De PDCA cyclus is een regelkringprincipe voor (proces)besturing en bestaat uit de stappen Plan Do Check Act. De inrichting en borging ervan blijkt uiterst essentieel voor betere organisatieprestaties.
Veel modellen en instanties werken met de PDCA cyclus zoals het INK, ISO en HKZ. Veel organisaties worstelen echter met de praktische inrichting en borging van de PDCA cyclus binnen de organisatie, hoe doe je dat nu? Passionned heeft daarom een interactieve workshop samengesteld juist om de praktische kant ervan te belichten.
De vier stappen: plan do check act
De PDCA cyclus bestaat uit vier stappen Plan Do Check Act. Deze cyclus geeft veel mogelijkheden om het kwaliteitsmanagement in uw organisatie verder te professionaliseren. Maar de cyclus kan ook helpen om de strategie van uw organisatie aan te scherpen en biedt goede handvatten om deze verder te verfijnen en ontwikkelen, terwijl tegelijkertijd de processen geoptimaliseerd kunnen worden.
Afbeelding 1: PDCA – Plan Do Check Act. De resultaten worden geborgd zodat de herhaling van de PDCA cyclus continue verbetering kan opleveren.
| Stap | Korte beschrijving |
| Plan | plannen maken en doelstellingen formuleren |
| Do | plannen uitvoeren en registreren |
| Check | uitkomst plannen vergelijken met realisatie en deze bespreken |
| Act | plannen en doelstellingen actualiseren en bijsturen |
In de praktijk is de hier gepresenteerde volgordelijkheid van de stappen Plan Do Check Act (PDCA) niet altijd goed zichtbaar, ook omdat sommige (jonge) organisaties vanuit een ruw idee soms gewoon iets proberen (doen) en daarna kijken of het werkt (check) en pas dan een gestructureerd plan gaan maken.
- Casus 1: De PDCA cyclus bij een zorgbedrijf
- Casus 2: De PDCA cyclus bij de politie
Inrichten & borgen van plan do check act
De inrichting van de PDCA cyclus en het borgen ervan in de organisatie bestaat uit een aantal activiteiten:
- doelstellingen en subdoelstellingen definiëren
- definiëren van kritieke prestatie indicatoren (KPI’s)
- gegevens verzamelen om de KPI’s te berekenen
- presenteren van KPI’s met behulp van rolgebaseerde dashboards
- bij afwijkingen analyseren van de KPI’s
- bespreken van de KPI’s in het reguliere management- of directieoverleg
- besluiten nemen en acties uitzetten
- elkaar leren aanspreken op de resultaten
- normen en targets regelmatig evalueren en herzien
- gedragscompetenties van managers en medewerkers verder ontwikkelen
Een goede implementatie van de PDCA cyclus zorgt ervoor dat de stappen Plan Do Check Act van de cyclus worden geborgd in management- en directieoverleggen en daar steevast aan de orde komen. Bovengenoemde activiteiten komen aan bod in de workshop PDCA.
Inspireren, mobiliseren, waarderen & reflecteren
De IMWR cyclus bij commerciële organisaties
Commerciële organisaties: de PDCA cyclus is vooral goed en snel in te voeren in ‘blauwe’ organisaties of organisatieonderdelen waarbij vooral resultaten en prestaties tellen. Hierbij kan een vorm van verticale sturing noodzakelijk zijn die met name gericht is op beheersing (in control komen) van processen en het verbeteren van de meetbare resultaten. Bij deze organisaties moet voorkomen worden dat de cyclus als een rigide regelsysteem wordt opgelegd aan de organisatie. Anders bestaat grote kans dat alle creativiteit en innovatie de organisatie verlaat. Bij deze organisaties is het van essentieel belang dat de PDCA cyclus wordt ingebed in een IMWR cyclus.
De IMWR cyclus bij ontwikkelgerichte organisaties
Ontwikkelgerichte organisaties: In niet-’blauwe’ meer ontwikkelgerichte organisaties of organisatieonderdelen waarbij zachtere waarden, creativiteit en mensgerichtheid de boventoon voeren, kan de PDCA cyclus ook een behoorlijke prestatieverbetering tot gevolg hebben, mits deze niet los wordt gezien van de IMWR cyclus.
De IMWR-cyclus gaat uit van co-creatie, zelfactualisatie, inspiratie, aspiratie en intensieve samenwerking.
Onderzoek: waarom is de PDCA cyclus belangrijk?
De PDCA cyclus blijkt een zeer kritische factor om de bedrijfsprestaties te verhogen volgens een recente studie ‘PDCA kritiek voor betere resultaten’. Dit onderzoek toont aan dat de basis van elke intelligente organisatie bestaat uit het toepassen van de PDCA cyclus in de gehele organisatie.
>>>> Neem contact met mij op voor een vrijblijvende afspraak over de invoering van de plan do check act cyclus.
