag in het Nieuws van RTL te melden. De misstanden in het Ruwaard van Putten Ziekenhuis in Spijkenisse vormden de aanleiding. Vrijdag werden die naar buiten werden gebracht. De zorg zou in het ziekenhuis al jaren onder de maat zijn. Dit is opmerkelijk omdat de ‘Kwaliteitswet Zorginstellingen’ organisaties in die branche verplicht om ‘verantwoorde zorg’ te leveren. Veel instellingen laten zich periodiek auditen op kwaliteit door de HKZ.

Continue prestatieverbetering met onvervalste KPI’s

Het managen van de performance van organisaties, teams en medewerkers is niet gemakkelijk. Want, hoe krijg en houd je elkaar gemotiveerd? Hoe definieert en stuur je op onvervalste KPI’s? Met welke aanpak bereik je het meest? Welke positieve effecten mag je verwachten en hoe krijg je iedereen mee in het verandertraject?

Passionned Group nodigt je daarom uit voor een driedaagse opleiding Performance Management met internationaal KPI-expert en kwaliteitsdeskundige Leo Kerklaan. Hij is auteur van ‘De cockpit van de organisatie’ (5e druk) en ‘De wendbare organisatie’ (2016), en geeft gastcolleges in Afrika, Azië en Amerika. Deze masterclass wordt gegeven op 6 en 7 juni 2013. Leo neemt je in drie dagen mee in de wereld van continue prestatieverbetering en performance management.

Laatste plaatsen interactieve workshop met KPI-expert

Graag nodigen we u uit voor de interactieve workshop van 14 mei a.s.met KPI-expert en kwaliteitsgoeroe mr. Leo Kerklaan, bestsellerauteur van ‘De cockpit van de organisatie’. U leert in de praktijk hoe u continue verbetering met de krachtige PDCA cirkel kunt toepassen in uw eigen organisatie. Bijvoorbeeld: vraag medewerkers niet alleen om hun taak (goed) uit te voeren. Geef ze ook de opdracht mee tegelijk het proces te optimaliseren met driver-KPI’s. Niet eenmalig, maar continu!

PDCA bewijst opnieuw zijn kracht

De eendaagse PDCA-workshop die plaatsvond op 12 februari 2013 werd – net als die van 28 november 2012 – door de deelnemers met een 8 bijzonder hoog gewaardeerd. “Ik heb me geïnspireerd gevoeld door de workshop”, zegt Annette Lecomte, directeur van een middelbare school. Docent Leo Kerklaan voelt zich gevleid door de hoge waardering, maar volgens hem is het succes vooral te danken aan de interessante stof en de uiterst praktijkgerichte aanpak.

De Sociale Barometer: snellere feedback en betere dialogen

Periodieke onderzoeken naar de tevredenheid van medewerkers leveren vaak teleurstellende resultaten op. Dat bracht Nico Helder en Tim de Witte ertoe een alternatief te ontwikkelen dat ze de Sociale Barometer hebben genoemd. Dit concept peilt via internet de mening van medewerkers over maximaal 10 stellingen en geeft direct inzicht in de resultaten.

Helder en De Witte constateren dat de meeste organisaties weten hoe belangrijk betrokken medewerkers zijn voor het succes. De gebruikelijke aanpak van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) leidt echter meestal tot teleurstelling. Dat komt volgens hen door vier belangrijke tekortkomingen: de vragenlijsten zijn dikwijls te lang, waardoor de antwoorden steeds minder geconcentreerd worden gegeven.

Onderpresterend onderwijs is grote schadepost

Het CITO toetste in februari 2012 162.000 leerlingen in groep 8 van de basisschool. Het doel? Een verantwoorde doorverwijzing naar een school voor voortgezet onderwijs. Weet de school dan niet welk vervolgonderwijs (VO) een leerling aan kan? Natuurlijk wel. De meeste basisscholen gebruiken het Cito Leerling Volgsysteem waarbij de kinderen –jaar na jaar- worden getoetst op kennis van de basisvakken. Aan toetsen geen gebrek. Maar de prestaties van de basisschool en de leerkracht zelf blijven volledig buiten beeld. Tijd voor verandering.

Ontmoet de 3 allerslimste organisaties van Nederland

Op 3 oktober a.s. biedt Passionned Group u een unieke kans om een kijkje achter de schermen te nemen bij de 3 Slimste Organisaties van Nederland: Buurtzorg, Coolblue en De Hypotheekshop. Wij nodigen u persoonlijk uit voor deze interessante Management Update in het Conferentiecentrum Golden Tulip in Amersfoort.

U komt tijdens deze bijeenkomst veel te weten over deze drie allerslimste organisaties, de crème de la crème van slim ondernemend Nederland. Zij hebben ondermeer dankzij Business Intelligence en KPI’s belangrijke veranderingen doorgevoerd in het managen van informatiestromen en prestaties. Zij wisten doortastend een zeer krachtige organisatie neer te zetten. Gebaseerd op lokaal ondernemerschap, teamgeest, doordachte IT en Business Intelligence en dienend leiderschap.

Supply Chain Innovations – download presentatie

Op het drukbezochte Supply Chain Innovations event in Antwerpen gaf managing director Daan van Beek onlangs een lezing over de toegevoegde waarde van Business Intelligence in de supply chain.

Allereerst werd stilgestaan bij de vier grootste beloften van Business Intelligence:

Krachtige beslissingen kunnen nemen gebaseerd op harde feiten;
Competitief voordeel creëren op basis van diepgaande inzichten;

Artikelen over de PDCA cyclus

Deze website heeft de volgende artikelen over de PDCA cyclus beschikbaar om aan te vragen. Vervolgens ontvang je een link waarmee je het artikel direct kunt downloaden.

Naast artikelen biedt de kennisbank van Passionned Group ook verschillende boeken aan rond het onderwerp continu verbeteren. Kies een van de boeken uit onderstaande lijst voor meer informatie.

Het grote PDCA onderzoek sluit op 31 maart a.s.

Volgens onderzoek staan kwaliteitscirkels die de organisatieresultaten verbeteren hoog op de agenda. De vraag rijst dan ook in welke mate kwaliteitscirkels consistent worden toegepast binnen organisaties en hoe ze daarmee succesvoller kunnen zijn. Passionned Group heeft daarom in samenwerking met Kwaliteit in Bedrijf en Finance & Control een onderzoek ingesteld om meer inzicht en kennis te verkrijgen omtrent de succesfactoren van deze verbetermethodieken, zoals de PDCA-cirkel. Aan het onderzoek deden tot nu toe 112 organisaties, waaronder grotere als kleinere organisaties, mee.

Moeten er nog managers zijn? Interview in De Standaard

Onlangs verscheen in de zaterdageditie van de Belgische krant De Standaard, een artikel over het nut en de rol van managers. Als voorbeeld wordt Buurtzorg Nederland genoemd, die in de race is voor de titel van De Slimste organisatie van Nederland 2012. Een organisatie met 4.700 werknemers die geen managers en geen hr-afdeling heeft. Het concept: zelfsturende teams die worden begeleidt door ongeveer 25 coaches/backoffice medewerkers.

NMa: kwaliteit vergelijkingssites moet beter

De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) vindt de kwaliteit van de meeste vergelijkingssites voor spaarrekeningen en reisverzekeringen onder de maat. “Vergelijkingssites zijn heel nuttig voor de consument, maar dan moeten ze wel volledig, correct en transparant zijn,” benadrukt Henk Don, bestuurslid NMa, “anders heb je er nog niets aan omdat je niet weet of je de beste keuze krijgt voorgeschoteld.” De NMa adviseert consumenten om meerdere vergelijkingssites te raadplegen. Daarnaast is het raadzaam om op de website van de aanbieder van de beoogde spaarrekening of verzekering na te gaan of de informatie overeenkomt met de informatie op de vergelijkingssite.

Implementeer ook ontwikkeling van kennis

Ook na implementatie blijft kennis in ontwikkeling. De implementatie van kennis en innovaties in de praktijk van de gezondheidszorg kan bovendien niet los worden gezien van de organisatorische en economische context, zo blijkt uit een publicatie van onderzoekers van het NIVEL, iBMG en IQ healthcare in BMJ Quality & Safety.

In Nederland bestaat al geruime tijd beleid om nieuwe kennis snel zijn weg te laten vinden naar toepassingen in de praktijk van de gezondheidszorg. ZonMw speelt hierbij een belangrijke rol. In 2009 onderzocht een consortium, bestaande uit het NIVEL (Nederlands instituut voor onderzoek van de gezondheidszorg), iBMG en IQ healthcare, het implementatiebeleid van ZonMw. De aanbevelingen die dit onderzoek opleverde, zijn grotendeels overgenomen in de beleidsplannen van ZonMw. Onder meer de aanbeveling meer aandacht te besteden aan de organisatorische en economische context, waarin de implementatie van innovaties plaatsvindt. En meer rekening te houden met het gegeven dat veel kennis in ontwikkeling blijft. Alleen al door toepassing in de praktijk verandert kennis. Rigide vasthouden aan ‘onveranderbare’ kennis frustreert veranderprocessen.

Nieuwsbrief PDCA – januari 2012

De PDCA is zo oud als de weg naar Rome. Tenminste zo lijkt het. Dr. Deming bracht de magische cyclus in de jaren vijftig van de vorige eeuw tot leven en sindsdien kan de PDCA cyclus rekenen op een grote bekendheid. De vraag moet worden opgeworpen of de grote bekendheid van PDCA zich ook heeft vertaald in daadwerkelijke toepassing ervan in organisaties en of enorme kracht van dit oermodel ook wordt benut.

Slimme bedrijven verzilveren hun zakelijke intelligentie

Utrecht, 6 december 2011 – De verkiezing tot de Slimste organisatie van Nederland, de Dutch Business Intelligence Award, is in volle gang. Organisaties uit diverse branches dingen mee naar de trofee en titel. Hieronder bevinden zich een online bank, een hypotheekverstrekker, een duurzame plantenkwekerij, een landelijke bakkerijketen, een internationale handelsonderneming, een grote overheidsinstelling, een onderwijsinstelling, een zeer vooruitstrevend gezondheidszorgbedrijf, een consultancybedrijf en diverse bedrijven uit de Retail.

Aantal fouten in operatiekamer met 37% afgenomen door gaming

Drie Nederlandse Universitaire Centra waaronder UMC Utrecht, AMC en Erasmus MC werken hard aan de ontwikkeling van gaming technieken om de opleiding van medici te verbeteren, de veiligheid in het zorgproces te verhogen en tegelijk kunnen bijdragen aan de kwaliteit van het werk in de zorg.

Intensieve training vormt een serieuze kostenpost in de zorg. Daarom worden de gaming technieken ook gebruikt om kostenbesparingen te realiseren. De gaming programma’s waar aan gewerkt wordt reiken van de anatomische les tot het in simulatie aanbrengen van een veneuze catheter op een intensive care. Voor de ontwikkeling van deze gaming programma’s wordt intensief samengewerkt met een aantal buitenlandse universiteiten.

Amsterdamse studenten tevreden over kwaliteit hoger beroepsonderwijs

Studenten van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) en Inholland Diemen zijn tevreden over de kwaliteit van hun onderwijs. Dat blijkt uit een onderzoek naar de kwaliteit van het HBO van de ASVA Studentenunie en Folia Magazine. 93% van de Inholland studenten geeft aan tevreden te zijn over hun keuze voor het HBO. Op de HvA is dat zelfs 98%. Toch zou door de slechte berichtgeving over diplomafraude ruim een kwart van de studenten aan Inholland niet opnieuw voor Inholland kiezen.

Kwaliteit van het Vodafone-netwerk onder druk

De kwaliteit van het Vodafone-netwerk in Nederland komt onder druk als er meer concurrentie op de telecommarkt komt. Dat zegt Vodafone-ceo Jens Schulte-Bockum. D66-Kamerlid Kees Verhoeven noemt de uitspraken van de ceo ‘onjuist’.

Volgens Schulte-Bockum, ceo van Vodafone Nederland, zijn providers minder geneigd om te investeren in het netwerk als er meer concurrenten komen op de telecommarkt. Dat zegt hij in een interview met het weekblad Elsevier van deze week. Onder meer Tele2 en de combinatie UPC/Ziggo willen in de komende jaren telecomproviders met een eigen netwerk worden. Nu hebben alleen KPN, Vodafone en T-Mobile een eigen netwerk.

Brein van bedrijven moet op volle toeren draaien

De zevende editie van de verkiezing ‘Slimste organisatie van Nederland’ is onlangs van start gegaan. De wedstrijd staat in het teken van ‘information, intelligence and innovation’. De jury, aangevoerd door prof. Hans Borgman, hoogleraar Bedrijfswetenschappen, roept alle intelligente organisaties op om deel te nemen aan de IQ test voor organisaties en zo mee te dingen naar de titel ‘Slimste organisatie van Nederland 2011’. De winnaar zal begin 2012 de prestigieuze Dutch Business Intelligence Award in ontvangst mogen nemen.

Binnenvaartbedrijven winnen voor het eerst Lean & Green Award

De Nederlandse Particuliere Rijnvaart Centrale (NPRC) en de Overmeer Transport Group hebben 19 mei een Lean & Green Award gewonnen. Ook Inland Terminal Veghel won er een. Het is voor het eerst dat in de binnenvaart actieve bedrijven deze prijs winnen. Tientallen wegvervoerders, waaronder De Rooy en Vos Logistics (o.a. LNG-trucks) gingen hen voor, net als ladingaanbieders Jumbo, Heinz, Mars, Coca Cola en V&D.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met blog over slim verbeteren of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
7356
Trainingen & workshops
7357
Deelnemers opgeleid
7358
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
7359
Kantoren
3
Jaar ervaring
14