Blog over slim verbeteren

Slim verbeteren: pagina 2 van 4


Blog over Slim verbeteren: pagina 2 van 4
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Dit is de blog van de datagedreven verbeterconsultants van de Passionned Group over continu verbeteren en slimme organisaties. Je vindt hier verschillende artikelen over meten, gedrag, kwaliteit, leiderschap en procesoptimalisatie. Bestel ook ons boek ‘De intelligente organisatie’ (6e druk) of De wendbare organisatie (2016).

Hoe maak je een procesbeschrijving?

Steeds vaker zie je teams komen tot zelfsturing en managers continu verbeteren in de lijn. Daardoor is er meer vraag dan ooit naar hoe je snel en effectief een complete procesbeschrijving kan maken. Maar tegelijk komen wij in de praktijk steeds meer aanpassingen en beschrijvingen tegen die geen rekening houden met nieuwe proceseisen van deze tijd als wendbaarheid, maatwerk in grote aantallen, et cetera. Bijna altijd heeft dit te maken met de wijze (het proces) waarop je jouw processen ontwerpt. Op basis van een aantal stappen uit het boek ‘Grip op Processen’ proberen wij je in deze bijdrage handvatten te bieden om een aantal belangrijke valkuilen te voorkomen.
Processen ontwerpen in 4 fasen

Bespaar tijd en geld met feedback in overleg

We overleggen wat af met elkaar in onze poldersamenleving. Zo heeft de Vergaderbarometer uitgevoerd door Synovate/Interview NSS al in 2007 aangetoond dat we met elkaar voor 60 miljard per jaar vergaderen. Hierbij gaf zelfs 44% aan dat zij de helft of meer van de vergaderingen niet nuttig vinden. Maar doen we dat overleggen dan ook effectief? Of is de vergadering een bron van irritatie. Halen we met elkaar eruit wat er in zou moeten zitten? Hoe gaan we met de tijd, kennis en ieders bijdrage om? Wat is er eigenlijk nodig om constructief met elkaar aan de slag te gaan?
De standaardvraag

Sneller leren en doen met Kaizens

Organisaties hebben vaak de neiging in dezelfde valkuilen te stappen als het gaat om het snel aanpassen, veranderen of wijzigen van werkwijzen om de resultaten te verbeteren. Er wordt veel tijd gespendeerd aan plannen maken en het plan zelf ziet er vaak degelijk en compleet uit. Met zorg hebben zich verschillende interne en externe adviseurs zich over de aanpak en het plan gebogen en tot slot hebben managers input gegeven op de inhoud als het gaat om het verifiëren van de juiste analyses, oplossingen en randvoorwaarden voor de implementatie. Allemaal tijd en energie die te rechtvaardigen valt. Maar is er al werkelijk wat gebeurd?
De Lean aanpak

Lean: Doen wat werkt!

Het is 25 jaar geleden dat de wereld de term Lean Thinking leerde kennen via de publicatie van het boek The Machine that Changed the World. Sindsdien is Lean bekend als een bewezen en effectieve strategie voor het verbeteren van bedrijfsresultaten. Maar wel als een filosofie of ‘way of life’ en niet als een methode of korte termijn actie.

De meeste Lean verbeterprogramma’s leiden tot grote of kleinere verbeteringen. Veel organisaties hebben nog moeite om de Lean transformatie door te maken en een echte doorbraak te realiseren.

Ontwerpen van complexe en dynamische processen

Je bedrijfsomgeving wordt steeds complexer en je informatiebehoeften worden fijnmaziger. Medewerkers willen meer regie over hun eigen werk en nieuwe IT mogelijkheden zoals cloud en big data toepassingen eisen strategische aanpassingen. Dat vraagt in toenemende mate flexibiliteit en wendbaarheid in afstemming op de omgeving. Hiervoor is een meesterschap nodig in andere vormen van denken en uitvoeren om de inrichting van de bedrijfsvoering om deze complexiteit inzichtelijk te maken. Processen worden daarmee dynamischer en complexer.

Beter presteren door feedback te geven

Hoe bespreek je nu effectief de resultaten in een team of organisatie?
Wat is de volgende stap na het opleveren van het rapport?
Wat is er voor nodig om met elkaar vervolgstappen te kunnen bespreken?

We herkennen en hopelijk erkennen inmiddels de bepalende rol van feedback in het continu blijven verbeteren van prestaties. Uit ons onderzoek blijkt zelfs dat organisaties betere financiële resultaten behalen met een bedrijfscultuur waar feedback geven en ontvangen gemeengoed is. Zie ons ‘Onderzoek: de kracht van continu verbeteren’.

Wat is lean? Lean: methode of filosofie?

Lean is een managementfilosofie die de kwaliteit van het werk voor je klanten en medewerkers vergroot. Hoe? Door verspillingen te elimineren uit processen. Zaken die geen toegevoegde waarde leveren in de ogen van de klant. Lean is populair, logisch want er zijn niet veel andere bewezen methoden die focussen op de klant, efficiencyverbetering én mogelijkheden in zich hebben om ‘van onderop’ te veranderen.

Continu verbeteren: van virus naar DNA

Er bestaan veel methodes, tools en inzichten als het gaat om continu verbeteren. Maar zelden worden deze met inzichten uit de wetenschap en praktijk gecombineerd. Te vaak kom ik nog tool- en taakgerichte implementaties tegen van bijvoorbeeld Lean, PDCA, Kaizen, Agile, Scrum, BPM, Procesmanagement en al het andere moois wat verbetermethoden en –filosofieën ons te bieden hebben.

Om nog maar niet te spreken van de vele kwaliteitsmanagementsystemen die organisaties als kip zonder kop neerzetten en bijhouden. Met grote negatieve gevolgen van dien. Resultaat blijft uit en vervolgens gaat men ‘gewoon’ weer aan het werk of nog erger ze, draaien implementaties terug. Daarnaast neemt de motivatie af omdat de systemen en methoden afleiden van het ‘gewone’ werk (denk aan de zorgsector).

De 5 Lean Trends van 2017

Aan de ene kant zijn er organisaties die al een tijd geleden begonnen zijn met de invoering van Lean. Ze zijn elke dag weer op zoek naar nieuwe “Lean kansen”. Aan de andere kant zie je organisaties die net beginnen, zoals in de zorg. Ze zijn bezig met experimenten en de maken de eerste resultaten mee.

Voor de eerste groep wat meer ervaren organisaties leren wij uit de praktijk dat ze nog jaren verder kunnen verbeteren op basis van de Lean filosofie. Lean kent veel aspecten en lagen waarvan er vele onontgonnen blijven. Bijvoorbeeld het toepassen van 5S op de werkomgeving verslapt vaak. Ook de aandacht voor het meten van kleinere verbeteringen maar ook de grotere Kaizens neemt vaak af. Terwijl de organisatie juist de ervaring heeft dat dat allemaal heel krachtig werkt.

‘Lean brengt het beste in iedereen boven’

Passionned Group blijft groeien en werkt continu aan het verbeteren van de dienstverlening. Om een organisatie slimmer te laten werken, zijn de mensen van essentieel belang. Want nadat de processen slimmer zijn ingericht en het ‘Lean’-gedachtengoed is omarmd, moet de nieuwe werkwijze ook in het DNA van de organisatie worden verankerd. Zo moet er geleerd worden om van verticaal horizontaal te gaan denken en doen, en hun teams weer meer in de driver seat te brengen met behulp van informatie die er echt toe doet.

Spiekbriefje voor KPI’s!

Een van de manieren om continue verbetering te verankeren is het werken met KPI’s op de werkvloer. Tijdens de invoering daarvan bij een van onze klanten vroeg een van de teamleden of er een handig overzicht is van de belangrijkste principes rond KPI’s. Ze wilde een spiekbriefje hebben! Hieronder heb ik een paar van de belangrijkste KPI tips & trucs opgeschreven. Er zijn er natuurlijk meer dus als je denkt dat ik iets heb gemist vul dat hieronder bij de reacties aan.

Indicatoren stimuleren tot topprestaties

Louis van Gaal heeft als coach veel gewonnen en gepresteerd. Zijn visie op het verbeteren van sportprestaties vertoont grote analogie met dat van de PDCA-cyclus. “Mijn credo is altijd geweest: analyse, uitvoering, evaluatie. Ik meet zoveel als mogelijk”, aldus Van Gaal. Wat maakt het zo belangrijk om voortdurend te meten? En waarom zou je meer energie in goede KPI’s steken? Hoe belangrijk is het voor jou om met gemeenschappelijke KPI’s en indicatoren te werken op elk niveau in jouw organisatie?

Proeverij ‘Informatiegestuurd werken & verbeteren’

De gemeentelijke organisatie staat voortdurend onder druk. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe verantwoordelijkheden en de vraag naar nieuwe perspectieven neemt toe. Denk hierbij aan:

De richtingen: procesgericht, informatiegericht, gebiedsgericht, burgergericht, resultaatgericht en prestatiegericht
Aan de manier van werken en sturen: vraaggestuurd, informatiegestuurd, …
De roep om het uitbouwen van de regiefunctie en wendbaarheid in besluitvorming en uitvoering.

Informatie is pas informatie als de organisatie erdoor verandert

Informatie ‘vertelt’ ons meer over een situatie. Iets dat we nog niet wisten bijvoorbeeld. Informatie kan ook bevestigen of onze veronderstellingen wel of niet kloppen. Dan kunnen we besluiten om actie te nemen met de bedoeling om naar de gewenste situatie toe te sturen.

Ik wist al dat er vanavond een feestje was, maar nu ik hoor dat mijn favoriete band optreedt, besluit ik om er heen te gaan. Gaan of niet-gaan, doen of niet-doen; het zijn simpele keuzen. Besluitvorming is vaak ingewikkelder.

Gemeente Zoetermeer aan de slag met PDCA

Gemeenten zijn bezig een slag te maken naar de burger en ondernemer toe. Centrale vraag daarbij is ‘Hoe kunnen we onze publieke waarde verder vergroten?’ Dit betekent dat effectiviteit, hogere prestaties realiseren, continu verbeteren en innoveren aan belang winnen. Deze competenties zijn voor de gemeente nodig om haar functie in de participatiesamenleving goed aan te kunnen tonen. Kortom, gemeenten moeten nieuwe wegen bewandelen.

Continu meten en verbeteren

Organisaties besteden tegenwoordig veel aandacht aan ‘meten is weten’. Dit vertaalt zich naar omvangrijke rapportages en schitterende dashboards beschikbaar op verschillende soorten ‘mobile devices’. Maar hoe helpt dit jouw organisatie beter presteren?

Op hoeveel signalen kunnen mensen nog gaan reageren?
Wat is de betekenis van een rood of groen lampje?
Wanneer en waarom moet je reageren?

De kracht van procesdenken

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen, informatie- of applicatiearchitecturen. Daarnaast neemt de vraag naar nieuwe organisatievormen die snel en flexibel kunnen reageren toe. Kunnen deze ontwikkelingen elkaar ontmoeten en versterken? Het denken in processen en het toepassen van procesarchitectuur is hierop een adequaat antwoord. De kracht van procesdenken gaat je vooruit helpen.

Meer flexibiliteit met procesarchitectuur

Werken met architecturen komt steeds vaker voor. Denk hierbij aan bedrijfsarchitecturen, procesarchitecturen of informatie- en applicatiearchitecturen.

Maar kun je procesarchitectuur als oplossing inzetten?
En wat is het nut van procesdenken, procesmanagement en procesarchitectuur voor jouw organisatie?
Hoe bereik je dan meer flexibiliteit met procesarchitectuur?
Bij wat voor beslissingen kan je dit inzetten?

7 tips om meer uit je training te halen

Organisaties kunnen alleen intelligent worden en zijn wanneer er een cultuur bestaat van continu verbeteren, leren én vernieuwen. Passionned Group biedt nu meer dan 10 jaar opleidingen en workshops aan die kennis, vaardigheden en handvatten aanreiken om met jouw organisatie en team te starten met continu verbeteren en vernieuwen.

Hoe haal ik meer uit de training die ik wil gaan volgen?
Wat kan ik hier zelf aan doen?

Slimmer en slagvaardiger met 3 vragen & procesarchitectuur

Deftig verwoord: “Organisaties brengen producten en diensten voort waarmee ze beogen een zinvolle bijdrage te leveren aan het maatschappelijk verkeer”. Onze maatschappij evolueert: technisch, sociaal, cultureel en anderszins. Er ontstaan nieuwe technologieën en nieuwe technische mogelijkheden. En consumenten en bedrijven stellen nieuwe eisen en hebben andere verwachtingen. We zien het om ons heen en kunnen er elke dag over lezen.

Procesoptimalisatie maakt het verschil voor gemeenten

Gemeenten krijgen steeds meer regie over de uitvoering van belangrijke regelingen en wetten. Was jeugdzorg gisteren nog een provinciale taak, op 1 januari 2015 ligt dit op het bord van de gemeente. Ook grote delen van de AWBZ, eerst 100% een taak van de Rijksoverheid, zijn nu verschoven naar de WMO. Bovendien is de gemeente vanaf 1 januari 2015 de partij die de Participatiewet (voor werk en inkomen) uitvoert en de partij die voor passend onderwijs zorgt.

Prof. Ko Achterberg versterkt Passionned Group

Dr. Ko Achterberg RA (1949) is meer dan 35 jaar organisatieadviseur. Daarnaast is hij even lang hoogleraar en docent aan respectievelijk de Vrije Universiteit te Amsterdam en de Erasmus Universiteit te Rotterdam (postmaster controller opleiding). Hij heeft achtereenvolgens studies voltooid in de bedrijfseconomie, belastingrecht en accountancy. Daarna is hij gepromoveerd op het onderwerp Informatiemanagement.

Martijn Stuiver aan boord bij Passionned Group

Martijn Stuiver (40) is sinds begin dit jaar Director Continuous Improvement van de Passionned Group. Martijn is expert op het gebied van veranderingen en gedrag en gaat klanten van Passionned helpen zichzelf continu te verbeteren en te leren innoveren. “Veranderen is lastig,” zegt Martijn, “maar als het doel van de verandering samenvalt met het doel van het team, wordt het werk leuker en zijn de resultaten beter.”

De 5 grootste valkuilen voor PDCA

Veel organisaties hebben steeds meer aandacht voor continu verbeteren en PDCA. Dat is niet zo vreemd. Want met deze zeer krachtige verbetermethodiek realiseer je veel betere prestaties. Dit blijkt uit ons landelijke PDCA-onderzoek. Daarnaast is PDCA in het hart van elk intelligent bedrijf aanwezig. Dat zie je ook terug bij Fietsenwinkel.nl. Zij sleepten onlangs de prestigieuze titel ‘Slimste organisatie van Nederland’ in de wacht.

Meten is weten? Effectief besturen in 3 stappen

Bij veel organisaties houdt het op bij een meetplan. Maar zodra een meetplan met daarin een overzicht van de afspraken over wat er wordt onderzocht en hoe dit gebeurd is afgerond, pas dan kunnen we gaan meten. Dat levert meetgegevens op die op hun beurt worden verwerkt tot indicatorwaarden. Maar om die waarden op zich gaat het natuurlijk niet.

Wat wij met indicatoren werkelijk willen bereiken, is een effectieve besturing van de organisatie. In de Organisatiecockpit branden groene lampjes als alles in orde is. Als een prestatie niet aan de gestelde eisen voldoet, licht een rood lampje op. De indicator geeft het signaal dat er moet worden gehandeld, maar echter niet hoe dat moet gebeuren. Daarvoor moeten we leren de indicatoren te hanteren: hoe bij te sturen als een indicator rood oplicht? Dat bepalen we zelf.

Nieuw filmpje: De intelligente organisatie in 1 minuut!

Recent heeft Passionned Group een animatiefilmpje laten maken om helder te maken wat een intelligente organisatie is. Bekijk het resultaat hieronder en ontdek in 1 minuut de voordelen van een intelligente organisatie (inclusief succesfactoren) en hoe wij u kunnen helpen die te realiseren.

Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
Of bestel het boek ‘De intelligente organisatie’ (6e druk).

PDCA-workshop als katalysator voor interne veranderingen

In september afgelopen jaar verzorgde mr. Leo Kerklaan van Passionned Group een tweedaagse incompany training op het gebied van PDCA voor 18 medewerkers van NedMag. Initiatiefnemer Aart Vollenhoven is Director Finance & Supply Chain van dit zoutmijnbouwbedrijf uit Veendam. “Ik vind dat we meer routine moeten krijgen in het gestructureerd implementeren van verbeterideeën.”

Voor Aart Vollenhoven waren er twee concrete aanleidingen om een incompany PDCA-training te organiseren. ”Ik vond dat we meer ideeën op tafel moesten krijgen die de efficiency kunnen verbeteren. Daarvoor moet je eerst met elkaar een bepaalde mindset krijgen. Je zult allemaal moeten inzien dat elk verbeteridee eigenlijk een cadeautje voor onszelf is.

De 5 grootste KPI-blunders

De 10 Gouden Regels van de Lean Manager

Het management speelt een cruciale rol voor het welslagen van Lean. De Lean manager toont respect en geeft vertrouwen aan de Lean medewerker. Zij krijgen ruimte om te experimenteren, om nieuwe processtappen of aanpassingen ter verbetering van het resultaat uit te proberen. Dat gaat niet altijd direct goed. Fouten maken mag, want daar leert de organisatie van.

De 10 Gouden Regels
Het Centrum voor Leiderschap onderscheidt 10 Gouden Regels voor de Lean manager. Maar is elke manager eigenlijk niet een Lean manager? De 10 gouden regels hieronder onderschrijven deze retorische vraag:

KPI’s zitten in het hart van elk bedrijf, ook in die van u!

Veel organisaties hebben steeds meer aandacht voor de kritieke prestatie indicator (kpi). Dat is niet verwonderlijk want het is een zeer krachtige managementtool en kpi’s zitten in het hart van elk bedrijf, ook in die van u.

Echter, kpi’s luisteren erg nauw. Een misgreep is soms snel gemaakt. Daarom attenderen we u graag op het gloednieuwe artikel ‘De 5 grootste KPI-blunders’ en bieden we u de mogelijkheid om een kpi-opleiding te volgen.

Van rationele naar relationele kwaliteit

Kwaliteitssystemen en –modellen spelen nog steeds een grote rol maar hebben tegelijkertijd hun beperkingen. Hoe zorg je als kwaliteitsmanager voor een optimale mix van relationele (zacht/sociale) kwaliteit en rationele (harde/technische) kwaliteit? Dit hoor je op 9 mei tijdens het Nationaal Kwaliteitscongres 2019. Zorg dat je klaar bent voor je eigen nieuwe rol!

 

Maak verbinding tussen technologie, realiteit & spiritualiteit

Case Optimaload: informatieplan voor het primaire proces

Tot nu toe hebben we vooral onderdelen van het primaire proces gemodelleerd. Bij de case Edukans was dat bijvoorbeeld het proces ‘verzorgen tentamens’. Nu zijn we zover dat we het complete primaire proces willen modelleren.

Dan moet je, behalve het verloop van de processen, ook de bijdragers en hun relatie met de deelprocessen aangeven. En de relatie met de omgeving zoals klanten, toeleveranciers en overheid. Als je een informatieplan maakt voor het primaire proces, krijg je ook de afdelingen als actoren in beeld.

Bepaal regelkringen voor correctie of preventie

De regelkringen is een begrip uit de systeembenadering. Een regelkring maakt het mogelijk om in te grijpen als de output van processen niet voldoet. In dat geval is correctie nodig. Soms zijn er ook preventieve maatregelen nodig die ervoor moeten zorgen dat het probleem niet meer kan optreden.

Een regelkring is een feedbackloop waarbij je de output van een proces meet en vervolgens vergelijkt met de gewenste waarde: de plan do check act-regelkring. Dit leidt tot een regelsignaal. Dit signaal geeft aan of je de input van het proces moet bijsturen. Dit wordt ook ingreep genoemd (actualise).

Meten is weten. Maar wat moeten we precies meten?

Het bestaande proces is bestudeerd (stap 1) en van de gewenste situatie is een procesmodel gemaakt (stap 2). Nu willen we graag weten welke informatie nodig is voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

En natuurlijk willen we ook weten of het heringerichte proces in de praktijk beter functioneert. Meten is weten. Maar wat moeten we precies meten? Hiermee komt de besturingsvraag in beeld. Welke informatie moet in de organisatiecockpit staan om goed te kunnen sturen? Die vraag kun je niet goed beantwoorden zonder eerst de zoekvelden op basis van het model voor de gewenste situatie vast te stellen.

Een procesmodel opstellen van de gewenste situatie

Het procesmodel uit stap 1 betreft de huidige situatie; de ‘ist’-situatie. In dit simpele model zie je een keten van processtappen. Het verband tussen je processen maak je zichtbaar door de belangrijkste transformaties weer te geven.

Het resultaat is een model van het verloop van een proces in de ‘ist’-situatie zoals de opstellers van het model dat hebben waargenomen. Een sterk punt hiervan is dat je zo een gezamenlijk beeld creëert van de processen, het verband ertussen en wie de procesbijdragers zijn. Dat zet bij de opstellers van het model de conceptuele spiraal in gang. En dat leidt eigenlijk vanzelf tot het opstellen van een model van de gewenste situatie. Zie ook Business Process Management.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met blog over slim verbeteren of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
7356
Trainingen & workshops
7357
Deelnemers opgeleid
7358
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
7359
Kantoren
3
Jaar ervaring
14