Datagedreven Lean | Lean Analytics | 7 SMART tips

7 tips voor een datagedreven Lean aanpak

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Twee vliegen in klap met datagedreven Lean

Lean was tien jaar geleden al hot en blijft zijn nut bewijzen. Maar als je Lean nu wilt implementeren in jouw organisatie, kun je er nog meer voordeel uit halen door het te combineren met datagedreven werken. Je slaat twee vliegen in één klap: je kunt nog efficiënter én klantgerichter opereren. Zeven tips voor een succesvolle implementatie van datagedreven Lean.

Slim inrichten van processen

Lean gaat over het slim inrichten van processen. Medewerkers worden veel meer bij het proces betrokken, zodat ze de vrijheid nemen om samen het proces te verbeteren. Lean staat ook voor afspraken over de taken en de communicatie daarover. Zo ontstaat een betere afstemming over de inhoud en het proces. Nu zien we nog te veel dat iedere medewerker zijn eigen ding doet, in een silo, omdat dat ooit zo is afgesproken. Daardoor ontstaat ruis.

Het niet goed samenwerken brengt verliezen op doorlooptijd, efficiency en kwaliteit met zich mee. Er valt veel te verbeteren als je mensen bij elkaar op één lijn brengt. Dat kan met Lean. Grote organisaties zijn vaak energieloos georganiseerd. Om Lean te implementeren is daar dan ook een cultuurverandering nodig. Je moet toewerken naar een horizontale, procesgerichte organisatie rondom de klant. Daardoor krijg je de verschillen in beeld en ga je op permanente basis aan de slag met verbeteringen.

Praktijkvoorbeeld

Hoe ziet een datagedreven Lean-verbetertraject er in de praktijk nou precies uit? Laten we het voorbeeld van een groothandel in medicijnen nemen. Elke dag komen er 12.000 bestellingen binnen en deze moet de groothandel uitleveren, zeg drie artikelen per bestelling. In dat geval moeten de orderpickers 36.000 artikelen uit het magazijn halen en in 12.000 dozen stoppen. Wil je veel effectiever en dus meer datagedreven gaan werken, dan kijk je eerst hoe het magazijn precies is ingericht. Dan kom je er door data-analyse bijvoorbeeld achter dat er soms wel twee of drie artikelen op één pickplaats liggen, onder andere omdat er plaatsgebrek is.

De orderpicker krijgt via zijn handscanner de opdracht om een bepaald artikel te pakken. Het systeem weet op welke locatie het ligt. Maar als de orderpicker bij de pickplaats komt, liggen daar meerdere artikelen. Als hij dan niet precies weet welke hij moet hebben, omdat medicijnnamen moeilijk uit elkaar te houden zijn, moet hij meerdere keren scannen voordat hij het juiste artikel te pakken heeft. Dat kost natuurlijk onnodig veel tijd. Bovendien neemt de kans op fouten toe.

Datagedreven verbeteren

Door data-analyse ziet de groothandel duidelijk welke artikelen in welke hoeveelheden op meerdere plekken liggen. Ze gaan er uiteindelijk voor zorgen dat er op elke plek maar één artikel ligt. Alleen aan degenen die het magazijn vullen of orders picken vragen om het anders te doen, helpt niet afdoende. Nee, je formeert een verbeterteam met alle betrokken medewerkers, dus onder anderen ook degene die de artikel- en voorraadinformatie in het systeem bijhouden.

De werkgroep zal dan op basis van de data en de ervaring van de betrokken medewerkers een verbetertraject formuleren. Vanzelfsprekend weten de collega’s die picken wel dat de artikelen niet conform het ideaal in het magazijn liggen. Door de data ervan te analyseren kunnen ze veel gerichter onderzoeken waar het probleem zich vooral voordoet en in welke mate. Bovendien kunnen de orderpickers met de data in de hand veel sneller de juiste acties uitvoeren om te voorkomen dat magazijnlocaties dubbel bezet raken.

De 7 tips voor datagedreven Lean-implementatie

Zelf aan de slag met een datagedreven Lean-implementatie? Met deze tips wordt het een succes.

1. Doe niks zonder je medewerkers

Lean betekent ook: respect voor de medewerker. De data die je uit jouw systeem haalt, moeten ook de medewerkers iets zeggen. Verrijk de data met de kennis van de werkvloer. Overdrijf het niet, houd het simpel en begrijpelijk. De medewerker moet de data begrijpen en weten wat je met die data kunt doen.

2. Geef medewerkers inzicht in data

Zorg dat je medewerkers data krijgen waarmee ze slimme acties kunnen uitvoeren. Veel regelmatiger dan nu het geval is. Naast de gebruikelijke opdrachten bespreek je ook tijdens de dagelijkse dienstoverdracht de grafieken en basisdata. Bijvoorbeeld een signaallijst die aangeeft op welke picklocaties de producten niet goed liggen of waar nog meerdere artikelen liggen. Aan de hand hiervan kun je ook de fysieke locaties controleren. Zo zorg je ervoor dat medewerkers ook in hun dagelijkse werk meer van data gebruik gaan maken.

3. Maak de data visueel inzichtelijk

Voor een succesvolle datagedreven Lean-implementatie is het heel belangrijk om de beschikbare data te visualiseren. Tabelletjes of lange lijsten zijn niet overzichtelijk genoeg. Gebruik in de plaats daarvan makkelijk te begrijpen grafieken waarin ontwikkelingen duidelijk te zien zijn. Bespreek die grafieken dagelijks met de collega’s en vraag ze om feedback en verbetermogelijkheden.

4. Bepaal de norm waar u naartoe wilt werken

Bepaal aan de hand van de data ook een norm waar je naartoe wilt werken in jouw Lean-verbetertraject. Stel, een medewerker zoekt een bepaald artikel, het systeem zegt: het ligt op plaats 15. Maar als de orderpicker daar komt, ligt het er helemaal niet. Stel dat het per dag 35 keer voorkomt dat een artikel niet op de door het systeem aangegeven plek ligt en je hebt 3500 artikelen in je magazijn liggen. Dan is het foutpercentage 1 procent. Dat lijkt weinig, maar niet als je kijkt naar de hoeveelheid extra werk dat dat genereert:

  • niet alleen voor het picken maar ook voor bijvoorbeeld de afdeling kwaliteitscontrole
  • en je klant staat langer te wachten op een artikel

Je gaat de grote verbeterpotentie nu duidelijk zien. Stel de norm bij tot bijvoorbeeld een half procent. Je hebt daarmee een streefdoel om met jouw verbeterplan naartoe te werken.

5. Zorg ervoor dat de norm SMART is

De gestelde normen voor datagedreven werken met Lean zijn alleen goed te hanteren als ze SMART geformuleerd zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden dus. Misschien is die norm van een half procent wel helemaal niet haalbaar binnen afzienbare tijd, dan gaat jouw verbeterplan ook niet werken. Bekijk wat wel haalbaar is. Is dat 0,65 procent verbetering? Zet je doel dan bijvoorbeeld op 0,8 procent.

6. Houd KPI’s levend

Is de norm bereikt, stel de norm dan bij. Of bepaal een nieuwe key performance indicator (KPI) als de norm verder niet te verbeteren is. Het is dan tijd voor een andere aanpak. Focus op nieuwe zaken die je weer nieuwe inspiratie geven en die tot andersoortige verbeteringen leiden. De oude normen en doelen die je al hebt bereikt, houd je uiteraard vast en blijf je in de gaten houden.

7. Gebruik een verbeterbord bij datagedreven Lean werken

Zet alle data op een verbeterbord en hang dat op een centrale plek. Bijvoorbeeld waar je medewerkers de dagstart hebben en ze de taken verdelen. Maak een grafiek van de prestaties van het team van de vorige dag. Wat ging er goed in het toewerken naar de norm 0,8 procent? Wat ging minder goed? En wat gaan we vandaag verbeteren? Als er nog fouten in het proces zitten, maak die dan inzichtelijk en zet er een verklaring over de oorzaak van de fout bij. En die bespreek je weer natuurlijk.

Meer tips en meer informatie?

Met deze tips maak je van jouw datagedreven Lean-implementatie een succes. Meer leren? Geef je op voor de driedaagse datagedreven Lean-training die onze lean coach en expert Louis Brackel geeft.

Reageer op dit artikel van Louis Brackel

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met datagedreven lean (lean analytics) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Daan van Beek, Eindbaas & specialist in continu verbeteren

DAAN VAN BEEK MSc

Eindbaas & specialist in continu verbeteren

neem contact met mij op

Fact sheet

Aantal organisaties geholpen
8685
Aantal trainingen & workshops
8686
Aantal deelnemers opgeleid
8687
Gemiddelde klantervaring
8,9
Aantal consultants & docenten
8688
Aantal kantoren
3
Aantal jaren actief
14