Blog over slim verbeteren

Slim verbeteren: pagina 3 van 3


Blog over Slim verbeteren: pagina 3 van 3
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Dit is de blog van de datagedreven verbeterconsultants van de Passionned Group over continu verbeteren en slimme organisaties. Je vindt hier verschillende artikelen over meten, gedrag, kwaliteit, leiderschap en procesoptimalisatie. Bestel ook ons boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ (compleet herziene druk) of De wendbare organisatie (2016).

Instrumenten voor het leveren van feedback

Feedback speelt natuurlijk een rol bij het uitoefenen van control en het realiseren van prestaties. Zonder feedback krijg je anders geen informatie. De vraag ligt op tafel: hoe komen we eraan?

De vanouds bekende methode is de ‘controle’ door de leiding. Ze oefenen die uit vanuit een gezagsrelatie. Hierbij gaat het vooral om rekenschap afleggen over toebedeelde verantwoordelijkheden. Tegenwoordig doen we het anders en minder hiërarchisch. We bepalen bewust en selectief over welke zaken we feedback verwachten en welke mate van detaillering we daarbij gebruiken.

Feedbackloops: verticale en horizontale feedback

Om control over een systeem of een organisatie uit te oefenen moet je meerdere feedbackloops installeren. Vaak moet je zelfs voor elk deelproces een feedbackloop aanbrengen om de gewenste mate van beheersing te bereiken.

Die beheersing van de performance beperkt zich niet tot productieprocessen. Die geldt ook voor ontwerpprocessen en voorbereidende processen. Voorwaarde is wél dat de feedback voldoende snel plaatsvindt. Als de reactietijd lang is, loopt een verkeerd ingesteld proces ‘gewoon’ door!

Feedback als basis voor control

Feedback maakt control mogelijk. Bij control denken we al snel aan het beheersen van de activiteiten van een hele organisatie. Echter, het beheersen van processen – bijvoorbeeld het ontwerpproces van een ingenieursbureau, het productieproces van een drukkerij of de testafname door een testbureau – is de kern van ‘control’.

Een serie beheerste processen leidt tot de beheersing (control) van een systeem of een organisatie. Die control wordt mogelijk gemaakt door feedback over het functioneren van dat proces. Het eindresultaat van het proces (de tekening, het drukwerk, het testrapport) wordt beoordeeld met productnormen en zonodig gecorrigeerd.

Hoe ontwerp je een PDCA-cockpit?

Een PDCA-cockpit ontstaat in een ontwerpproces; hij ligt niet klaar op de plank. De doelstelling van het ontwerpproces is het opleveren van een specifiek performance dashboard, dat wij PDCA-cockpit zullen noemen.

Met dit dashboard kan het management de organisatie waarvoor het verantwoordelijk is, besturen. Om deze ontwerpdoelstelling te realiseren is een aantal stappen nodig. In de eerste stap ga je zorgvuldig na wat de noodzakelijke besturingsinformatie voor het managementniveau is dat de cockpit wil gaan gebruiken. Vandaar dat dit het moment is waarop je een informatieplan opstelt.

Prestatiemanagement onmisbaar voor modern bedrijf

Uit eigen ervaring weet ik dat prestatiemanagement onmisbaar is voor een modern bedrijf. ProRail, dat de zorg heeft voor de veiligheid, kwaliteit en beschikbaarheid van het spoor, kan gewoon niet zonder. Bij prestatiemanagement spelen twee invalshoeken een rol: operationele en strategische. Er moeten zowel ambities worden geformuleerd als risico’s. De ontwikkeling en invoering van prestatiemanagement moeten bovendien gelijk op gaan met de verdere professionalisering van de medewerkers.

PDCA is ingrijpend

Eerdere afbeeldingen tonen een PDCA cyclus die vrij simpel oogt. Maar het is een ingrijpend en complex managementproces. Om daar iets van te laten zien, is de PDCA cyclus hieronder als een bollenveld afgebeeld. Een oorspronkelijk plan, de P linksonder, wordt uitgevoerd, de drie letters D eromheen. Dan volgen vijf letters C en tot slot zeven letters A. Enzovoorts.

Naarmate de tijd vordert, stijgt ruwweg de complexiteit en de hoeveelheid werk op logaritmische schaal. Op een goed idee komen kan in een split second. Een plan uitwerken en bijbehorende strategie bedenken is niet moeilijk en kost relatief gezien weinig tijd. De strategie uitvoeren wel.

PDCA en de transitie naar een slimme organisatie

De komende vier artikelen schetsen een beeld waarmee meer kennis over PDCA kan worden opgedaan. Zodat deze succesvol kan zijn en gedragen kan worden. Zowel voor de grote als de kleine PDCA cyclus.

Het doel van deze artikelen is vooral praktisch. Hoe en met wie kun je de verbetermethode PDCA opzetten en toepassen in je eigen organisatie? En wat komt daar allemaal bij kijken en wat is daar (minimaal) voor nodig. Ook wil het boek inzicht geven in die factoren die een effectieve PDCA omgang kunnen stimuleren of blootleggen welke zaken die juist kunnen blokkeren. Praktische toepassing, voorbeelddocumenten, tips, anekdotisch bewijs wisselen elkaar af met wetenschappelijke inkijkjes.

PDCA bewijst opnieuw zijn kracht

De eendaagse PDCA-workshop die plaatsvond op 12 februari 2013 werd – net als die van 28 november 2012 – door de deelnemers met een 8 bijzonder hoog gewaardeerd. “Ik heb me geïnspireerd gevoeld door de workshop”, zegt Annette Lecomte, directeur van een middelbare school. Docent Leo Kerklaan voelt zich gevleid door de hoge waardering, maar volgens hem is het succes vooral te danken aan de interessante stof en de uiterst praktijkgerichte aanpak.

De Sociale Barometer: snellere feedback en betere dialogen

Periodieke onderzoeken naar de tevredenheid van medewerkers leveren vaak teleurstellende resultaten op. Dat bracht Nico Helder en Tim de Witte ertoe een alternatief te ontwikkelen dat ze de Sociale Barometer hebben genoemd. Dit concept peilt via internet de mening van medewerkers over maximaal 10 stellingen en geeft direct inzicht in de resultaten.

Helder en De Witte constateren dat de meeste organisaties weten hoe belangrijk betrokken medewerkers zijn voor het succes. De gebruikelijke aanpak van een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) leidt echter meestal tot teleurstelling. Dat komt volgens hen door vier belangrijke tekortkomingen: de vragenlijsten zijn dikwijls te lang, waardoor de antwoorden steeds minder geconcentreerd worden gegeven.

Artikelen over de PDCA cyclus

Deze website heeft de volgende artikelen over de PDCA cyclus beschikbaar om aan te vragen. Vervolgens ontvang je een link waarmee je het artikel direct kunt downloaden.

Naast artikelen biedt de kennisbank van Passionned Group ook verschillende boeken aan rond het onderwerp continu verbeteren. Kies een van de boeken uit onderstaande lijst voor meer informatie.

Van Informatie Technologie naar Business Technologie

Het is geen nieuws te melden dat alle grote organisaties momenteel snel veranderen. Dagelijks zien we trends van ontslagen, andere visies, andere doelstellingen, markten die veranderen en ga maar door. Veranderen is de meest stabiele factor op dit moment. Vernieuwing, snelheid, flexibiliteit en inspelen op de veranderende markt zijn cruciale factoren.

Er is behoefte aan een snellere ‘time to market’, andere producten en diensten die beter passen bij dit moment. Maar snel moeten inspelen op nieuwe ontwikkelingen als sociale media, verkoop via internet en de explosieve groei van data heeft ook een keerzijde. Want hoe houd je als organisatie alles onder controle en hoe weet je dat het goed zit?

Heeft de PDCA cyclus Dell de das omgedaan?

Elke week belichten we een branche hoe die omgaat met de PDCA cyclus. In dit derde artikel gaan we in op resultaten van recent onderzoek van de branche Handel en reparatie en meer specifiek het bedrijf Dell. Binnen deze branche worden kwaliteitscirkels relatief beperkt (expliciet) gebruikt ten opzichte van andere branches zoals industrie en gezondheidszorg. Wel worden veel (informatie)logistieke concepten toegepast, waar kwaliteit ongetwijfeld een aandeel in heeft.

Banken en verzekeraars 12% PDCA proof

Elke week belichten we een branche hoe die omgaat met de PDCA cyclus. In dit tweede artikel gaan we in op resultaten van recent onderzoek van de branche financiële instellingen. Binnen deze branche zijn kwaliteitscirkels niet onbekend. Er wordt ook relatief veel gewerkt met Lean en Six Sigma. Maar maakt deze sector de PDCA cyclus ook rond?

In het onderzoek zijn 266 organisaties meegenomen die meer dan 250 FTE’s hebben. Een dwarsdoorsnede van de branche ‘Banken, verzekeraars en financiële instellingen’ geeft het volgende beeld over de PDCA.

Gezondheidszorg 10% PDCA proof

Elke week belichten we een branche hoe die omgaat met de PDCA cyclus. In dit eerste artikel gaan we in op resultaten van recent onderzoek binnen de gezondheidszorg. Binnen die sector is de PDCA cyclus niet onbekend. De HKZ certificering stelt het verplicht, maar lukt het zorginstellingen om de cyclus draaiende te krijgen?

In het onderzoek zijn 266 organisaties meegenomen die meer dan 250 FTE’s hebben. Een dwarsdoorsnede van de branche gezondheidszorg geeft het volgende beeld over het toepassen van PDCA en de 4 stappen.

Youp en de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus

Afgelopen weken is Youp van het Hek in de belangstelling geweest over de problemen bij callcenter van T-mobile. Dit is illustratief voor veel problemen die grote organisaties hebben bij contacten met klanten. Een aantal lessen kunnen wel getrokken worden als we de klachten van klanten goed onder loep nemen.

Allereerst kan iedere klacht beschouwd worden als een uitdaging om de dienstverlening continu te verbeteren. Een goed moment weer opnieuw de Plan-Do-Check-Act cyclus onder de loep te nemen. Overigens is het nu het einde van het jaar en dat is voor veel organisaties al een goed moment om te gaan evalueren.

De kracht van de PDCA cyclus

De PDCA cyclus (Plan, Do, Check, Act) is een model uit de jaren ‘30. Ondanks vele nieuwe en aansluitende methoden staat het model nog steeds recht overeind. Maar waarom was dit krachtige model een voorbeeld voor vele andere modellen. En waarom dient het nog steeds als inspiratiemiddel en toepassingsmodel?

Er bestaan diverse procesverbetermethoden, waar onder die van Lean, Six Sigma, Total Productive Maintenance (TPM) en European Foundation for Quality Management (EFQM). Waar de modellen vandaan komen en wat de kern is van de diverse modellen kun je zien bij procesmanagement onder aanverwante thema’s. Toch zijn ze allemaal gerelateerd aan de PDCA cyclus van Deming. Je zou kunnen zeggen dat ze allemaal een aanpassing zijn op dit ‘oermodel’.

PDCA cyclus laat bedrijfsresultaten stijgen

Onderzoek onder bijna vierhonderd organisaties laat zien dat de alom bekende PDCA cyclus (plan-do-check-act) cruciaal is om betere bedrijfsresultaten te boeken. Niet alleen kunnen hierdoor winstmarges verbeteren en werkvoorraden drastisch verminderen, ook kan de klanttevredenheid toenemen. Deze kwaliteitscirkel van dr. Deming blijkt nu het fundament te zijn om met stuurinformatie en kritieke prestatie-indicatoren groot succes te kunnen boeken.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met blog over slim verbeteren of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15