De PDCA cyclus is een regelkringprincipe voor (proces)besturing en bestaat uit de stappen Plan Do Check Act. De inrichting en borging ervan blijkt uiterst essentieel voor betere organisatieprestaties.
Veel modellen en instanties werken met de PDCA cyclus zoals het INK, ISO en HKZ. Veel organisaties worstelen echter met de praktische inrichting en borging van de PDCA cyclus binnen de organisatie, hoe doe je dat nu? Volg de workshop.
De vier stappen: plan do check act
De PDCA cyclus bestaat uit vier stappen Plan Do Check Act die het kwaliteitsmanagement ondersteunen en de strategie & het management van een organisatie kunnen aanscherpen respectievelijk ontwikkelen.
Afbeelding 1: PDCA – Plan Do Check Act. De resultaten worden geborgd zodat de herhaling van de PDCA cyclus continue verbetering kan opleveren.
| Stap | Korte beschrijving |
| Plan | plannen maken en doelstellingen formuleren |
| Do | plannen uitvoeren en registreren |
| Check | uitkomst plannen vergelijken met realisatie en deze bespreken |
| Act | plannen en doelstellingen actualiseren en bijsturen |
In de praktijk is de hier gepresenteerde volgordelijkheid van de stappen Plan Do Check Act (PDCA) niet altijd goed zichtbaar, ook omdat sommige (jonge) organisaties vanuit een ruw idee soms gewoon iets proberen (doen) en daarna kijken of het werkt (check) en pas dan een gestructureerd plan gaan maken.
- Casus 1: De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf
- Casus 2: De PDCA cyclus bij de politie
- Casus 3: De PDCA cyclus in uw organisatie
Plan
Er wordt een plan gemaakt. Dit plan sluit aan op de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit klinkt makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe zorgt het management dat iedereen van hoog tot laag daarvoor op één lijn komt. Een bruikbaar hulpmiddel hiervoor zijn strategiekaarten waar de doelstellingen worden uitgesplitst in kritische succes factoren (subdoelstellingen). Per succesfactor wordt een eigenaar benoemd die dat gedeelte van het te realiseren plan gaat bewaken onder andere door het definiëren van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s).
Er worden vervolgens normen en targets per doelstelling vastgesteld. Ook dat is geen makkelijke taak – hoewel een zeer nuttige - want dan dient zich een vraagstuk aan van wederzijdse afhankelijkheden in de organisatie. “Als ik die norm moet gaan halen, dan moet die en die afdeling wel daar en daar voor zorgen”.
Do
De uitvoering van de plannen vindt plaats in stap twee. Hier worden de (nieuwe) activiteiten uitgevoerd die van belang zijn om de doelstellingen te realiseren. Het plan komt los van het papier en de weerbarstige werkelijkheid van alledag kan het enthousiasme dat tijdens de planvorming zich voordeed temperen. Nieuwe uitdagingen doen zich voor die het hoofd geboden dienen te worden. Dan komt het aan op: leiderschap van het management en directie, inspiratie en doorzettingsvermogen.
Een belangrijk aandachtspunt in deze stap van de PDCA cyclus is ervoor zorgen dat de gegevens die samenhangen met de uit te voeren activiteiten goed te blijven registreren en waar mogelijk deze zelfs verbeteren. In de volgende stap (check) willen we immers de effectiviteit van de activiteiten meten en met elkaar bespreken. Dat kan alleen wanneer de gegevens over die activiteiten beschikbaar en betrouwbaar zijn. Zonder data geen informatie en geen kennis.
Check
In deze fase van de PDCA cyclus wordt gekeken hoe de activiteiten uitpakken in relatie tot de gemaakte plannen. Daartoe is goede informatie over de activiteiten in relatie tot de kritische succesfactoren en doelstellingen nodig: de kritieke prestatie indicatoren (KPI’s).
Deze indicatoren worden opgebouwd uit gegevens en tonen informatie over de prestatie van de activiteit ten opzichte van de norm en signaleren de eventuele afwijkingen in het plan. Dikwijls worden deze indicatoren gepresenteerd in rapportages, dashboards of scorecards. In deze stap worden ook de scores op de KPI’s besproken; zowel de positieve als negatieve prestaties moeten aan bod komen.
Om te achterhalen waar precies bij te sturen (act) is het noodzakelijk om gedetailleerde analyses te maken op de KPI’s. Bijvoorbeeld per regio, productgroep en organisatieonderdeel en mogelijk combinaties ervan. Goede business intelligence oplossingen maken het presenteren en analyseren van KPI’s veel gemakkelijker.
Act
Op basis van de score op de KPI’s en de analyses daarop kunnen besluiten worden genomen, of eerdere maatregelen of plannen worden bijgestuurd (act slaat hier op actualise). Hieruit volgen verbetertrajecten om de score op de KPI’s te verbeteren. Bij grotere verbetertrajecten in een dynamische omgeving past een structurele aanpak in de vorm van projectmanagement. Daarin kan de specifieke PDCA cyclus geborgd worden in het reguliere managementproces.
Inrichten & borgen van plan do check actDe inrichting van de PDCA cyclus en het borgen ervan in de organisatie bestaat uit een aantal activiteiten:
Een goede implementatie van de PDCA cyclus zorgt ervoor dat de stappen Plan Do Check Act van de cyclus worden geborgd in management- en directieoverleggen en daar steevast aan de orde komen. Bovengenoemde activiteiten komen aan bod in het verbeterprogramma ‘Snel grip op continu verbeteren’. |
- Casus 1: De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf
- Casus 2: De PDCA cyclus bij de politie
- Casus 3: De PDCA cyclus in uw organisatie
De IMWR cyclus
Commerciële organisaties: de PDCA cyclus is vooral goed en snel in te voeren in ‘blauwe’ organisaties of organisatieonderdelen waarbij vooral resultaten en prestaties tellen. Hierbij kan een vorm van verticale sturing noodzakelijk zijn die met name gericht is op beheersing (in control komen) van processen en het verbeteren van de meetbare resultaten. Bij deze organisaties moet voorkomen worden dat de cyclus als een rigide regelsysteem wordt opgelegd aan de organisatie. Anders bestaat grote kans dat alle creativiteit en innovatie de organisatie verlaat. Bij deze organisaties is het van essentieel belang dat de PDCA cyclus wordt ingebed in een IMWR cyclus.
Ontwikkelgerichte organisaties: In niet-’blauwe’ meer ontwikkelgerichte organisaties of organisatieonderdelen waarbij zachtere waarden, creativiteit en mensgerichtheid de boventoon voeren, kan de PDCA cyclus ook een behoorlijke prestatieverbetering tot gevolg hebben, mits de PDCA cyclus wordt ingebedd in een IMWR cyclus. Het alternatief bestaat uit vier stappen: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen en Reflecteren. Deze cyclus gaat uit van co-creatie, zelfactualisatie, inspiratie, aspiratie en intensieve samenwerking.
Onderzoek: waarom is de PDCA cyclus belangrijk?
De PDCA cyclus blijkt een zeer kritische factor om de bedrijfsprestaties te verhogen volgens een recente studie ‘PDCA kritiek voor betere resultaten; de relatie tussen intelligence, PDCA en hogere prestaties’. Dit onderzoek toont aan dat de basis van elke intelligente organisatie bestaat uit het toepassen van de PDCA cyclus in de gehele organisatie.
| >>>> Neem contact met mij op voor een vrijblijvende afspraak over de invoering van de plan do check act cyclus. |
