Bespaar tijd en geld met feedback in overleg | Opinie

Bespaar tijd en geld met feedback in overleg

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

We overleggen wat af met elkaar in onze poldersamenleving. Zo heeft de Vergaderbarometer uitgevoerd door Synovate/Interview NSS al in 2007 aangetoond dat we met elkaar voor 60 miljard per jaar vergaderen. Hierbij gaf zelfs 44% aan dat zij de helft of meer van de vergaderingen niet nuttig vinden. Maar doen we dat overleggen dan ook effectief? Of is de vergadering een bron van irritatie. Halen we met elkaar eruit wat er in zou moeten zitten? Hoe gaan we met de tijd, kennis en ieders bijdrage om? Wat is er eigenlijk nodig om constructief met elkaar aan de slag te gaan?

De standaardvraag

Wanneer is de laatste keer geweest wanneer je het overleg of de sessie op effectiviteit en efficiency met elkaar hebt geëvalueerd? En als antwoord blijft het dan vaak stil. Een goede indicatie voor teams of organisaties die erg inhoudsgericht en taakgericht werken.

Waar herkent u een slecht KPI overleg aan?

Een aantal symptomen wijzen vaak in de richting van ineffectief overleg met gebrek aan ruimte voor echte feedback. Kom je deze symptomen tegen?

  • Het performance overleg loopt altijd uit
  • Dezelfde collega’s zijn altijd aan het woord
  • Acties of beslissingen worden moeizaam genomen
  • Er vinden geen discussies plaats of alleen maar discussie
  • Er wordt alleen over de inhoud gesproken
  • Men reageert niet op elkaar
  • Men gaat snel over tot de orde van de dag
  • Er is geen aandacht voor onderwerpen en elkaar tijdens de bijeenkomst
  • Voorbereidingen worden stelselmatig niet uitgevoerd

De KPI’s

Het succes van veel inspanningen wordt gemeten. Goede informatie en KPI’s zijn nodig om leerprocessen op gang te brengen en strategische doelen te evalueren. Vaak zet een goede of slechte score aan tot ander gedrag. Tenminste als deze verstandig zijn gedefinieerd. Zo zijn de kenmerken van slimme KPI’s bijvoorbeeld dat ze normaal gesproken kritieke succesfactoren tastbaar maken, dat ze bij voorkeur niet financieel georiënteerd zijn, dat ze direct te beïnvloeden zijn et cetera  (zie de 7 kenmerken van onvervalste KPI’s). Vervolgens worden de scores ingebracht in een overleg. Maar omdat er geen KPI’s zijn voor het overleg zelf, gaan de gesprekken nog wel eens alle kanten op. Het komt zelfs voor dat beslissingen niet worden genomen of acties worden opgezet die indruisen tegen de betekenis van de score. Of denk eens aan de hoeveelheid ongebruikte rapporten en overzichten die liggen te verstoffen?

Hier is meer aan de hand

Groepskenmerken kunnen een belangrijke rol spelen waarom men niet tot de kern kan komen. Denk aan angst om afgebrand te worden. Aan een gebruik om vooral in algemeenheden met elkaar te praten en persoonlijke zaken buiten beschouwing te laten (we zijn toch professionals?). Zo heb ik een team meegemaakt waarbij men expliciet uitsprak dat men het alleen over de inhoud wilde hebben. In de praktijk natuurlijk onmogelijk. Maar denk ook aan een overleg waarbij de verwachtingen rondom het doel ervan onduidelijk zijn. En wat te denken van een manager die een grote stempel drukt op een samenkomst. Zijn voorbeeldgedrag als het gaat om feedback geven en ontvangen, angst zaaien en in vaagheden spreken, kunnen bijdragen aan disfunctionerende bijeenkomsten. Tot slot kan het ook betekenen dat medewerkers en leidinggevenden niet goed weten waar te beginnen, omdat de vaardigheden ontbreken.

Vertrouwen en openheid

Vertrouwen en openheidOp deze manier komen verbeteringen moeilijk van de grond. Er is kennelijk geen ruimte en er zijn wellicht geen vaardigheden om op de echte consequenties van de scores in te gaan. De samenwerking stagneert. Terwijl voor een effectieve samenwerking juist een gemeenschappelijk doel, voldoende middelen, constructieve communicatie, ruimte voor verschillende meningen en feedback aanwezig moet zijn. Ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid, heldere rollen, de juiste competenties, duidelijke verwachtingen ten aanzien van de voorzitter of leider en tot slot een complete evaluatie over het eigen functioneren als groep. Vertrouwen en openheid zijn hierbij cruciaal.

Van KPI naar feedback

Op basis van vertrouwen en openheid gaan mensen makkelijker met elkaar in gesprek over individuele resultaten en groepsresultaten. Er ontstaat dan meer ruimte om elkaar feedback te geven, uit te laten praten en conflicten op te lossen. Nog belangrijker blinde vlekken die je als individu kan hebben, worden zichtbaar en vormen een mooie kans om stappen te maken. De betekenis van een score van een KPI krijgt pas echt waarde als alle ins en outs met elkaar op tafel mogen komen. Dan neemt de waarde van de beslissingen en acties toe.

9 handige aanknopingspunten

Om tijdens een teamvergadering van de KPI-score effectief naar goede beslissingen en acties te komen, heb ik een aantal handige vragen hieronder weergegeven die je verder op gang kunnen helpen om de effectiviteit van je overleg te beoordelen. Vragen om bij stil te staan zijn:

  1. Met welke verwachtingen schuift iedereen aan? Zijn deze van elkaar bekend?
  2. Welke rol of functie heeft iedereen in het overleg? Wie stellen wel of geen vragen?
  3. Is iedereen op de hoogte van de aanpak voor het overleg?
  4. Wie nemen wel of niet deel aan het gesprek? Of wie draagt wel bij en wie niet?
  5. Als er discussie plaatsvindt, vindt deze dan in het overleg plaats of juist erbuiten?
  6. Worden alle mogelijke vragen gesteld?
  7. Wordt het overlegproces ter sprake gebracht? Hoe verloopt het proces en spreekt men hier elkaar op aan?
  8. Hoe ging dit ten opzicht van de vorige keer? Wordt er dus teruggekeken en de verwachtingen en intenties voor de toekomst uitgesproken?
  9. Hoe en wanneer wordt het overleg geëvalueerd?

Jouw score?

Als je al op twee vragen hierboven antwoordt met “nee”, “niet” of “ik weet niet”, kan je het beste al aan de noodrem trekken. De kans is dan groot dat de effectiviteit van je overleg op z’n minst al aan het afnemen is. Je kan dit ook in een overleg luchtiger ter sprake brengen door met elkaar een invuloefening te doen. Bijvoorbeeld noem 10 redenen waarop wij dit KPI- of verbeteroverleg kunnen verstieren en hoe we het zouden kunnen versterken? De antwoorden geven vaak genoeg stof tot een goed startgesprek om de effectiviteit van het overleg fundamenteel aan te scherpen.

Geïnteresseerd in feedbackrijk overleggen?  Lees verder in het artikel ‘Feedback: het goud van continu verbeteren’ over de achtergronden van feedback, volg onze workshop Feedback & Fundamenteel groeien of neem contact met ons op.

Reageer op dit artikel van Louis Brackel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met bespaar tijd en geld met feedback in overleg (opinie) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15